预算表格设计经验浅谈

来源:用户上传      作者: 李薇薇

　　【摘要】 企业预算是在科学的生产经营预测与决策的基础上反映企业未来一定时期内的生产经营及财务成果的一系列计划。预算管理则是利用预算这一主线，对企业内部未来的生产经营活动进行规划、控制、反映和考评等一系列活动。企业的预算通常包括生产经营预算、固定资产预算、投资预算等等，本文介绍使用EXCEL设计经营预算表格的方法及相关经验。
　　【关键词】预算 表格设计 EXCEL
　　
　　 一、预算项目明细与会计核算科目明细相一致
　　
　　 在编制预算时首先要确定预算包含的明细项目，可以参照收入及成本费用的明细科目来设置。这样做的好处一是简单、方便，不需要再另外设计项目；二是方便做预算与实际的对比分析。由于会计核算的明细科目与预算的明细项目一一对应，只要在财务软件中调出科目发生额/余额表并在EXCEL表格中将二者的数据直接并列在一起，即可方便地计算出其差异。
　　 由于编制预算是按会计核算的明细科目来设置预算项目的，所以收入成本费用明细科目的设置恰当与否对预算的编制和后期的分析影响很大。因此，对各项收入及成本费用的核算应尽可能地作详细核算。表格设计基本上是按每一项收入/成本/费用设置一个明细科目，尤其是经常发生的费用项目及金额较大、较为重要的成本费用项目。这样做虽然有些烦琐，但在进行费用控制和分析时却很方便――只要在财务系统中调出科目余额表即可知道每一项费用的发生金额、比较出实际发生额与预算金额的差异。如果是将多项同类费用放在一个科目内核算，需要查询某项费用的发生额或了解该类费用与预算差异的具体原因，则必须查询明细账、进行手工汇总才能得出结论。
　　举例如下：如果某企业有行政用小汽车三台，使用简单的科目设置涉及的相应汽车费用，通常会设置成“管理费用―汽车费用”。但本文建议将科目设置成“管理费用―汽车费用”，下含“停车费―路桥费―油费―维修费―保险费―税费―其他”。
　　
　　 有了明细核算后，如果汽车费用实际发生数与预算数产生差异，则很容易看出造成差异的具体原因，而不需要再查看明细账。另外，由于预算的编制往往需要参考前期实际发生数，详细的明细核算可以为预算的编制提供明确的参考。详细的明细核算有利于预算编制者掌握实际情况，保证预算的准确性，同时也便于企业费用的控制，减少财务人员查账的工作量。
　　在科目明细设置的同时应考虑部门核算。由于每个部门都会分别影响、控制企业的某些成本或费用的发生，为了区分各自的费用控制责任、考察费用控制的结果，应视企业的具体情况对成本费用明细科目进行分部门核算并分部门编制预算。
　　
　　 二、预算表格的设计和相关准备工作
　　
　　经营预算应包括部门预算明细表及汇总表。首先将所有的收入及成本费用按明细项目分类列入同一张表格内，按月分别列示，最后计算出每月及年度利润总额及净利润，再由明细表生成一张较为简单的类似于利润表的简要汇总表。以一家物流公司为例（见表1）。
　　
　　 在编制好明细表后，将明细表中的明细项目去掉，取合计数，就可以制成汇总表（见表2）。
　　
　　将上述两张表放在同一个EXCEL工作簿中，在两张表之间建立链接，即汇总表中的数值直接等于明细表中的合计数。同一行中第一个数值建立公式链接，其他列采用“复制”及“粘贴”功能即可。注意在表中预先设好合计栏的公式。
　　对营业毛利、利润总额、净利润也使用公式来计算其数值，即：
　　 营业毛利=收入-营业成本-营业税金及附加税
　　 利润总额=营业毛利-营销费用-管理费用-财务费用
　　 净利润=利润总额-企业所得税
　　这样，只要在明细表中输入各明细项目数据，EXCEL就可自动计算出年度预算净利润。如需修改某项数据，报表可自动产生修改后的结果，不需要再手工加总。在所有的公式设置完成后，还应进行测试，尝试输入一些简单的数据，看结果是否正确，以确保预算结果的准确。
　　 在企业没有专门的预算编制软件系统的情况下，采用这样的办法简单明了，既便于编制又方便浏览，符合我们日常的报表格式和阅读习惯。同时也减少了预算编制过程中的工作量，提高了工作效率。
