浅谈开展城建档案接收与服务
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摘要：城建档案的收藏对与小城镇的发展意义重大，加强管理和收集存档对城镇建设、管理、起到一定信息服务。
关键词：城镇档案管理信息接收与服务
On the reception and service to carry out urban construction archives
Qiu Baixia
Zhongshan City Xiaolan Town Planning Survey Design Studio
Abstract collection of urban construction archives and development of small towns is of great significance, management and collection of archives of urban construction, management, information services play.
Key words urban services receive and file management information
城建档案的接收与服务，是目前城建档案工作的主要内容，也将是推动档案工作创新的基础，其中在档案整理工作前期，强化档案的利用与服务工作，显得尤为重要。工程档案接受与服务工作，目前已有一定的基础和群众意识，也存在不足，更多的是必须强化和发展服务大众，服务社会。
一、城建档案收集工作中存在不足
1、城建档案执行度不到位，导致城建档案接收工作不够全面及完整。目前，虽然有关部门出台了相关的管理条例来为档案行政执法加码，但是在具体的执行过程中，却有待于进一步加强，由于接收机制不健全，导致执法力度不够造成城建档案的收集较为被动，而且建筑工程以外的档案接受工作，开展缓慢，日常息息相关的如：通信、电力、水利等、地下管线重要项目，无法完整接收，有的甚至还是空白的。这是滞后的，又是非常急迫，是服务于社会急需的内容。
2、虽然有关部门对城建档案工作十分重视，但是欠缺提供严谨的职能管理与落实。整个社会环境来说，城建档案的完整系统收集，也存在一定的困难和阻力。城建档案的收集保管工作需要建设部门和有关部门的互相协助，密切配合，共同完成。只依靠城建档案部门是不能完成的。如果建设责任主体对城建档案的收集整理等阶段不重视、不细致、不客观，就有可能导致工程备案和档案进馆脱节与不真实，造成档案收集的散漏和不完整。现阶段有相关管理部门已明确规定，建设单位应当严格按照有关规定：协助收集工程档案及建设项目工程中的各项环节的文件资料，建设健全建设项目档案，并在建设工程竣工验收后，及时向建设行政主管或城建档案部门移交建设项目档案。但是在具体实施过程中，常规性的建设工程如：工程备案而必需取得建设工程档案接收证明文件这一环节，相对完善。其它的档案类别，由于其行业的跨度，其行业法规的制约，不统一导致一些如：市政、通讯、供电等重要工程项目的档案，不能及时接收进馆。
3、建设单位对城建档案的重要性认识不够，对城建档案意识淡薄
城建档案是城市规划建设及其管理活动中直接形成的，对国家和社会具有极大保存和使用价值的文字、图纸、图表、声像等各类载体的文件材料，是城市丰富的历史资源，也是城市文化的体现 。因从事基建工作的管理、技术人员只重建设，不重视档案的思想占据了一定的位置，只注重工程投资、工艺、质量等方面的问题。对建设工程档案的收集、归档及档案的完整和真实性等等重视不够。
4、整个建筑行业中，许多资料员都是由施工员来兼职，专业的档案员、资料员来说，他们对城建档案的建立，整理的顺序等不够熟悉，而且根据新的国家标准，许多对工程档案管理的归案标准要求等都很具体的掌握，使工程档案与建设工程难以同步形成，这就导致许多工程档案在收集的过程中产生了失真、遗漏。还有得工程完工后再补做资料的现象时的发生，这些建设部门根本就不知道，也没有什么好办法解决和发现。
二、我们的努力方向、措施
1、加强对城建档案的宣传、加强全社会对城建档案的认识和了解。进一步宣传城建档案的价值、作用、突出显示其在维护工程建设各方面起到主体合法权益，加强工程质量控制和监督，追究工程质量责任及日后维修，改建、扩建等方面有着不可替代的作用。也可用电话进行档案咨询和查询工作，有一个互相交流和学习的平台。
2、实行依法归档，实现档案的全覆盖接收，对目前尚未报送工程档案的单位要进行业务指导，从城建档案的接收范围，归档目录基础规定，归档文件的质量要求，整理规范及城建档案装订程序等进行业务指导，有效保证了城建档案的真实性，准确性和完整性。
3、灵活与规范相结合，保证城建档案高效服务
加强业务指导工作，对即将开工的、施中过程中、档案预验收前、竣工验收前业务指导、不定期的进行交流，同时制作出精简的办事程序，在保证基本规范的前提下，对于待办、急办的事情有办事方式。最大限度地给予方便，实现工程项目档案归案的灵活性，要符合《工程档案归案整理规范》的要求，3日内出具《建设工程竣工档案报送表》，对不符合要求的，要及时提出修改意见，规定报送单价10日内补齐相关资料，为建设单位提供方便快捷高效服务，同时也为了以后查找，借阅提供便利。保证城建档案工作的顺利发展。
4、以声像技术为载体，开展城市档案的收集，进一步规范建设工程声像档案资料完整、准确、系统、更好的服务于城市规划建设和管理，依据国家建设部《城市建设档案管理办法》有关规定，结合实际，制定了《小榄镇建设工程声像档案资料归档规定》。根据实际情况要对重点有步骤的开展声像工作。对镇重点工程和重大城建活动跟踪拍摄，积极收集大量珍贵声像资料，优化馆藏结构。
5、通过多种渠道，加大档案开发利用工作，一是有服务观念上，注重社会效益协调发展，增加城建档案为社会服务。二是在服务上，要由繁琐变为简便，档案工作者在现有条件下，多为利用者着想，态度一定要热情，对于多次变更的房产，由于业主的房产发生了变动，但是原业主在建房时的资料没有改变。对于这样前来查寻、借阅的业主，我们一定要认真、耐心，方便利用者。三是在服务措施上，我们是开放性服务，可电话服务，现场服务等灵活多样的措施来拓宽档案利用的渠道，为档案的利用提供多方位的优质服务。
现在我们为了以后孩子的幸福，全世界都在呼唤环保、绿化、低碳。我们也在努力，减少不必要我浪费（如：传真资料大多都是看完就没用了，我们就用单面用过的纸张，在反面用来传真。在整理档案时也可以做到，尽可能的做到双面使用），这样即减少浪费也为档案的存档节约了空间。
作者简介：
邱柏霞 1998年毕业于中山大学，现工作于中山市小榄镇规划勘测设计室，主要负责小榄镇城市建设档案方面的工作。
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