地方高校人事档案的利用现状与思考
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作者: 吴青霞
[摘要]高校人事档案利用工作是人事档案工作的一个重要环节,在高校师资建设和人才开发中起着不可估量的作用。本文结合地方高校人事档案利用服务实践,论述了高校人事档案利用服务现状与存在的问题,指出了改进高校人事档案利用服务的新途径。
[关键词]地方高校;人事档案;利用服务;现状;思考
人事档案利用服务是人事档案工作的一个重要环节,人事档案的收集、整理和保管,其最终目的是为了利用服务,通过利用实现人事档案的价值,也体现档案工作的意义所在。本文以湖南科技学院人事档案室为例,对高校人事档案利用现状进行分析,并根据人事档案利用的情况和特点,提出提高人事档案利用服务的新途径,使高校人事档案在高校师资建设和人才开发中a发挥实实在在的作用。
一、我院人事档案利用现状
湖南科技学院是一所地方性本科院校,学校全体教职工人事档案都归口人事处统一管理。现库存在职职工人事档案956份,离退休职工人事档案160份,死亡人员人事档案167份,“无头档案”45份。库存总计为1 328份。
(一 )总的利用情况
经统计,在2006―2009年的四年间,我院人事档案室共接待利用者1 286人次,平均每年约322人次;共提供档案1 155卷,占馆藏总量的87%,平均每年约289卷次,占馆藏档案总量的22%。
(二)利用方式
利用方式有查阅、借阅、复印、制发证明、提供人事信息采集卡及信息库等6种。随着2006年我校人事档案信息库的建立和完善,人事档案利用由实体为主转向以检索信息库为主。
(三)人事档案服务对象与利用范围
高校人事档案利用工作,主要以室藏人事档案为服务内容,其主要服务对象是本校各职能机关部门和一部分教职工,也兼顾社会。我院人事档案利用者利用目的主要用于如下几个方面:组织部门对教职工进行考察了解;组织人事部门办理职工职务、职称呈报和审批;人事部门办理员工的工资、福利、待遇及办理退休手续;组织部门审批教职工入党、入团、参军、出国等事宜;人事部门核实审定教职工的“三龄一历”;纪检、监察部门对党员及其他教职工违纪、违法案件的审查事宜;人事处办理教职工的调动事宜;各职能部门对死亡教职工撰写悼词;教职工在每年一度的职称评定时利用考核表;各类评估工作对师资队伍的各类信息需求;教职工对其出生年月、参加工作时间、入党时间等基本信息提出疑义时的核查;教职工考研、考博复印成绩单及论文评议表;以及外单位对考取公务员的教职工进行查档政审;编史修志提供死亡教职工的个人经历和社会实践情况等。从上述利用范围可以看出,党群、行政部门利用人事档案频率是最高的,约占利用总量的71%,其次是教职工本人利用约占利用总量的21%,外单位约占14%。
二、人事档案利用中存在的问题
目前我校人事档案利用工作普遍存在着以下问题:第一,人事档案工作意识有待加强。不管是单位领导还是人事档案工作者对人事档案“说起来重要,忙起来不要“的意识并没有消退。第二,重保存保密、轻服务利用、自我封闭状况较为严重,这点从服务对象主要以组织人事部门为主可以看出来。第三,人事档案内容可利用面偏窄,服务方式被动,提供方式仍然是按利用部门的需要进行被动服务,没有主动提供编研资料为学校师资建设提供参考资料。
三、改进策略
第一,转变服务观念,摒弃“重管轻用”的思想。做好某一件工作,没有正确的指导思想是做不好的。目前,还有许多人,甚至包括人事档案工作者仍然把人事档案工作看成是“看门守摊”、“取取放放、装装订订”的简单的事务性工作,只要管好不失密、不丢失、不损毁就行了。单位随时用其他行政工作占据人事档案业务工作时间等。这些现象说明还不能从根本上认识到人事档案工作是为组织人事、为党和国家各项工作服务为目的,没有真正重视高校人事档案是高校干部建设、人才开发的重要资源。因此,人事档案领导者要高度重视人事档案工作,工作人员要更新服务观念,明确工作的意义与目的,树立新的服务观,才能卓有成效地开展人事档案利用工作。