　　
　　 三、其他辅助预算表格的设计
　　
　　 在设计经营预算明细表及汇总表的同时，还可以编制一些其他辅助预算表，将其与经营预算表放在同一个EXCEL汇总工作簿中，同时建立表间的链接公式。
　　 1、业务量预算表
　　该表也采用经营预算表的形式，可根据公司的具体情况分别包含收入项目、成本项目，按月列示每月预计实现的业务量、成本数量和预计的收入单价、成本单价，设计计算公式链接到经营预算表中。这样，只要确定了业务量的数额就可以自动生成收入额及成本额。
　　 2、新增固定资产预算表
　　 公司可以通过编制一个简单的固定资产预算表来显示公司下一年度新增固定资产的情况，该表格包括固定资产类别、名称、资产价值及备注等栏目。该表可与经营预算明细表一起发给各部门填制，再进行汇总。这个表格可以简单清晰地反映出公司新增固定资产的项目及所需要的资金，还可以链接到现金流量预算表及折旧预算表。
　　 3、累计折旧费用预算表
　　
　　 为了方便预计累计折旧费用，还可以编制累计折旧费用预算表。表格包括预计期初固定资产原值、本期新增固定资产价值、折旧率、折旧期限、应计提折旧额等栏目。在表间各栏及经营预算表间建立计算公式，就可以得出折旧费用的预算金额。如果固定资产预算更改，则折旧费用预算就会自动更新，不需要再进行人工重算。
　　预算编制往往需要反复修改，并且牵一发而动全身，一项指标改动往往会导致多项指标变动，工作量很大，发生差错的几率很高。通过预先设计多种辅助表格并在表间建立公式链接，可以提高工作效率，降低差错发生几率。
　　
　　 四、预算的汇总合并及日常管理
　　
　　经营预算明细表中包括了企业的所有收入及成本费用项目，在分部门编制预算的情况下，可以让各部门统一使用该表格，同时应制订预算编制说明。财务部门应向其他各部门及管理层提供各明细项目的上期预算及实际发生的相关数据，作为本期预算编制的参考，以协助各部门和管理层完成预算的编制及审核工作。
　　预算组织者的一项重要工作就是汇总各部门编制的预算。在没有专门的预算软件系统的情况下，利用EXCEL也可以迅速完成汇总。按年度建立一个新EXCEL工作簿，在一个工作簿中建立多个工作表，包括汇总表、明细汇总表、各部门表。可以将前文中已做好的预算明细表及汇总表模板另存为一个新的工作簿，将预算明细表复制几份，每一张表代表一个部门。再建一张表作为明细汇总表，分别设置好名称及表头。在明细汇总表与部门明细表之间建立公式链接，即明细汇总表=A部门明细表+B部门明细表+……。由于所有表格的格式完全一样，在做好一个单元格的链接公式后，其他单元格直接使用“复制”及“粘贴”功能，就可以非常方便快捷地完成明细汇总工作，之后由EXCEL自动计算出预算的结果。当然还要做一下测试，保证结果的准确性。由于在汇总表与明细汇总表之间已建立好公式链接，也可以在汇总表中看到收入、成本、费用、利润总额、净利润等数值。
　　上述预算表格一经确定，可以在以后年度多次使用。如果企业的经营业务没有较大的变化，可以在上年预算的基础上直接修改数据，已设计好的计算公式可继续使用，从而大大减少预算编制的时间。
　　对预算进行初步的审核与汇总后，公司总体预算就非常明确了。对于预算制订结果不理想的部门应要求其改进，直至达到初步的目标；同时向公司管理层提供本次预算与本年实际及预算的比较分析，明确差异的金额及造成差异的原因；同公司管理层一起分别与各部门研讨，听取各部门对预算明细项目的解释说明，并提出修改意见。在预算结果经公司管理层确定后，报送预算。
　　在条件许可的情况下，可将预算结果输入财务软件系统，建立预算账套。每月针对预算与实际完成情况对比明细表，向公司管理层提供每一项预算明细项目的当月完成情况及本年累计的完成情况；向各部门提供部门预算的完成情况，以配合公司管理层严格按预算控制固定资产增加及费用的支出情况。
　　
　　（责任编辑：周瑞华）

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