网上费用报销在人寿保险企业的应用

来源:用户上传      作者: 何杭瑾

　　在经济全球化和信息化的竞争环境中，人寿保险行业发展迅速，人寿保险公司的财务报销模式也在发生着由传统报销向网上报销转变的，本文以中国人寿为例结合国寿网上费用报销实施情况，着重阐述寿险公司网上费用报销应用。高一一、网上费用报销实施的背景
　　
　　一、实施网上费用报销的原因
　　
　　1.传统报销方式以手工处理为主，主要使用纸质单据，效率低，工作量大。手工签字的审批方式难以满足共享服务和管理变革的要求。
　　2.由人工进行预算审核，预算控制的精度较差，也难以实现对预算的事先控制。
　　3.人工方式下，难以实现对审批流的标准化管理。
　　4.缺少系统的有力支持，管理信息收集和获取的难度比较大。
　　5.报销信息缺少电子档案，不利于查询和检索。
　　
　　二、网上费用报销的意义
　　
　　1.网上费用报销系统整合人力系统资源，是公司加强内部管理需要
　　中国人寿的网上费用报销充分整合了HR(人力)系统的资源，与HR系统结合捆绑员工工号，实时将报销数据传送财务系统。全部使用员工工号进行操作，与国际大公司费用报销模式相接轨，按照专业化、标准化、品牌化和国际化的要求进行设计。
　　2.网上费用报销系统适应责任中心管理体系，是实现管理科学化、精细化的必然要求
　　实现公司经营管理科学化、精细化的要求不能再停留在研究层面，必须尽快采取切实有效的措施全面提升公司管理水平，费用报销模式直接反映管理思路，可按照责任中心架构进行费用管理。
　　3.网上费用报销系统是强化预算管控职能，有效管控费用的手段
　　网上费用报销系统能够有效整合公司的后台管理资源，并能够对资源的流向实现实时的、全过程的监督与控制。对加强成本管控力度，加强对费用开支必要性审核，探索新的预算管理模式，滚动分析费用佣金资源和费用佣金支出的执行情况，及时调整预算偏差提供了有效的技术支撑。
　　4.网上费用报销系统改进了支付流程，是实现集中支付的工具
　　网上费用报销资金支付方式由省级公司统一设定，采用费用报销系统后必须实行费用集中支付，
　　
　　三、网上费用报销系统的特点及操作流程
　　
　　1.网上费用报销系统特点
　　(1)报销电子化：通过SAP Portal(门户)系统实现报销的电子化，报销可以通过网络随时随地提交，提高效率，提升服务水平。
　　(2)审批网络化：通过工作流驱动和影像支撑，依据审批流程和金额授权自动流转，实现报销审批的网络化，突破时空限制，支持共享服务和矩阵管理。审批人员可以随时通过网络进行审批，改变了手工签批流程下，必须面对面审批的方式。
　　(3)预算集成化：通过基金模块(预算考核单元)实现预算管控，动支(预算申请)或费用报销时扣减相应预算，可随时掌握部门预算使用情况。通过系统来实现对预算的事先控制，通过系统有力支持为管理信息收集和获取提供了平台。
　　(4)记帐自动化：通过后台的电子数据流转，费用及付款信息会传入财务系统，自动生成会计凭证。
　　(5)报销数据的电子化：便于查询和检索，从基层公司就可以查看实际费用使用情况，提供了报销数据电子化档案。
　　(6)系统操作简便，员工自助服务：任何员工无论在何地均可自行完成报销。报销项目按照经济事项类别打包分类，员工直接选择经济事项。
　　
　　2.费用报销系统主要流程
　　费用报销系统主要的工作是将财务报销流程进行系统化的管理。财务报销流程可以分为以下三个主要流程：
　　(1)员工填写报销单：员工根据费用报销单，在系统中填写报销单据的数据。
　　(2)领导审批流程：此流程中主要是根据财务报销的管理规章制度中财务报销的流程，实现领导对财务报销单的审批。
　　(3)财务部门处理流程：包括对报销流程的核对、报销单据的审查、报销款支付、凭证写入财务系统和归档。
　　
　　四、网上费用报销上线实施步骤
　　
　　1.为保证网上费用报销实施顺利应建立项目运作机制，由公司管理层统一领导。做好费用报销系统的宣导工作，要充分准备、按时提交相关资料，确保完成各节点工作。
　　2.网上报销涉及公司每位员工的切身利益应对使用人员进行操作培训，确保使用人掌握操作流程。
　　3.网上费用报销系统实施后原则上要求分支机构按条线制定统一标准费用报销审批流，以便在费用报销系统中制定合理的审批流，达到费用佣金有效管控。各级公司还应制定相应的细则。
　　4.做好人员配备，基础数据搜集工作。加强基础工作，合理配备相应的预算管理人员。主要工作任务是工作表的数据收集及日常维护等工作。认真填制数据搜集表，按时导入报销系统，包括预算管理数据采集，预算员信息采集等。
　　5.统《审批关系表》等基础数据必须按上线进度要求导入报销系统，并走通审批流，并保证付款顺畅。
　　6.项目启动后，应建立工作汇报、信息沟通、问题跟踪、文档管理等机制，保证项目顺利进展。其中重要问题汇报应采用会议或书面形式，沟通会议应记录会议纪要，问题跟踪要落实到相关人员、并及时反馈解决情况，应建立专门项目文档，保证文档齐全、规范，并备案存档。
　　网上费用报销是管理思路的变革，是原有传统模式费用报销的巨大转变，对公司费用管控以及财务管理体系建设起到巨大的推动作用，提高了公司经营管理水平和市场竞争力，在人寿保险企业得到了广泛运用。

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