第二,树立超前服务意识,变被动服务为主动服务。在相当长的时期内,人事档案提供服务方式往往都是他人需要什么,我们就提供什么,简单的“进进出出、翻翻摘摘”的被动服务方式,虽然这种被动服务方式是常有的和必要的,但在现阶段,仅仅满足于被动服务方式是不够的。如果把人事档案总是闲置在档案柜中,档案的生命力得不到充分体现,人才资源得不到充分利用,只会造成了人力、财力及信息的浪费。因此人事档案部门应在做好被动服务的同时,树立超前意识,充分发挥主观能动性,变被动服务为主动服务。所谓主动服务是指在没有接受到任何领导或部门的指令的情况下,档案部门在提供利用工作中,根据实际工作的需要,而将档案信息及时地、主动地提供给需要的利用者。也就是说人事档案工作者在掌握本单位人事档案利用规律及发展趋势的基础上,积极编研各种实用的参考资料和分析数据,为学校改革发展提供参谋。如在机构改革、领导班子换届等工作开展前期,人事档案工作者应根据人事档案信息库编制出全校干部名册;各级干部全校分布情况表;干部队伍学历学位、职称、职级、专业分析统计数据表等。这些统计数据可以为领导决策提供有价值的参考依据。又如:从2002年学校升本以来,我校教师队伍流动性大,人事档案室则根据每年调出、调进人员情况编制出历年调进、调出人员学历、专业对比分析比较统计图表,通过该图表,可以分析对比出高学历的人才外流的专业分布情况,这为高校决策者制订吸引人才的政策,提供了决策的依据。诚然,主动服务的方式是多种多样的,人事档案工作者只要立足本校中心工作,肯于钻研人事档案内容信息,定然会将“死”档案变成“活”信息。
第三,强化人事档案基础业务建设,提高人事档案信息的完整性、可靠性。人事档案的利用率能否得到提高,除了改善外部环境外,关键还在于所提供的信息是否完整、准确。如果档案内容陈旧、空洞、不连贯、甚至有错误,所能提供的内容只限于姓名、性别、民族、出生年月、学历、职称和专业等基本信息,势必给利用部门造成人事档案无利用必要的印象,因此加强人事档案基础业务建设是重中之重。在平时工作中,一是要加强人事档案材料的收集工作。收集工作是档案基础工作中最重要的一个环节,是人事档案开放利用的起点。针对目前高校人事档案现实状况,除了照常规收集外,当前还应着重收集如下四种材料:(1)反映教学能力、科研贡献、管理实绩的材料;(2)反映学识水平和职能结构的材料;(3)反映廉政水平的材料;(4)反映教职工道德操守、生活作风、心理和身体状况的材料。二是注重对档案材料的审核鉴定,保证档案内容的真实性。档案内容是否真实,在很大程度上影响到档案的可信度,进而影响组织决策的科学性和公正性。因此,对形成的档案材料,要进行认真审核,经审核材料不合格不接收,材料不符合要求不归档。特别是在干部档案的转递过程中,要严防档案材料的弄虚作假。三是完善人事档案信息数据库建设。建立人事档案信息数据库,是人事档案提供利用实现优质服务、主动服务的基础和前提。目前绝大多数高校在使用上级组织部门推荐的人事档案管理软件,也建立了人事数据库。但高校在人事档案利用中,仍然以提供实体档案为主。有些高校仍未按上级部门推荐的管理软件建立起人事档案信息库,平时管理利用是依靠Foxpro数据库或Excel数据库。虽然以实体档案为利用方式原始凭证的作用要比数据库强,但利用效率低,工作量大,档案实体自然磨损大,不利于原件的保管,也跟信息化社会不适应。因此,要改变传统利用模式,积极建立以人事档案信息数据库为主、实体档案为辅的利用管理模式。