浅谈ERP在电力企业财务管理中的运用
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作者: 韩增新
摘要:企业资源计划(ERP)系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想为企业决策层提供决策运行手段的管理平台。文章阐述了ERP与企业财务管理之间的联系与区别,分析了电力企业ERP在财务管理方面的应用,并提出了电力企业ERP的实施对财务管理的要求。
关键词:ERP;财务;管理
一、ERP与我国财务管理信息化
ERP是指整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理。ERP财务模块是一个以计算机软件及网络技术为基础的集成化会计信息系统。以ERP财务模块为代表的现代信息系统能够有效的降低企业的组织成本、提高组织收益、扩大企业的经济规模。它集信息技术与先进的管理思想于一身,核心目标是实现对整个供应链的有效管理,满足企业合理调配资源、最大化地创造社会财富的要求,成为企业在信息时代生存、发展的有力保障,同时也为财务管理提供了基础的信息。
ERP整合企业内部资源的企业经营管理系统,使企业业务数据统一化、全部在线处理。在我国,财务信息化已经形成了政府大力支持、企业积极参与、厂商竞争有序的一个民族软件支柱产业。20世纪80年代初期,我国第一个商品化软件“先锋”问世,标志着我国财务信息化工作走向成熟,随后“用友”、“金碟”等财务软件相继推出,使我国财务软件呈现百花齐放的态势。不断旺盛的用户需求以及财务软件厂商的推动和政府部门的倡导,使我国财务信息化工作越来越朝纵深方向发展。
二、财务软件与ERP的区别
(一)从范围上看
财务软件是ERP的一部分。ERP软件一般按照模块可以分成:财务管理、销售管理、后勤管理(采购管理、售后服务管理和库存管理)、生产管理和人力资源管理等。因此ERP涵盖的范围永远比财务软件来的广,它对企业的整个资源进行有效的整合,使企业的资源能够最大化的得以利用。财务管理是ERP中的一个组成部分,可以单独使用或与其他模块紧密集成使用。随着国家财务制度与国际接轨,越来越多的ERP厂商都对财务部分进行了符合中国财务制度的修改。因此在企业选择信息化建设时如果因为资金或想分阶段进行时,建议可以直接选择成熟ERP软件中财务管理部分或进销存部分。这样可以为后续的信息化建设节省资金和时间。
(二)从工作的机理上看
财务软件因为只是单纯的针对公司业务进行财务核算和管理,因此财务核算前提是:对各项业务单据编制凭证再手工输入系统,系统再进行汇总和分析。财务人员大部分的时间仍然要面对繁琐的财务凭证录入工作而无法将时间用在财务管理上。而ERP中企业的业务是以流程为导向,当业务类型发生时,系统自动产生会计凭证,更新到分类账和总账。财务人员的工作内容就是对这些凭证进行审核或由系统自动审核,这样就大量的减轻财务人员的工作量,将时间集中在财务管理的工作内容中,为公司提供更多的决策依据。
(三)从功能上看
目前国内财务软件通过三个发展阶段应该说已经非常成熟,从表面上已经能够满足企业的财务核算要求。但是我们从深层次和管理角度上来看,管理人员或决策高层希望拿到的财务报表不是简单数据的累加,而是希望通过这些报表来对各项业务进行分析,如通过财务提供的销售收入和销售毛利希望能从多角度(如客户类型,不同产品线,产品销售流向,各销售部门,业务员业绩等)来分析销售情况,而这时如果单纯从财务来看就无法满足要求。而同时对财务人员来说,当发现报表数据错误时,很难去跟踪来源,因此消耗了大量时间。而ERP软件由于其工作原理是以业务流程为导向,因此各种发生的财务数据能够与各项业务行为紧密联系在一起,从财务角度或从业务角度都能够快速进行相互跟踪。
由此可以看出,财务软件不等于ERP,只能说是ERP的一部分。企业要想进行信息化建设,必须充分了解财务软件和ERP的区别,明确自身信息化目标,合理选择适合企业状况和需求的ERP软件。
三、财务管理模块是ERP的核心
财务管理是企业经营中的一个重要核心职能。对于ERP来说,财务管理是其核心主要是基于以下几点认识:
(一)会计信息系统能够提供充裕的管理信息
ERP环境中任何一个业务模块所占有的企业的业务数据量都不能像财务模块那样丰富,通过价值形态全面综合地反映了企业的概貌,并严密地、系统地记录企业的经营状况。企业经营过程中几乎所有部门、所有交易过程都与会计部门有联系,会计部门负责记录、核算并报告企业的经营业绩及财务状况。表现在ERP系统中,就是各个模块都要自动生成或手工输入转账凭证至财务系统的总账模块中。
(二)会计信息系统的事前预算功能
一个企业进行采购或生产决策,必须事前进行规划,以确保企业做出的决策符合市场要求,符合自身能力的约束。会计信息系统能够从过去的财务数据和目前的市场数据等资料中,提供企业高层管理者制订正确决策所需的关键性信息。在本质上,会计信息系统是为企业决策服务的,只有具有事前预算功能,才能辅助企业管理层制订决策。
(三)会计信息系统的事中控制功能
会计核算只是会计信系统的基本功能,但是管理型会计信息系统的本质不是为了记录己经发生的事项,而是为了有助于控制企业的经营运作。随着信息技术、通讯技术的发展,会计信息系统随时反映和监控企业资金流、物流状况已经成为可能。借助于高性能的计算机和网络技术,会计信息系统己经突破了原有的局限,真正成为企业决策、事中控制的工具。
