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新形势下如何提高办公室管理技能

作者:未知

  摘要:当下,事业单位办公室的政治思想教育和档案管理工作对于管理处的各项中心工作起着重要的推动作用。因此,加强办公室管理内容就事业单位未来发展来说意义不可小觑。在新的时代和形势背景之下,事业单位办公室政治思想教育和档案管理工作进行不断创新的意义在逐步加深扩大,相关事业单位应该借此机遇抓住时代的先机,对于事业单位办公室政治思想教育和档案管理工作的创新速度进行加快,为自身单位的未来营造一个足够良好的发展条件。
  关键词:新形势;管理创新;事业单位;办公室政治教育;档案管理
  引言
  新形势下,国内科技事业迅猛发展,信息技术已经开始渗入社会经济活动的方方面面,并对人们的生活与工作产生了深刻的影响,与此同时企事业单位的办公环境也产生了新的变化,这使得办公室档案管理工作既面临着新的机遇,也要迎接新的挑战,面对新形势下制约办公室政治思想教育、档案管理水平提升的各类问题,要提升办公室管理技能,就必须审时度势。
  1办公室管理的内容
  在单位内部,办公室管理工作作为其内部各项事务的协调机构,其重要作用非常明显。而一般认为办公室管理工作的主要工作内容,即对单位内部各种资料进行收集及整理,同时下达上级决策、对信息进行传递等,从工作形式上来看,办公室管理工作是集文秘、信息、组织为一体的工作机构,办公室管理的目的就是保障单位内部各项工作的顺利进行。其主要作用即承上启下,对上给予决策帮助,而对下层工作人员起到一定的指挥与疏导作用。在单位进行规划或者决策的过程中,办公室可以为其提供完整、真实的数据信息以供其参考,为相应的领导人员的决策工作提供一定的理论基础。
  与此同时,办公室还可以就单位发展现状提出建设性意见,实现各部门之间的整体掌握,协调各项工作,在保证单位的经济效益基础上,提高各部门的工作效率,从而减少内部不必要的资源浪费。有效、高质量的办公室管理工作可以实现各项事务之间的协调发展,极大地提高单位的竞争力,保障其后续的稳定发展。在新的发展形势下,事业单位对办公室管理工作予以厚望,同时也提出了更高的要求。对此,办公室管理工作人员必须在了解自身实际发展情况的基础上采取科学、有效的措施来解决所存在的问题,在不断探索的过程中进行创新,以此来提高办公室管理工作水平,从而促进其后期的稳定发展。
  2事业单位办公室管理创新中存在的问题
  当下,对事业单位办公室政治思想教育与档案管理工作进行创新的过程中还存在着许多不可忽视的问题,主要包括但不限于以下内容:
  2.1管理工作的形式化。
  在实际工作当中,事业单位办公室人事与档案管理工作的形式化极为严重和突出,大部分事业单位的人事与档案管理工作的实质就是为了记录而记录,故而丧失了档案管理工作本身是利用基础档案资源和数据中的内容来为其他事业单位部门提供帮助和服务的功能。尽管在当下,部分的人事与档案管理工作做出了信息化的改变和进步,但是信息化后的档案管理资料仍旧不能够根据事业单位其他部门的需要来提供适当的动态化信息内容,至少是单纯地对数据和资料进行堆积,丧失了档案管理工作是为了获得效益的本质,因此再多的改进也只是徒有其表的花样。
  2.2落后的档案管理信息化程度。
  随着世界范围内的技术革命,传统的办公室档案管理工作模式已經远远不能够满足新形势下事业单位对于办公室档案管理工作的需要。单位各方面管理内容中的信息化程度不断加深,大量的工作内容早已从纸面转移到屏幕之上,从纸质资料变为电子资料也就对于当下事业单位办公室管理工作提出了信息化的需求,然而,一些办公室档案管理信息化程度落后严重,仍旧处于传统状态之下,因此大量的工作所需数据和资料以及人事材料并不能够做到及时地整理和汇总,进而对于办公室档案管理工作中为事业单位进行决策提供相关材料和数据的效率产生了不可逆转的负面影响。
  3事业单位办公室管理创新的具体措施
  3.1建立健全办公室管理体系
  针对事业单位办公室管理工作现阶段所面对的问题,单位的相关领导人员必须在加强办公室管理意识的基础上加大资金投入与制度建设。首先,领导人员必须建立健全办公室管理体系,在对办公室管理工作现状进行合理分析的基础上建立相应的管理制度与惩戒制度,在内部形成秩序井然的工作氛围。与此同时,还要采取科学的管理工作方法来提高工作人员的自我管理意识,对内部的各项事务进行协调,保证领导人员获得准确信息,确保基层人员的工作执行。完善的办公室管理制度能够让工作人员在办公时有章可循,以此来规范工作人员的行为,保证文件、信息处理等工作的有效进行,在一定程度上节约人力和物力,进一步提升办公室管理工作的效率。而新的工作标准,也能够促进工作人员自我责任意识的增强,从而改变工作人员学习创新的思想态度,通过管理人员的高效工作进一步提高办公室管理工作效率。
  3.2对于事业单位中管理策略进行优化。
  对于事业单位中管理策略进行优化,首要之务就是对自身思想态度和认识进行端正。相关事业单位的领导层面要以身作则,正确对于办公室管理工作的重要性提高认识,进而对于其他部门办公室管理工作人员进行正确的引导,使其认识到自身工作的关键。除此之外,可以利用各种会议、宣传来对办公室管理工作人员的责任意识进行加强。
  其次,需要对事业单位办公室管理工作当中的相关工作人员的专业素质进行提高。相关工作人员为了适应新的市场环境和事业单位的未来发展情况,不仅要对于档案管理方面专业知识进行掌握,同样也需要对于信息技术方面的知识进行掌握,要具备利用计算机软件设备提高管理工作质量的能力,最后,也需要对于办公室管理工作信息化程度进行加快和加深,不仅能够提高工作效率,同时也可以对管理工作质量进行提高。
  3.3对于档案管理工作信息多元化的实现。
  主要包括三方面的内容:对于更加完善的数字化档案库的建立、对于档案管理工作的水平和质量的提高、对于档案管理工作重组的实现。
  具体来说,首先为了适应新形势下大时代背景所提出的数字化需求,因此对于事业单位办公室档案管理工作创新而言对数字化档案库的建立是必不可少的内容,需要在小范围内对软件进行改进或者是开发,借此机会再对成熟的数据管理相关计算机软件进行引入,从而完成对于事业单位办公室管理工作的效率和适应性进行保证的目标。值得一提的是,需要对相关档案和数据的安全性做出足够的保护,再谈及使档案管理工作信息化适应事业单位实际情况。其次,需要针对事业单位中不同部门的不同环境、不同时段特征来具体进行信息统计流程的制定,保证相关档案数据信息的收集和处理工作的统一,再对信息管理与服务的具体内容中心进行建立。
  结束语
  综上所述,新形势下的办公室管理工作是一项系统性的工作,要提升办公室管理工作的效率与质量,就必须审时度势,积极创新。作为单位领导、管理工作者,需要不断创新管理思想,创新管理方式方法,促使办公室管理工作良性开展。
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  (作者单位:保定市西大洋水库管理处)
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