浅谈人事档案电子化
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作者: 胡春荣
[关键词]人事档案;电子化;必要性
人事档案存储电子化涉及面广,资金投入大,技术要求高,基础工作量大,但巨大的优势已使其成为不可回避的发展趋势。基层组织人事部门应充分认识,做好相关软件的开发和利用工作,积极推进人事档案管理工作的电子化进程。
一、开展计算机应用工作的必要性
1.新时期人事工作的迫切需要。进入新世纪以来,信息技术的发展突飞猛进,成熟的信息及电子技术普及各行各业,这也加快了各项工作信息化的进程,而新时期人事工作更应走在前面,运用现代化、科学化的手段做好新时期人事工作,更好地为现代化建设服务,这是新时期人事工作的迫切需要,也是信息化工作发展的趋势和必然要求。只有进一步加强计算机应用工作,才能使档案工作更好地为人事工作服务。
2.人事信息规范的需要。在日常管理中,形成了大量的信息,这部分信息绝大部分是用手工管理的,不仅耗费时间长,重复劳动多,工作量大,效率低,而且由于手工管理,就不可避免地造成了不同部门之间的信息闭塞,使信息内容不规范,信息系统流程不科学。要改变这种状况,就需要用现代化工具管理干部信息,不断提高信息的规范程度与利用率。
3.提高人事档案管理水平的需要。随着经济体制和人事制度改革的不断深化,人事档案管理也应不断提高科学管理水平。这就要求我们去积极探索人事档案管理工作的新路子,建立起与经济体制和人事制度改革相适应的人事档案管理模式,采用现代化管理手段与方式来管理人事档案,更好地发挥计算机在档案管理方面的作用,实现规范化、网络化的管理方式。
二、当前计算机应用工作中存在的问题
1.重复操作,数据难以共享。随着计算机应用工作的开展,应用软件的开发和推广工作也得到了加强,各部门都逐步建立起相关的数据库,把人事工作中的主要信息管理起来,为人事工作提供了先进的技术处理手段,但往往由于各条线没有采用统一规范化的应用软件,就造成了重复操作,数据却不能共享。
2.现有的设备没有得到充分利用造成资源浪费。随着科技的发展,各级人事部门都购进了相当数量的计算机和其他先进的办公自动化设备,计算机应用和信息应用水平却相对较低,而且大多数单位的计算机系统基本上是单位状态使用,使现有的设备没有得到充分利用,信息资源没有得到充分共享,计算机效能没有得到充分发挥。
3.系统提供的信息不能完全满足人事工作的需要,影响决策。目前,我们的数据库建设还不完善,可供使用的信息量相对较少,应用软件不能很好地提供出所需的各类统计分析资料,无法满足实际工作的需要,而且在操作上专业性增强,使软件的利用率大大降低。不能及时为领导提供信息和决策依据。
4.工作人员计算机操作水平相对较低,影响了软件作用的发挥。由于计算机软硬件技术发展日新月异,而我们的计算机操作人员大部是原来专门从事档案工作的人员,计算机专业水平相对较低,如果不进行培训和学习就难以提高计算机的应用水平,难以适应工作的需要,也势必影响计算机作用的发挥。
三、人事档案管理与人事信息管理同步化,是实现人事档案计算机管理的合理模式
人事档案工作和人事信息工作相辅相成,密不可分。人事档案往往是人事信息的主要来源和主要记录方式,人事信息的主要内容与人事档案的原始记录也应是一致的。随着人事档案管理信息化程度的不断提高,这两项工作虽然不能等同替代,但很多具体项目是重复的。在现代人事管理模式中,无论是各级组织部门还是基层单位,人事档案工作和人事信息工作都是相对分离的,分工也很明确,有的还隶属于不同的职能科室。由各级各部门开发的人事信息软件和人事档案管理软件很多,两类软件一般都包括了人事信息和档案管理信息,但侧重点各不相同,信息转换或共享又有困难。
各种人事信息系统应用面较广,利用率也较高。但不少单位采集信息时不严谨,或由本人直接提供有关内容,或使用一些未经校对的现成表格资料,随意性大。另外人事信息常采取定期采集维护方式,学历变化等信息的管理往往相对滞后,以上因素都会造成人事信息失实,影响人事工作的正常开展。另一方面,档案管理系统中的主要数据来源于人事档案,而且一般采用随时维护的形式,在材料归档的同时就要更新信息,具有真实性、权威性。但由于多数单位已有了人事信息系统,档案管理系统中的人事信息往往不被重视,利用率低。要推动人事档案的计算机管理,有必要建立人事档案与人事信息同步化管理的合理模式。在档案工作与人事信息工作的有机结合的基础上,可将档案管理与人事信息这两类系统合二为一,开发推广全国统一或较大领域统一的人事信息管理系统,实现人事档案基础管理工作一信息开发利用工作的同步化管理。这样既能减少工作环节和重复劳动,提高工作效率,又可保证信息的准确、完整和新鲜,提高信息资源的利用率。
四、强化制度化建设使人事信息管理更加规范
因硬件故障、病毒感染、操作失误等原因造成数据丢失、损坏的现象不可避免。加上档案工作人员计算机水平有限,如不及时进行数据备份,一旦发生问题数据难以恢复,损失很大。同时,计算机管理带来了信息维护、磁盘等载体的保管保密等一系列的新的问题。如通过网络实现远程查档,更要面临系统安全的巨大挑战。档案工作是一项保管保密要求高的特殊性工作,在这一领域应用计算机技术,建立全面、规范的管理制度是不容忽视的问题。规范操作程序,对保密等相关问题提出明确的要求。制订更为全面规范的人事档案计算机管理制度,使档案工作人员有据可依,最大限度地减少管理上的漏洞。
五、提高档案管理人员技术水平
由于缺乏有力的约束机制,各单位档案管理人员配备普遍不足。实行计算机管理要求在较短时间内建立数据库,并在日常工作中及时信息维护,档案管理人员的工作量明显加大,在远程查档刚刚起步的今天,计算机管理带来的工作效率的相对提高还不明显。使用档案管理系统使人员配备不足的矛盾更为突出。多数单位只能在集中整理档案期间借用人员使用档案管理系统。要不断加强档案管理人员的业务培训,提高管理人员的计算机应用水平。
六、计算机技术在档案管理工作中的推广程度应视实际情况而定
对于总体信息量小的单位,易于推广,但计算机管理的优越性体现却不明显,操作起来烦琐,利用率并不高。功能比较全面的档案管理系统主要适用于管理档案数量多,内容多的单位,其优势将更为明显。
一些管理软件运行环境要求高,要进行适当的投入。同时,档案工作的高度保密性要求配备专用的电子设备,并由专人管理。各单位可根据自己的实际情况而选用合适的信息化管理模式。□
(编辑/惠霞)
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