基于生命周期的企业信息化风险因子分析
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作者: 曹 毅 谢梦珍
摘要:信息化风险依存于信息化过程而存在,并随着信息化过程的进展而不断呈现出来。文章在分析企业信息化生命周期的基础,详细分析了企业在信息化各阶段的风险因子,帮助企业识别可能出现的各种信息化风险,促进企业信息化建设的成功和战略目标的实现。
关键词:企业信息化;信息化项目;风险;生命周期
一、引言
企业信息化是指企业利用电子技术、计算机技术、通信技术等一系列现代化技术,通过科学的方法利用、配制和优化企业内外部的资源,使企业的运作和管理规范化、系统化和科学化的过程,实现企业资源共享,增进沟通交流的效率,进而改变工作方式、管理方式和组织架构,提升企业的竞争能力。企业信息化是一个渐进的、学习的过程,随着其向企业经营各环节的渗透,企业信息化会逐渐产生战略性的影响,从作为自动化的工具和信息沟通的手段到决策支持,直至使企业运作模式和组织结构发生变化,这可能是一个相当长的过程。本文从企业信息化生命周期出发,分析企业信息化生命周期各个阶段的主要任务,帮助企业识别可能出现的各种信息化风险因素,以促进企业信息化建设的成功和战略目标的实现。
二、企业信息化生命周期
企业信息化作为社会生活中的一个有机体,也具有发生、发展、成熟和消亡的生命周期的特征。在不同的生命周期阶段,企业信息化的内容和重点不同,面临的风险也各不相同,通过使用生命周期方法来划分企业信息化的各个阶段,根据企业信息化在不同的生命周期阶段的形态和特征进行分析和研究,能够更加准确地对风险进行治理。企业信息化主要分为四个生命周期阶段:
第一,项目规划阶段。项目规划阶段是企业信息化中的一个至关重要的阶段,为企业信息化的实施明确了方向和目标。通过企业信息化规划和组织,制定总体战略规划,确定信息技术结构,选择信息技术方案,管理企业信息化投资预算,设立信息化组织架构,合理安排人力资源,制定企业信息化的进度计划,建立有效的沟通机制和质量保证体系。
第二,项目实施阶段。在项目实施阶段,确保企业需求的一致性,按计划获取信息化所需的软硬件资源,通过自行开发或外包的方式获得满足企业需求的应用系统,在用户的积极参与下,进行相关的功能和性能测试,并完成整个系统的安装、调试和授权。
第三,项目应用阶段。在系统应用阶段,信息化被交付使用,通过对用户进行相关的培训,并在用户使用期间为用户提供相应的技术支持,保证系统的正常运作、服务连续性和系统安全。
第四,更新淘汰阶段。随着信息技术、企业业务和竞争环境的不断变化,原先的系统已经不能满足企业的业务发展需要,通过对系统的评估,对系统的软硬件进行升级或使用新的系统替代原有系统,原有系统的消亡也意味着另一个新的系统的开始。
三、企业信息化风险因子分析
风险是在追求利益过程中出现的与利益相背离的价值取向,企业信息化风险是指企业在实行信息化项目过程中,由于外部环境和信息本身的原因,使得企业不能有效地保护自身重要信息或不能充分地获取、利用外部信息或影响了企业内外部信息的传递、交流等,以致造成企业难以确保其所拥有的信息的完整性、安全性、真实性、及时性和有效性,进而对企业的正常经营活动带来危险,甚至可能对企业实现其目标或成功实施其战略的能力产生负面的影响,使企业遭受损失。
(一)项目规划阶段的风险因子分析
1、项目需求分析的风险因子。项目规划阶段所面临的首要问题是项目的需求分析。需求分析是一切工作的开始和依据,项目需求分析的失败将直接导致后续工作的盲目性,最终导致项目失败。一般讲,通过项目的需求分析,要确定对目标系统的综合要求,并提出这些需求实现的条件及需求应达到的标准,也就是解决要求开发的信息系统做什么,做到什么程度。项目需求分析的风险因子,主要存在以下五个方面:功能需求的合理性;性能需求的合理性;安全性、可靠性需求的合理性;可扩展性需求的合理性;成本消耗与开发进度需求的合理性。
