中小企业实施ERP系统的风险与对策研究
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作者: 刘 艳 刘志飞 王建猛 陈冬杰
[摘要]中小企业在实施ERP系统的过程中,由于认识不正确或认识不足,面临着巨大的实施风险。针对中小企业在实施ERP系统过程中常见的一些风险,并通过归纳总结,对预防避免常见性错误提出了相应的对策,希望能对中小企业ERP系统的成功运用有所帮助。
[关键词]中小企业 ERP系统 风险 对策
ERP系统是英文Enterprise Resource Planning(企业资源计划)的简写,它是由美国著名计算机技术咨询集团企业加特纳(Gartner Group)于1990年提出的概念,它是基于计算机技术和管理科学的最新发展,从理论和实践两个方面,以管理会计为核心,同时识别和规划企业资源,将企业内部所有资源整合在一起,对采购、生产、成本、库存、分销、运输、财务、人力资源进行规划,从而达到最佳资源组合,取得最佳效益,实现企业(以制造业为代表)整体经营管理的解决方案。
一、实施ERP系统的风险分析
1.目标过高。在制定ERP系统项目的目标时,中小企业制定的目标过高,无形中夸大了ERP系统的功能。中小企业的ERP系统实施范围过大,脱离企业的实际业务情况和现有资源,对企业内部的现有资源缺乏客观的评价,没有做到实事求是,未认清ERP系统与企业目标的真正结合处,盲目上马,在实施后难免产生一种失落感,影响到ERP系统的后期实施工作。
2.设计与业务脱节。整个选型过程由IT技术部门负责,以计算机技术人员为主导,业务部门不参与选型。在实际环境中,各个部门的业务都很繁杂,ERP系统的应用本身就是与各个部门密切相关的工作,别人不了解你的业务,也无法替你发表意见,只有亲自参加选型过程,才能充分理解所要选择的ERP系统,使本部门的业务需求得到满足。
3.过于相信承诺。决不能把承诺作为系统建设的一部分,也就是说不能把系统建立在任何承诺之上,谨慎的做法,就是把承诺当作不存在来进行系统的选型和实施,只有真正的成功实施,才是不变的真理。
4.过于追求新技术。ERP系统是基于软件技术的商品,但它的目标是进行业务管理,不是为了实现某项技术,中小企业并未真正领会到这一点。ERP系统不只是一个软件系统,而是一个集组织模型、业务流程、企业规范、信息技术及实施方法为一体的综合管理应用体系。过于追求新技术,只会造成南辕北辙,得不偿失。
实施ERP系统还要因地制宜,因企业而别,具体问题具体分析。首先,要根据企业的具体需求上相应的系统,而不是笼统地都上小型机,或者不顾企业的规模上 Windows NT,这样长期运作,对企业危害性极大。其次,这种投入不是一劳永逸的,由于技术的发展很快,随着工作的深入,企业会越来越感到资源的紧缺,因此,每年应有相应的投入,才能保证系统健康地运转。
二、风险防范对策研究
1.管理班子要取得共识
练好内功,做好管理的基础工作,是ERP系统实施的基础。正如三露案失败的教训总结,与其说ERP系统是一个技术项目,不如说ERP系统更是一次管理变革,只有自身具备了管理变革的适应性,才能在变革面前伸缩自如,进而才能将ERP系统作为工具为自所用。
管理班子重视,思想正确,思路清晰是ERP系统成功实施的保障。ERP系统实施被称为“一把手工程”,这说明了企业的决策者在ERP系统实施过程中的特殊作用。ERP系统是一个管理系统,牵动全局,没有第一把手的参与和授权,很难调动全局。
2.对ERP系统正确的认知
ERP系统是企业的支柱――无论是企业内部还是外部――从内部财务信息和业务表现数据的有效整合,到未来的延伸型企业和协同商务平台,这些是企业长远发展的根基。企业不但需要了解ERP系统是做什么的,还要了解ERP系统实施会给企业带来什么,怎样才会真正起到ERP系统的作用,怎样ERP系统才会真正的成功。要做好高级管理人员的观念转变,重点是一把手的观念转变。把ERP系统的实施真正做成一把手工程,采用自上而下、潜移默化的方式,首先高层、中层领导先转变观念,在实施中向基层管理人员和业务人员灌输ERP系统的理念,使企业可能接触和使用ERP系统的员工对ERP系统的理念、整体流程有相当的认识,奠定坚实的思想基础。
3.合适的制度保证
要有保证ERP系统实施成功的制度机制。加强管理,调适各阶层利益,设计好的绩效考核机制,调动员工积极性。人员内部利益分配不公平,是企业中常见的问题,所以就要在利益点上有一个平衡,加强绩效的考核,用制度来管人而,不是“人管人”,消除员工内部的不公平感,提高员工工作的积极性。不论是ERP系统也好,还是其他的一些项目也好,才会更高效和有力度的实施,才能得到广大员工的理解与支持。
4.适合本企业的产品
在做好需求分析和可行性分析的基础上,选择适合本企业的ERP系统产品。要从企业自身出发,充分考虑企业内部的生产线和技术、经济和社会因素对系统实施可行性分析,避免骑虎难下。选择适合企业的ERP系统是该系统能够在企业成功运用的前提。企业要从自身出发,在充分调研、学习的基础上,引进高起点的ERP系统,并认真做好招标工作,在产品选型上一定做到恰到好处。
5.做好系统维护与升级
ERP系统的实施完成后,企业要保留团队的主要技术和业务人员,做好实施后系统的维护和顺利升级的工作,为进一步提高企业生产力做坚实的后盾。ERP系统实施完成并不是终点,而是另一个新起点。一般来说, ERP系统期望的应用生命周期在10~20年左右,在未来的岁月里,企业还要仰仗ERP系统实施小组的工程师和业务人员改进系统,处理应用中的瓶颈问题,以适应社会的新的变化和进步。企业在提高管理水平上的探索应是永无止境的。
三、结论
目前甚至更长一段时期内,一些中小企业在实施ERP系统的进程中遇到了一些问题,碰到了暂时的阻力,但是有理由相信,在中小企业ERP系统实施不断深化的情况下,在认清问题本质的前提下,在不断总结成功与失败经验的情况下,我国众多中小企业会迎来ERP系统实施的黄金时代,普遍提升企业核心竞争力,迅速发展壮大自我,繁荣中国经济。
参考文献:
[1]余燕琼,王惠芬,葛星. ERP系统应用效益的动态评估.工业技术经济, 2005,(01).
[2]闵庆飞.中国企业ERP系统实施关键成功因素的实证研究.大连理工大学, 2005.
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