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港口企业如何在物资采购流程中贯彻“5R”原则

作者:未知

  采购和供应商管理是所有企业都无法回避的重要管理问题,其对维持企业正常运行、提高企业竞争力有着极其重要的现实意义。采购管理作为港口企业生产经营管理过程中的基本环节,越来越受到港口企业的重视。规范采购和供应环节已经成为港口企业可持续发展战略的重要组成部分,有利于提升港口企业采购管理的专业化水平,降低采购成本,提高采购效率。
  1 采购管理的重要性
  (1)采购管理是港口企业的利润杠杆。采购管理存在利润杠杆效应:假设某企业的税前利润率为10%,那么该企业每收入10万元,将获得1万元利润;如果该企业将10万元收入中的5万元用于采购原材料,并且经过努力使采购成本降低2%,则利润将增加1 000元;而若要通过增加销售额来获取这元的利润,则须使销售额增加10%。显然,通过改善采购管理使采购成本降低2%是可行的,但对于成熟的市场来说,使销售额增加10%却不是一件容易的事情;因此,港口企业想方设法优化采购管理,以增加企业利润。
  (2)采购管理是港口企业服务质量的保证。采购管理能够间接提升码头操作标准化水平、码头设备完好率和码头作业效率,从而增强港口企业竞争力。采购策略不当会使港口企业服务质量和形象受到影响,例如:虽然一些物资采购价格便宜,但在其使用过程中问题不断,这会大大增加其使用总成本;假冒伪劣物资则会使企业蒙受更大的经济损失。可见,加强采购管理对提升港口企业核心竞争力具有十分重要的意义。
  2 采购管理的基本原则
  企业在采购过程中应当遵循的基本原则是:在适当的时间(right time)以适当的价格(right price)从适当的供应商(right supplier)处购买适当数量(right quantity)和适当质量(right quality)的物资。上述原则简称“5R”原则。
  (1)适价原则 价格决定采购成本,因此,价格是企业在采购活动中最关注的要素。物资价格不仅与物资种类、客户购买数量和购买行为持续时间及市场供求关系有关,而且与采购人员对该物资市场的熟悉程度有关。采购人员可以通过多渠道询价深入了解市场,以便进行比价。
  (2)适质原则 港口服务要求“四低三短”,即安全事故率低、质量事故率低、投诉低和成本低以及船舶在泊时间短、车辆在港时间短、窗口服务耗时短。如果采购物资的质量达不到使用要求,不仅会增加企业的使用成本,而且会降低企业的服务质量和服务效率,甚至引发安全事故。
  (3)适时原则 在企业已经确定采购计划的情况下:若物资未如期送达,则会导致设备不能按时出勤,影响企业的生产组织,降低服务质量;若物资提前送达,则会造成库存过多及采购资金积压,增加企业的资金成本。可见,交货时机对企业十分重要。
  (4)适量原则 虽然批量采购有可能获得一定折扣,但会积压采购资金;因此,合理地确定采购数量相当关键。采购人员不仅需要监督供应商准时交货,还要强调按订单数量交货。
  (5)适商原则 通过发现、筛选、调查等手段选择有资质、守信用、具有较高服务能力和质量管理水平的供应商是采购管理的关键环节,也是决定采购原则能否落实的关键因素。
  3 港口企业如何在物资采购流程中贯彻
   “5R”原则
  港口企业对采购物资实行全生命周期管理,即跟踪记录物资从采购入库到最终报废出售的全过程。港口企业只有在物资采购流程中贯彻“5R”原则,才能有效地计划、组织、指挥、协调和控制采购过程,发挥采购的最大价值。
  3.1 提出需求
  港口企业提出采购需求的部门主要是一线操作部门,采购部门在审核采购需求时主要应当关注“5R”原则中的适量原则和适时原则。在适量原则方面:如果物资需求可以通过维修来满足,则无须采购;如果物资有库存,则可以减少采购数量;如果物资无库存,则审核采购数量的合理性。在适时原则方面:审核采购时间是否合理,是否既能够满足现场生產的要求又不造成库存和资金成本浪费。采购需求审核完毕后,采购部门编制采购计划,随即进入采购环节。
  3.2 实施采购
  此环节关注的重点是“5R”原则中的适商原则和适价原则。在适商原则方面,可以根据港口企业采购物资的种类和价格选择供应商:对于钢丝绳、轮胎等大宗物资或机油、滤芯等价格不高但用量较大的物资,可以在年初采取招标的方式选择定点供应商,通过规模采购来降低采购成本;除此以外的物资,可以按照价格选择供应商。对于价格低于我国《招标投标法》规定额度的物资,可以通过询比价或邀请报价的方式选择供应商。港口企业一般通过直接寻找、第三方推荐、供应商自荐等方式挖掘供应商,然后采取电话询问、现场走访、市场调查等方式从资质、信誉、服务能力和质量、管理水平等4个维度入手对供应商进行筛选,最终确定进入企业供应商库的供应商名单。对于价格处于我国《招标投标法》规定额度以内的物资,按照规定采取公开招标或邀请招标的方式选择供应商。供应商确定后,港口企业与供应商签订采购合同并发出订单。
  3.3 交货验收
  交货验收环节关注的重点是“5R”原则中的适质原则、适量原则和适时原则。交货验收环节主要从规格、型号和外包装等方面把控物资质量,同时需要清点物资数量,避免实际采购物资质量和数量与订单要求不符。交货时间也是该环节重点关注的对象:若交货时间提前,则会导致物资库存时间延长,从而降低存货周转率,增加企业资金成本;若交货时间延后,则会影响设备正常使用,降低企业服务效率。对于在交货验收环节发现的问题,采购部门应将其及时传达给供应商,以免再次发生类似问题;同时,对发现的问题进行记录存档,以便年底评价考核供应商。
  3.4 安装使用
  物资安装使用环节关注的是“5R”原则中的适质原则。在交货验收环节,仅对物资外包装进行检查,物资真正的性能质量在实际使用环节才能体现。相关部门记录物资初始安装时间和报废时间,从而了解物资的实际使用寿命。如果物资实际使用寿命与合同约定相同或长于合同约定,说明物资质量满足要求;如果物资实际使用寿命短于合同约定,说明物资质量与要求不符。对于质量不达标的物资:一方面,通知供应商整改,并在付款时扣减质量不符合要求物资的款项;另一方面,将该批物资列入对供应商的评价考核内容中,以便港口企业遴选优质供应商。报废物资可以存放在报废备件库中,以便统一出售可回收物资;对于不宜回收的物资,按照我国《环境保护法》的要求做好报废物资处理。
  (编辑:曹莉琼 收稿日期:2019-01-31)
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