关于加强高校档案管理的若干思考

来源:用户上传      作者: 袁玉娟

　　【摘要】学籍档案是学生在校期间真实情况的记录，目前，学籍档案在就业、评定职称的各项工作中也越来越占有重要地位。为维护学籍档案的真实性和尊严，高校的档案管理部门必须加强管理，坚持真实的原则，更好的为教学科研和社会发展服务。
　　【关键词】 高校；档案管理；重要性
　　【Abstract】 the school register file is the student in the school period real situation record，at present，the school register file in the employment，evaluates the title in each work also more and more to hold the important status. In order to maintain the school register file the authenticity and the dignity，universities's records management department must strengthen the management，persisted the real principle，is better develops for the teaching scientific research and the society serves.
　　【key word】universities；Records management；Importance
　　【中图分类号】：G270 【文献标识码】：A 【文章编号】：1673-4041(2007)09-0097-02
　　
　　学籍档案真实地记录了每位学生在校期间的成长过程，且内容繁多，具有分散性、私密性、变动性等特点，是学校档案的重要组成部分，也是学校档案中数量较多的一部分。学籍档案包含了学生在校期间的各种表现及相关情况，从新生招生录取表，到学生在校期间的学籍登记表及成绩单，再到毕业生的毕业证书、学位证书表，这些环环相扣的学籍档案，与学生的切身利益密切相关；加之，学历、文凭在一个人的就业、留学、评定职称的各项工作中也越来越占有重要地位，学籍档案管理工作的重要性也日益凸现出来。
　　加强学籍档案管理，严厉打击制假行为，切实维护好学籍档案的客观性、真实性和准确性，更好的为教学科研、社会发展服务。高校的档案管理应做到：
　　
　　1提高档案管理工作者的政治觉悟
　　
　　档案工作清苦、琐碎、枯燥，作为一名档案工作者不但要耐得住寂寞，更要有不计较个人得失、甘于奉献于档案事业的精神。在教学档案管理工作中，公正清廉，不做假，不护假，不循私情，时刻以对学校对社会高度负责的精神做好档案管理工作。
　　
　　2提高案卷质量，推进档案工作规范化、标准化
　　
　　一方面，为了档案标准化管理中的分类和检索范化，要严格按照《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》(以下简称《分类法》)立卷、归档，并力求做到科学合理地管理。如：虽然在《分类法》中对学籍管理内容做了详细的说明，在实际应用中，对其中的项目也作了适当的调整。而JX13(招生)里的新生名单更有利于确定学生的学籍信息，于是放在JX14(学籍管理)中加以管理；另一方面、遵循“文档一体化、归档完整性、确保安全性”的基本原则，要保证案卷质量，就必须从文档文书档案的形成阶段抓起，从新生做起。
　　
　　3加速学籍档案管理的现代化进度，充分利用计算机进行学籍档案管理
　　
　　以计算机技术和网络技术为基础的学籍档案现代化管理，是高校学籍档案向信息化管理发展的必然过程。这就对学籍档案管理人员的计算机管理能力提出了更高的要求。面对日益膨胀的数据信息，不但要能熟练的进行计算机软件的操作，还要具备计算机病毒防御知识和管理信息系统知识等，可以随时处理常见的计算机故障。另外在业余时间用档案学专业知识充实自己，借助于学籍档案管理的专业知识，使学籍档案能更好地为教学和社会服务。
　　档案管理工作者要不遗余力地管好并开发利用好学籍档案，从多方面做好打假工作，为维护学籍档案的真实性和尊严，维护学校和广大学生的利益提供有力保障。
　　收稿日期：2007-09-20

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