所建立的人事档案信息库应是本校人力资源信息库,其信息集内容要全而翔实、信息准确,不仅包括教职工基本情况信息,而且要包括教职工的学习、工作经历,职务、职称、工资的演变情况,奖惩情况,科研成果、技术发明,家庭成员关系情况等翔实的数据信息。同时要注重人事档案管理人才的计算机软件使用和维护培训。目前我院使用的是由中共湖南省委组织部和长沙泓林软件开发公司联合研制的“通用组织人事干部管理系统”软件,工作人员在进行软件使用培训后,建立了本校的人事档案管理数据库。信息库的建立,在学校的评估、师资队伍建设和各机关部门的工作中起到了不可估量的作用。如果条件成熟,通过大型扫描仪把利用频率高、易磨损、利用价值高的人事档案材料传输到计算机中,建立一个人事档案全文数据库则更为必要。
第四,努力做好宣传工作,提高人事档案信息的透明度。长期以来,“对人事档案是什么”、“自己的档案袋里装了什么”的问题和查找利用自己人事档案时管档部门的严格审批程序及管档人员的紧密监视使利用者对人事档案的神秘感越来越浓,因而也使得人们对人事档案的态度从不了解、淡化漠视到“避而远之”。这种状况对提高人事档案的利用率是极为不利的。因此,笔者认为,加强人事档案的宣传工作是必要的。我们的做法是:在人事处校园网站上建立专门的人事档案管理页面,在页面上公布国家人事档案的管理制度、本校人事档案管理规定、流动人员人事档案管理办法以及一些跟人事档案有关的人事政策问答;对每年新进的教职工档案及时审核后,对缺少的档案材料进行公示以督促他们及时跟原单位联系补充;发布信息对应归入人事档案的学历、培训及奖励等重要材料提醒及时上交归档等。通过这些政策法规的宣传,使教职工和社会对人事档案作用了解加深了,教职工对人事档案的重视程度提高了,经常有教职工这样咨询:“我档案里的材料齐全吗?我这种材料需要进档案吗?”不光如此,通过这种服务,领导者决策时利用人事档案的主动性增强了,这无疑有利于人事档案工作的进一步开展。
另外,在当今社会经济高速发展、组织人事工作深入改革、人们择业观念改变和人员流动量增大的背景下,人们查阅核实自己的出生年月、工龄、学历学位、党龄、科研业绩、薪酬情况、养老保险、工伤疾病、奖惩等方面的需要也逐渐上升。笔者认为人事档案应该打破那种只向组织利用的局面,允许向个人开放部分人事档案信息内容,对人事档案信息数据库中的一些非保密的信息,如出生年月、参加工作时间、入党时间、学历、职称、学习成绩、年度考核情况等信息,在履行利用手续的前提下,可以向个人开放。我校的做法是,根据各人的人事档案内容,给每个教职工校准一份 “湖南科技学院教职工基本信息表”的电子信息,表内包含教职工的基本信息项(含出生年月、参加工作时间、入党时间、工龄中断情况、入校时间、现学历学位等)、学习培训项(含全日制、在职大学以上教育的起止年月、毕业学校、所学专业等)、行政职级经历项、专业技术职务项、工作经历项和历年年度考核项等内容,然后打印发给各教职工核实签字,一式二份,一份由教职工本人保管,另一份由人事部门归档存入本人档案。这样一来,教职工对自己人事档案信息有了知情权,不仅大大方便了教职工,而且可增强教职工的档案意识,加强对人事档案管理工作的监督,使高校人事档案工作更好地为广大教职工服务。当然,在人事档案的利用过程中,要严格把握保密的分寸和尺度,不要因为利用档案而泄密,也不能因为过分保密而影响档案的利用。
参考文献:
[1]邓绍兴.人事档案教程[M].北京:中国
传媒大学出版社,2008:350-353.
[2]孔霞.提高人事档案的服务效能[J].兰
台世界,2005,(6):50-51.
收稿日期:2010-08-30□
(编辑/穆杨)
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