浅谈企业基建档案管理工作

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　　[内容提要] ：
　　 随着市场经济的发展，企业建设项目也愈来愈得到深入发展。企业基建档案管理工作面临的新情况下，就如何做好基建档案管理工作提出了具体方法。健全企业基建档案管理的规章制度；提高基建档案管理人员素质和技能的基础上，才能做好现代化基建档案的管理工作。
　　[关键词]基建档案 管理 方法
　　 基建档案是企业档案的组成部分之一，反映企业建设项目管理工作的真实过程。随着企业实力不断增强,企业自身建设项目不断增加并随之形成大量基建档案。基建档案形成于建设过程序的各个环节，从建设立项、审批、设计、到施工、竣工、验收全过程，产生大量文字、图纸、数据、声像等不同形式和载体的文件材料。这形形色色的档案资料，是企业工程建筑依据凭证，是今后工程维修、改造、扩建研究分析的重要信息资源。基建档案质量与施工质量同等重要，但由于各种原因,目前在企业建设项目的档案管理工作中存在许多问题，影响了基建档案质量，所以要规范企业建设项目档案管理，健全档案管理的规章制度、严格把握基建档案验收制度。为使企业基建档案更好地发挥为企业发展建设服务，从而产生更多的经济效益，必须做好基建档案基础工作，从而使基建档案信息资源有效利用。
　　一.基建档案管理工作中存在的问题
　　 随着企业新建项目和技术改造项目的不断增多，管理中的问题逐渐显露出来，并制约着基建档案管理工作的发展。一是工程项目建设单位档案意识淡薄，基建档案管理没有纳入合同管理，建设单位在与设计、施工等单位签订合同时只重视工期、质量、造价等，而对基建档案资料有关条款却忽视合同管理中，建设单位对档案资料管理没有主动权，造成档案资料不全或份数不够、移交时间拖期。 二是制度不健全，收集渠道不畅通。由于企业没有对基建项目档案控制手段，一些工程项目建设单位的档案未能及时或不能完整地归档，企业档案管理部门无法制约。工程项目的建设与工程项目文件材料的收集工作没有同步进行，基建项目初期，主要精力都放在如何设计施工上，对基建档案收集不够重视，只是到了工程项目验收时，才组织人员突击收集，很容易造成资料的流失，很难保证竣工档案质量。三是是缺少专门基建档案管理人员，忽视档案资料的收集。缺乏档案管理专业知识、管理能力和服务意识，结果基建档案不能有效地提供利用。
　　 存在的这些问题不仅影响企业档案管理工作的正常开展，更重要的是直接影响企业的生产以及基建工程今后的改建、扩建、维修等各项工作的顺利进行。
　　
　　二．做好企业基建档案管理工作的具体方法
　　 制度是进行高效管理的有效手段。制定规范的企业基建档案工作制度，对企业基建档案工作具有约束和导向作用，是推动企业基建档案管理工作有效运行的基础和前提。建立与企业发展状况相适应的基建档案管理工作制度可以使企业的基建档案操作有章可循，理顺各种工作程序，使企业的档案工作按照既定的轨道发展。
　　1.完善《企业建设工程资料归档范围》
　　 基建档案收集工作是基础，也是企业基建档案管理工作的重要环节，是保障企业基建档案齐全、完整、系统，实现企业基建档案集中统一管理原则的有效途径。根据吉林省《建筑工程资料管理规程》和《建筑工程资料管理标准》新的标准，重新制定企业基建档案的收集工作制度，完善《企业建设工程资料归档范围》为建设单位、施工单位、监理单位在工程竣工验收资料的归档提供必要的依据。并将声像资料列入基建档案的归档范围。建设工程声像档案是建设工程档案的重要组成部分，是反映建设工程现场原地物和施工主要过程及建成后的建（构）筑物的照片和录像档案。使所形成的基建档案更全面、更有说服力、更有权威性、为信息现代化管理夯实基础。
　　2.完善《企业建设项目档案验收规定》