2、环境与资源支持度的风险因子。项目的开发建设离不开良好的环境与充足的资源支持,这是项目得以顺利进行的根本保证。项目环境与资源的支持度风险因子,主要存在以下四个方面:技术支持度;资金支持度;人员能力支持度;组织支持度。
3、开发方式与项目代理方选择的风险因子。在项目的需求分析与环境资源支持度考查完成后,企业需要选择相应的开发方式和项目代理方启动相应项目。一旦开发方式与项目代理方确定,在后续的项目实施阶段一般将无法更改。因此,这一选择至关重要。项目开发方式与项目代理方选择的风险因子,主要存在以下两个方面:开发方式的选择;项目代理方的选择。
4、项目合同的风险因子。在开发方式与项目代理方的选择完成后,企业需要与项目代理方签订相应的项目合同。项目合同的风险因子,主要存在以下两个方面:合同类型的选择;合同条款的全面性。
5、项目建设组织的风险因子。在项目合同签订后,项目开发即将全面展开,这时必须建立一个项目组来负责各项工作的实施。信息化项目的开发往往需要企业与项目代理方双方相关人员的共同参与,这些人员在信息化项目的开发中地位和作用是不同的,如何组织好这些人员,使他们发挥最大的工作效率,对成功的完成项目至关重要。项目建设组织的风险因子,主要存在以下两个方面:项目组成员的素质能力;项目组的组织结构。
6、项目相关工作规范化与标准化的风险因子。在需求分析、开发方式、项目组织确定后,在项目规划阶段还存在着一个对项目最终结果有着重大影响的因素――项目相关工作的规范化与标准化。这项工作很重要,一方面是因为计算机只能对规范的数据按照既定的流程进行处理;另一方面规范的工作方式有利于项目成员的沟通及对项目工作的监控,有助于提高项目成果的质量和用户的满意程度。项目相关工作规范化与标准化的风险因子,主要存在以下两个方面:相关工作的规范化水平;相关工作的标准化水平。
(二)项目实施阶段的风险因子分析
1、项目质量控制风险因子。信息化项目的建设就是在一定时间和一定费用下完成一定的“任务”,且这些“任务”必须达到一定的质量要求,因而,信息系统项目管理与控制的一个很重要的方面就是信息系统建设的质量管理。但对于信息化项目的质量进行管理与控制是比较困难的,最重要的原因是信息系统的质量难以定义,即使可定义也难以度量。由于信息系统的核心是其中运行的应用软件,我们可参照软件质量的度量来对信息系统的质量进行界定。项目质量控制的风险因子,主要包含以下三个方面:产品运行的质量情况;产品修改升级的质量情况;产品转移的质量情况。
2、项目进度与成本控制的风险因子。在项目合同签订时,项目的委托方与代理方已就项目的进度与成本进行了约束。因此,对项目进度与成本的控制,作为项目委托方的企业来讲,并不是自身关注重点。但如果由于项目代理方的责任造成了进度的延误与成本的超支,委托方同样会蒙受损失,预定的项目将无法在原计划时间投入应用。因此,项目委托方对项目的进度与成本也需要进行全程的跟踪与了解。项目进度与成本控制的风险因子,主要包括两个方面:项目进度控制;项目成本控制。
3、项目人员管理的风险因子。在项目实施阶段,项目实施的相关人员主要是项目代理方人员。这部分人员不是由应用企业直接管理控制的。但项目代理方在项目人员管理上的失败会严重影响项目的质量、进度与成本。因此,对项目人员管理的风险也应纳入到企业考查的范围内。对项目组织内的人员来讲,他们在信息化项目中既是成本,又是资本。项目人员管理的风险因子,主要包括两个方面:人力资源成本均衡性;人力资源资本产出性。
