浅谈高职院校档案管理
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作者: 胡 政
【摘要】随着知识经济和信息时代的到来，高职院校的档案管理工作也必须创新和改革，并实现标准化、信息化，才能跟上时代发展的步伐，更好为建设示范性高职院校打好基础。
【关键词】高职 档案管理 信息化
档案管理工作是建设示范性高职院校的一项基础性工作，是高校管理不可缺少的重要环节，也是衡量高校管理水平高低的重要标志之一。应该认真总结以往档案管理工作中的得失，改进工作方法，更科学、更合理地利用档案，推进档案管理工作的现代化建设，以实现档案的自身和社会价值。
一、档案管理中存在的问题
近几年来，台州职业技术学院档案管理工作开始逐步进入规范化管理的轨道。但从整体情况看，存在一些共性问题，如部分领导档案意识不强，档案工作的重视程度不够，档案管理制度不健全。其中，档案工作本身还存在着以下几方面问题。
1、档案管理格局混乱。管理机构不健全，管理职能不明确。档案管理一般由设在学校行政办公室的综合档案室负责。由于历史的原因，综合档案室一般只管理文书档案、音像档案和部分实物档案等，而科研档案、财会档案、人事档案、设备档案等分属各个业务部门、系（部）管理，在一个单位内形成了诸多部门管理档案的格局，不利于高校及档案事业的发展。
2、档案管理队伍整体素质低。有些人对档案事业的重要性缺乏认识，认为档案工作是一项附带工作，好坏无关学校大局，更谈不上档案信息化建设。从目前多数高校来看，尚未形成素质优良、结构合理、科学高效的档案管理队伍。一方面，专职档案工作人员的学历结构、知识结构、年龄结构、职称结构都不尽合理。另一方面，学校各部门的兼职档案员接受过档案管理专业的专门培训较少，缺乏档案管理及档案信息化建设的基本理论、基本知识、基本技能，而对档案管理人员继续教育的措施乏力，又直接制约着档案信息化建设进程。
3、数字化建设落后。由于不少学校的重点在建设与教学、科研紧密相关的项目，无资金投人档案管理的基础设施建设，因而很多学校的档案设施设备相当落后和简陋。形成没有计算机的档案室，档案数字化管理是一片空白；有计算机的档案室，档案数字化管理水平也较低。随着科学技术的进步，计算机及网络技术在高校管理中广泛运用，高校管理手段不断进步。但是，运用计算机及网络技术管理档案的较少，基本还停留在手工收集、检索和纸质载体、实物存储阶段，信息量小，不利于档案的收集、利用和开发。
二、档案管理工作的措施
1、档案结构创新。高校档案建设要从高校职能变化形成新档案的趋势和对档案工作的新要求出发，针对高校教学、管理、科研和服务工作的一般特点和本校特色，从发展的角度，收集本校资料，努力做到全而不烂、精而不缺；同时积极收集必要的校外信息资料，形成高等教育及其科研情报，一方面与本校档案进行比较研究，促进本校档案研发水平；另一方面为本校教学、科研、管理和服务工作提供广泛的技术情报，避免工作中的弯路，促进本校各项工作水平的全面提高。
2、提高档案信息化水平。随着时代的发展，电子文件不断增加，档案信息的需求也越来越高，对档案开发的要求也越来越高。传统的档案管理方式存在着信息流通不畅、纸张堆叠、查询烦琐、文件归档工作量大等突出问题，形成了档案信息处理的广度和深度与学校教育管理决策的需求差距较大的现象，其信息处理的时间性、灵活性和准确性无法满足具体工作的需要，信息共享程度低，已经不能适应学校发展的要求，因此，档案部门对利用率高的档案信息实行数字化处理同样势在必行。数字化档案实现后，利用计算机技术进行检索，其速度和准确性都会大大提高，通过网络终端，用户可以立刻直接查询到所需的保存在计算机中的数字化的文件内容，不必像过去那样从一卷卷的文件中翻找。同时，档案部门还可以利用网络，在局域网上公布非保密信息，如规章制度、科技成果等等，有效增加档案资源的利用率，达到主动服务的目的。
3、提高管理人员素养和服务理念。重视人才培养，提高人员素质。知识经济的挑战和网络信息时代的冲击，以及出现的许多新型载体的档案和全新的管理手段方式，给档案人员提出了更高的要求。为此，档案人员首先要适应新形势，敢于向传统观念挑战，善于提出新办法、新思路，解决新问题，勇于打破传统的条条框框和管理模式，在档案业务上有所创新，有所突破。其次，档案人员不仅要熟悉档案业务工作的各个环节、步骤，而且还应掌握各门类档案、各种载体档案的管理方法，做一名一专多能的档案工作人才，自如应对高校改革对档案工作提出的新要求，为育人、科研和服务工作提供具有针对性的档案服务。
总之，高校档案工作是一项基础性、服务性管理工作，也是高等教育工作重要的环节，特别是在社会信息化、经济全球化、政治多极化的今天，高校档案工作越来越显示出其重要的作用与地位。作为档案的工作者必须迎接挑战，适应档案信息化的新型管理的需要，努力学习新技术，积极探索档案数字化建设的方式，推进档案信息化、标准化、自动化、网络化管理，为学校发展做出应有的贡献。
【参考文献】
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[2] 吴宝康：档案学理论与历史初探[M].成都：四川科技出版社，1986.
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[4] 李华：创新高校档案工作的几点思考[J].档案与建设，2006（7）.
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