　　 依据《档案法》和国家《重大建设项目档案验收办法》结合企业自身发展的实际状况，以及当前企业基建项目档案的管理体制的实际情况，建立一套切实可行的企业基建档案工作机制，着重建立健全《档案信息管理程序文件》及《企业建设项目档案验收规定》。对企业基建档案的验收程序和标准提出明确要求，并明确相关责任人的权利、义务和责任。使企业基建档案的收验工作尽快走上规范化、标准化、制度化的轨道。为保证档案验收质量，实行超前的控制措施，使基建档案管理由事后收集变为事前介入、事中参与、事后跟踪。新增加了建设项目过程中档案评价工作制度，对存在问题，提出了规范的整改要求。从根本上保证了基建档案的内在质量和外在质量，为企业基建档案验收工作发展指明了方向。明确规定凡是档案资料不齐全，档案管理部门不能签字验收，以确保基建工程项目档案资料的齐全完整。将基建档案文件资料的收集、归档工作的每一个步骤落到实处。是企业基建档案信息资源得到科学管理和利用的有效保证。
　　 3.完善.建设单位工程项目“四同时”制度
　　 为确保基建项目档案齐全、完整、准确，收集渠道畅通。档案管理部门要在建设工程项目初期及时介入，积极做好与建设工程项目管理部门沟通，将《企业建设工程资料归档范围》和《企业建设项目档案验收规定》等文件要求，下发给的建设单位，要求建设单位工程项目建立“四同时”制度。一是将基建档案管理纳入合同管理，在与签订勘测、设计、施工、监理等合同的同时，就把有关档案资料收集归档工作列入合同的条款中，对工程档案的质量、份数和移交工作提出明确要求。并将归档范围作为合同的附件，使施工，监理等单位归档资料有明确的范围，工程伊始便纳入档案管理轨道。二是工程档案管理工作与工程建设同步进行，从立项的同时就开始进行资料的收集，形成同步进行资料的全程控制积累，保证基建档案齐全，质量符合要求；三是检查工程进度与施工质量的同时，检查工程档案的收集、整理情况；四是进行工程质量等级评定和工程验收的同时，验收应归档文件材料的完整程度与整理质量。实行全过程跟踪管理，是档案基础工作规范化管理的关键。档案管理部门，要定期电话督促和上门服务，发现存在的问题，及时提出整改意见，协调解决问题。
　　 完善的企业基建档案工作制度有利于更好地引导企业基建档案工作走向良性循环，在企业基建档案管理工作中起到双重作用。不仅使建设单位对需要归档基建项目文件材料的内容做到有章可循、有法可依，而且这也是档案管理部门，在企业基建档案收集工作中的标准和依据。只有完善规章制度，才能有力保障企业基建档案的收集工作渠道畅通，才能确保基建档案信息资源的充分开发和有效利用。
　　三．提高基建档案管理人员素质是提高企业基建档案管理工作的关键
　　 基建档案管理工作最终目的是提供利用，档案管理人员要不断提高自身素质，做好利用服务是实现企业基建档案价值的有效途径。只有在有效利用中才能使企业基建档案信息由潜在的知识储备转化为现实的价值。档案管理人员要以主动服务精神，主动参与基建工程项目，以相关的档案管理法规、制度为依据，从档案管理的角度，对基建工程项目提出切实可行的意见和建议。基建档案管理工作既是一项专业技术工作，又是一项管理服务工作。这就要求从事基建档案管理人员，既要提高技能，有扎实的业务功底，又要有较强的管理能力和服务意识。提高建设项目档案管理人员的业务素质和管理水平，使竣工项目档案管理更趋规范化、标准化。
　　 档案管理人员根据工程基建档案利用特点及利用效果反馈、才能了解用户的真正需求，针对不同用户的需求提供积极、主动的优质服务。最大限度地满足用户的需求，帮助需要了解档案信息的人提供多种用途的检索，能快速、准确地查询得到所需要的档案信息。为用户节省时间，充分体现基建档案管理工作的价值。档案利用的准确性、完整性、有效性，是能更好的达到工程档案信息利用的目的和有效保证。
　　 综上所述，做好企业基建档案管理工作是提升企业软实力的内在需求，是企业可持发展基础资源的需要和保证。只有提升档案管理专业化水平，加强规范化管理；完善管理制度；拓展档案服务功能，才能确保企业基建档案与企业建设项目同步发展，使企业基建档案管理工作满足不断快速发展的企业建设事业。

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