4、项目文档管理的风险因子。项目管理文档是对项目计划、费用和问题进行监督的管理手段和项目建设过程进行记录的工具,它能使各级管理部门对项目的进展保持预见性,以便能及时发现和处理系统开发及维护过程中的问题。按照文档不同的服务目的,信息化项目的文档可分为三类:用户文档、开发文档与管理文档。项目文档管理的风险因子,主要包括以下三个方面:针对性;精确性与同一性;完整性。
(三)项目应用阶段的风险因子分析
1、需求膨胀的风险因子。信息化项目的应用阶段当需求新增或者需求发生变更时,很可能带来新的工作任务和活动,工作规模随之变大;同样,需求膨胀也会导致对原有需求的设计返工。无论是产品规模变大,还是设计返工增加,都将对项目的进度造成影响。项目需求膨胀的风险因子,主要包括以下两方面:系统的可扩展性;企业内外部环境变更。
2、项目组成员流失风险因子。项目组成员流失或者投入不稳定,使得项目组缺乏有经验的人员,并在可能的情况下增加新人到项目组,将导致缺陷引入增加,缺陷也不能尽早发现,项目组的士气也有一定程度的下降,所有这些将会导致生产率的下降,最终引发进度延迟问题。增加新人到项目组,由于存在接手时间,并增加了项目组沟通的工作量,进度也会有延迟。项目组成员流失的风险因子,主要包括以下两方面:系统开发人员的变更;系统操作人员的变更。
3、对项目平台/环境/方法不熟悉风险因子。对项目平台/环境/方法不熟悉,将导致更多的正式培训或者边干边学,也会导致更多的项目沟通时间,错误引入也会因为对平台/环境/方法的不熟悉而增加,所有这些将会降低项目组的生产率,从而使得进度延迟。对项目平台/环境/方法不熟悉的风险因子,主要包括以下三个方面:员工培训;项目沟通工作量;错误引入。
4、工作量估计不准确风险因子。工作量估计不准确,往往是指工作量估计偏少,这是由于人们在进行软件项目估计时,倾向于忽视某些“可能需要做”的工作,而不是把“可能不需要做”的工作也计算在内。当然也有项目组工作量估计偏多,偏多的结果之一就是项目组人力资源得不到充分发挥。当工作量估计偏少时,项目人力资源投入可能不足,或者项目计划完成时间点提前,这两点最终会导致项目组成员感受到过度的进度压力,从而导致项目延迟更多。工作量估计不准确的风险因子,主要包括两个方面:历史数据的缺乏;估计方法的有效性。
(四)更新淘汰阶段的风险因子分析
在信息化项目更新淘汰阶段的重要风险因子是项目监控与评估的风险因子。监控评估作为一个独立的企业过程,用以帮助企业监控、评估特定的信息过程风险,通过定义相关目标指标和绩效指标,对企业过程进行评估,及时地对信息化中可能存在的风险进行预警,并提供准确、及时、客观的风险报告,对背离企业目标的变化采取迅速行动进行纠正,为企业提供相关改进建议,帮助企业有效控制风险。项目监控与评估的风险因子,主要包括以下两方面:监控评估的合法性;监控评估的独立性。
四、结束语
企业信息化建设是一个渐进的、动态的增效过程,风险与收益始终伴随着企业。只有充分学习和加强认识,了解其中隐含的风险,有的放矢地对企业的职能组织结构、业务流程中存在的问题进行有效改良,并借助信息技术的平台,通过完备健全的管理制度和优良的人力资源的协调,发挥系统的整体效益,才能促进企业信息化的目标实现。
参考文献:
1、苏楠.知识经济时代的中小企业信息化[J].技术经济,2003(11).
2、肖荣.企业信息化风险治理研究[D].同济大学,2005.
3、冷晓彦,马哲明.企业信息化项目的风险因素分析[J].经济纵横,2005(10).
*本文属湖南省教育厅科学研究项目(08C234);湖南省软科学研究计划项目(04ZH6005);湖南省教育厅科学研究项目(07C033);湖南省普通高校教学改革研究项目(2008239)。
(作者单位:湖南工学院)
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