新形势下如何做好办公室工作
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作者: 何 辉
[摘要]办公室工作是整个管理层次的核心,在日常管理中起着举足轻重的作用,办公室人员在现代管理中起着参与政务、管理事务的作用。办事人员必须具备强烈的责任感和使命感,良好的思想文化和职业道德素养,这样才能真正提高办事工作的质量和水平。如何更好地当好助手、搞好协调、做好服务,已经成为摆在办公室人员面前迫切需要解决的问题。
[关键词]意识 素质 责任 办公室工作
办公室是反映单位综合形象的一个重要窗口,既担负着执行、调研、智囊等宏观管理职能,又担负着文件起草、督办协调、业务接待、通讯收发等微观服务任务,新的形势对办公室强化政务、搞好事务、规范服务等方面提出了更高的要求。结合工作实际,本文就如何做好新时期的办公室工作进行一些思考。
一、认清形势,增强紧迫感
做好办公室工作,必须认清形势,把握大局,立足大局,服务大局,要增强责任感、紧迫感、使命感,提高工作的自觉性,主动性。为此,办公室工作人员就要解放思想、转变观念、敢于创新,对日常工作不要循规蹈矩,要敢于打破旧框框,面对新问题、新情况,勇于思考和探索。要思考如何加快办公自动化建设,提高机关工作效率如何发挥好职能作用,更好地为领导当好参谋,参与政务如何摸索内在规律管理好行政事务,服务好领导、机关和基层如何加强自身建设,提高综合素养和工作水平,提高服务质量和服务水平如何在日常工作中做到急事急办,特事特办,提高办事效率,运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效。这些都是需要我们学习思考,不断探索研究的内容。
二、强化意识,充分认识办公室工作的重要地位
办公室是一个单位的“窗口”,地位和作用非常重要。作为办公室人员,必须充分认识办公室的地位和作用,适应新的形势和任务的需要,努力提高服务政府工作的综合素质。一方面,从办公室的地位看,办公室是综合性办事部门,是保持一个单位正常运转的“桥梁”和“纽带”,大量地、经常性地联系上下的工作是通过办公室及其工作人员来进行的行政管理岗位往往被设在办公室的“窗口”位置上,它担负着日常的办公室事务工作,尽管大多是琐碎的事务、重复的服务,然而人们往往从这个“窗口”来看待和评价单位的工作。比如,习以为常的电话接转,看似很简单,但它却是代表着联系内外、左右的单位第一形象,它有上级指示、有各种问讯有情况反映等等,只有做到了既了解单位的整体基本情况,又注意讲话的态度、艺术,才能使来电者满意、信服。因此它不仅代表和影响办公室的工作,而且直接影响到单位的形象和威信。
三、与时俱进,高效优质的创新工作
新形势下做好办公室工作,首先要坚持与时俱进,对日常工作不要循规蹈矩,要敢于打破旧条条框框,面对新问题、新情况,要勇于探索创新,不断学习和创造新方法、新思路和新举措,要具备适应时代潮流的能力。适应时代潮流,做好办公室工作要有清晰思路,抓住重点工作,分清轻重缓急,做到急事急办,特事特办,统筹兼顾,合理安排,忙而不乱,紧张有序。对工作中的矛盾要善于思考,要具有强烈的事业心和责任感,踏实工作,力减浮夸,在工作任务较重较多时要冷静思考,紧抓重点,一一落实,运用灵活多变的手段使办公室工作富有成效,科学合理的提高办公室的整体办事效率。在实际工作中做到由被动应付上级所安排工作方式向主动创造性开展工作的方式转变,要勇于思考探索,运用科学发展观念将繁杂的办公室工作事务简单化,从其中解放出来,理清思路,想领导之所想及未想工作,凡事想在前、做在前,不断提高工作的主动性和预见性,充分发挥办公室桥梁枢纽作用。
四、提升素质,着力塑造良好形象
办公室的工作作风、精神面貌和队伍素质,直接关系到单位的形象,办公室人员必须要努力提高自身综合素质,进一步增强学习的自觉性和紧迫感,牢固树立终身学习理念,克服为学习而学习的思想倾向,既要精学,又要博学;既要现在“实用”,又要今后“有用”,努力使“笔头”成为“插头”、“人脑”变成“电脑”,不断扩充知识存量,丰富知识内涵。不断加强法律法规、社会主义市场经济理论、公共管理、计算机网络等各方面知识的学习,不断向书本学、向领导学、向同事学、向实践学,全面提高业务能力。结合实际情况,立足当前、着眼长远,健全各项规章制度,使办公室工作逐步实现制度化、规范化和科学化;切实加强干部队伍作风建设,努力做到“政治上不糊涂、思想上不松懈、作风上不出格、工作上不缺位”,塑造政治过硬形象。要不断强化服务意识,端正服务态度,落实首问责任制、限时办结制、责任追究制,做到来有迎声、问有回声、走有送声,塑造诚挚热情形象。
五、妥善处理与各方面的关系,是做好办公室工作的重要内容
办公室工作涉及面广,牵扯人员多,与每个干部员工切身利益密切相关,工作情况千变万化。关系错综复杂,内外联系密切,每天都要处理许多繁杂的事情。在这种复杂的情况下,就需要妥善处理好与各方面的关系:在处理和对待组织关系时,要把个人摆在从属的位置,一切以集体为重,以大局为重;在处理和对待领导的关系时,首先是要绝对的尊重和服从,听从领导指派,认真完成领导交办的任务,但作为下级发现问题时应善言提出自己的观点和合理的建议;在处理和对待同事关系时,要多看别人的长处,并虚心请教学习,在对待自己的态度上,要摆正位置,看到并克服自己的弱点,增强自我调节的能力。理顺了这些关系,工作起来就会得心应手,工作效率就会大大提高。
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