浅议企业物资采购管理的优化
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作者: 赵宝岳
[摘 要]物资采购是企业的重要经济行为,也是企业的关键控制点与重要业务流程。做好物资采购管理,是企业提高经营效率,防范风险,降低职务犯罪隐患的重要手段。
[关键词]物资采购管理优化
加强企业物资采购管理是降低成本,提高效益的重要途径。在社会主义市场经济体制下,卖方市场转为买方市场,这给企业比价采购创造了条件,如果企业不对采购环节进行有效的控制和监督,由此造成隐形资金流失有可能比生产环节的损失还要大,并且难以补救。企业在采购环节上以资金、成本管理为重点,将全面预算管理、采购计划管理、采购质量控制、采购信息管理等方面的工作制度化、程序化、规范化,建立科学的运作机制。
一、企业物资的合理采购
1、物资材料价格变化的特点
在社会主义计划经济时期,材料的定价权属于国家,由国家计划统管,国家在核定材料的原价基础上加上材料的运杂费、运输损耗费、采购及保管费等,经政府有关部门批准后,成为地区材料价格标准,如有价格变动,国家下达调价文件,作为日后结算的依据。
当今的社会主义市场是国家宏观调控下的市场,市场的竞争是以公开、公正、公平为前提,其核心是价格,价格作为调节杠杆,必须服从价值规律,材料价格主要由材料销售单位确定,根据市场供求状况,自主定价,随供求关系发生变化,材料价格的多变,给合理确定材料价格带来一定的困难。
2、材料采购及管理普遍存在的问题
(1)材料的发票价格与实际价格不相符。有些管理部门以发票价格控制可调材料价格,按发票价进行调整,某些采购单位的发票价高于实际价,在调整中存在很多的问题,材料采购渠道不同,价格差异也较大,用发票价控制价格,根本无法控制质次价高的材料;材料采购回扣比较严重,也是社会上普遍存在的现象,“回扣费”已纳入发票价中,国家利益被某些不法采购人员或所谓的“关系单位、关系人员”以“合法”的形式拿去了。材料发票管理混乱,材料经销部门给他们一定的好处费就可任意开发票,甚至个别经销商、个体户利用自己手中的空白发票,随意填写单价,并且虚开发票已成了个体工商户创造经济效益的工具,防真手法更加严密,给经营管理工作带来了很大的难度。以上可以看出,如果单单用发票价控制和调整价差,必将造成材料价格的不实或失控。
(2)企业随着安全管理工作压力的逐步加强,领导的主要精力放在安全生产上,而物资的采购则多是分散在全国各地。质量、价格不一,规格型号不一,采购空间大,加上当前物资采购处于买方市场且内部控制制度的不完备,这就给某些不法采购人员创造了很多的“有利条件”,如当前社会上经常出现的舍近求远现象,打着“照顾关系”或“领导授意”的旗号随意订货定价现象,为了照顾个人关系,人情关系,质量好的价格低的不买,反而采购价格高的质量差的产品,这样不仅影响了工程质量,带来安全隐患,而且增加了成本。显然,有些旧的管理模式已不能适应当前的经济发展。因此,按照国家法律法规和上级管理规定,制定和完善材料采购的管理方法、制度,规范运作程序,是企业经营管理的一项重要任务。
二、对物资采购及控制的几点作法
1、加强领导,建立健全管理机构,配备政治素质高的采购人员,把那些经验丰富,事业心强的优秀人才,充实到采购队伍中来,提高采购人员的整体素质
加强职业道德培训,对采购人员进行教育,树立正确的人生观、价值观,并时刻保持清醒的头脑,不受社会不良风气的影响,杜绝在材料采购中拉关系拿回扣。健全企业内部审计制度,对发现劣的迹象,要发挥组织部门关心干部、教育干部职能,引导职工上进,建立一支高素质的采购队伍,是企业发展的关键和希望,在激烈的市场竞争中才能站稳脚根,适应社会主义市场经济的需要。
2、建立市场调研制度,确保价格的真实性
在市场调研中,价格的浮动比率很难掌握,电话咨询是一种价格,现场与供应商洽谈又是一种价格,钱货即时交易和期货交易又是一种价格。掌握市场行情建立信息网络,在市场信息中优选价格,是一项系统的工程。首先,要有重点的和一些经销商形成长久的合作关系,利用经销商掌握的信息资源来了解市场,间接地了解其他物资的市场价格,做到统筹兼顾。其次,积极主动的开展营销策略,广交天下朋友,新企业为了使自己的产品打开市场,同等材料比知明度高的企业价格要低,因此,在抓住新企业的上市心理,保证产品质量的前提下,大胆降低材料价格积极与之协作。最后,为了更加准确的掌握市场物资动态,订阅物资传真快迅,并由专人分析总结,定期向采购人员发布指导价格,指导采购;利用信函和电话征求价格,优选价格,如生产用的钢材、木材、水泥等物资把规格型号、材质、数量等内容向周围供应单位发出求购信函或电话,请供方单位报价,从几个单位的报价中优选价格,再进一步与供方洽谈降低及购买事宜,达到降低材料采购成本的目的。
3、材料价格实行限价控制
主管部门组织有关科室到材料供货地点进行调研,并形成调研报告。材料的原始价格,加上运杂费、采购保管费来确定材料最终结算价,根据调研情况一季度公布一次材料价格,半年发布一次材料限价。节约部分纳入生产考核,超出部分由采购单位自己承担。
4、成立专门的验收小组,组建专家库
设备、材料、工器具的验收专业性比较强,从表面看是看不出实质性的问题的,有时还要借助一些工具作一些实验。成立验收组,组建专家库,成员独立性的开展工作,不受任何组织和团体的干涉,谁验收的物资,谁对质量负责任。对于降低采购成本业绩突出的采购人员、严格履行职责的物价管理人员、质量监督人员采取加大奖励的措施。对于利用企业采购业务以权谋私、贪污受贿、损害企业利益、造成企业资产流失的直接责任人及主管人员,依法追究责任,处犯刑律的,移交司法机关处理。
参考文献:
[1]王艳.企业物资采购活动中的会计风险控制[J].会计之友(下旬刊),2010;7
[2]于波.国有企业物资采购的管理途径[J].辽宁经济,2010;7
(责任编辑:罗宁)
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