(四)从应用的难度和实践来看
我国自20世纪80年代初开始实施MRPII到现在实施ERP系统的企业不下近千家,财务模块是所有企业最重视,也是实施最成功的模块。企业管理层由操作层、管理层和决策层三个层次构成,而会计信息系统就处于下接操作层、上承决策层的桥梁位置,会计信息系统功能的强弱及与其他模块之间数据的一致性、及时性和统一性直接反映了ERP系统性能的优劣。
四、ERP在电力企业会计与财务管理中的应用
(一)宏观层面
电力企业会计财务的作业方式,长期以来主要体现在事后收集和反映会计数据上,在管理控制和决策支持方面的功能相对较弱,不论是时效性上,还是针对性上,都难以展现它的作用。当企业发生危机时,它又总是首先反映在财务危机上,不是缺少现金,就是缺乏持续经营所需的资本。但在业务流程的临近和与其他系统的集成上,则受到技术与功能不足的限制。因此ERP在会计和财务管理中的应用,不仅相当程度上避免了上述缺陷,而且依托这一平台,可以进行更广泛的,包括客户、供应商、分销商、和代理网络、各地制造工厂的各种资源、各种信息集成,从而成为电力企业科学决策提供更好的服务。
(二)微观层面
1、ERP系统在会计中的应用。会计核算主要是记录、核算、反映和分析资金在企业经济活动中的变动过程及其结果。它由总账、应收账、应付账、现金、固定资产、多币制等部分构成。因此,从物理层面看,ERP的会计核算模块,涉及总账模块、应收账模块、应付账模块、现金管理模块、固定资产核算模块、多币制模块和工资核算模块,等等。以现金管理模块为例,它主要是对现金流入流出的控制以及零用现金及银行存款的核算。它包括对硬币、纸币、支票、汇票和银行存款的管理。在ERP软件中,一般都具有票据维护、票据打印、付款维护、银行清单打印、付款查询、银行查询和支票查询等和现金有关的功能。此外,它还和应收账、应付账、总账等模块集成,自动产生凭证,过入总账。
2、ERP系统在电力企业财务管理中的应用。财务管理的功能主要是基于会计核算的数据,再加以分析,从而进行相应的预测,管理和控制活动。它侧重于财务计划、控制、分析和预测,强调事前计划、事中控制和事后反馈。然而,ERP系统中的财务管理模块已经完成了从事后财会信息的反映,到财务管理信息处理,再到多层次、一体化的财务管理支持。这种转变体现在,它吸收并内嵌了先进企业的财务管理实践,改善了企业会计核算和财务管理的业务流程。它在支持企业的全球化经营上,为分布在世界各地的分支机构提供一个统一的会计核算和财务管理平台,同时也能支持各国当地的财务法规和报表要求。如:提供多币种会计处理能力,支持各币种间的转换;支持多国会计实体的财务报表合并等;支持基于Web的财务信息处理。为支持企业发展电子商务和基于Internet的应用系统(如销售订单处理等),部分财务信息还可以通过Web方式收集和发布。总之,这一切,倘若在非ERP的环境下,既使靠“人海战术”来完成,其效益也是有限的。
3、ERP系统在电力企业成本管理中的应用。现代成本管理需要一个能协调地计划、监控和管理企业各种成本发生的全面集成化系统,从而协助企业的各项业务活动都面向市场来进行运作。在典型的ERR系统中,所有的成本管理应用程序都共享同样的数据源并且使用一个标准化的报告系统,用户界面的同一结构使这个系统具有容易操作的特点,成本与收入的监控可贯穿所有职能部门。差异或有问题的项目一旦出现就能被分离出来,并可采取措施去纠正。具体说来,典型的或高层次的ERP成本管理涉及以下几个方面:成本中心会计、定单和项目会计、获利能力分析等系统。以定单和项目会计为例,它是一个全面网络化的管理会计系统,带有定单成本结算的详细操作规程。该系统收集成本,并用计划与实际结果之间的对比来协助对定单与项目的监控。系统提供了备选的成本核算及成本分析方案,从而有助于优化一个企业对其业务活动的计划与执行。
五、结论
目前,以ERP为代表的管理信息系统理论和实践仍然以飞快的速度发展着,新产品和新概念层出不穷。我国无论是在ERP的理论还是实践方面都处于跟随状态,长期以来,我国的电力企业只是为了信息化而信息化,却忽视了信息化的根本目标――通过信息化来影响乃至改变企业的结构和状态。
ERP财务模块是一个以计算机软件及网络技术为基础的集成化会计信息系统,但是对于信息系统来说,技术是第二位的,业务才是第一位的。以ERP财务模块为代表的现代信息系统能够有效的降低电力企业的组织成本、提高电力企业组织收益。中国企业在管理思想和管理手段上面临着巨大变革,财务信息系统作为企业财务管理思想和管理手段的承载体,也将随着企业管理的变革而变革。ERP财务管理模块的实施就是这一变革的重要体现。财务管理是ERP的核心,属于从属地位,但是另一方面,财务管理也对ERP的实施提出了新的要求,为了更好的实施ERP财务管理系统,必须坚持实时、透明、实用的原则,从加强电力企业财务人员的培训入手,并理顺电力企业财务管理的流程,通过这些对策充分发挥电力企业ERP系统的作用。
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(作者单位:贵州中水能源发展有限公司遵义分公司)
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