有效实施ERP促进企业管理
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作者: 赵 阔
[摘 要]ERP是国内外先进的管理信息系统之一,在大中型企业中得到广泛运用,但ERP在实施过程中仍存在些问题,运行成功率较低。本文主要分析了ERP在实施过程中容易遇到的问题,并提出适当的对策和解决方法。
[关键词]ERP 管理模式 业务流程优化
在ERP逐渐成熟并迎来普及时代的今天,ERP作为一种面向供应链管理的现代企业管理思想和方法,ERP得到了大多数企业的认可,应用ERP的企业逐步增多,但企业ERP的实施并不是一帆风顺的。ERP 作为一个系统工程,在中国近十几年的历程中,既有非常多的成功典范,也有不少的失败案例。怎样有效地实施ERP,促进企业管理,是众多企业越来越迫切需要解决的问题。
一、ERP的概念和主要作用
1、ERP的概念
ERP(Enterprise-Resource-Planning),也称企业资源计划系统,是指建立在信息技术基础上,以系统化的管理思想,综合管理企业核心业务(生产―资材―销售―人事―会计),控制整体活动的计划与进行状况,以及实施整个企业经营管理的软件。
2、ERP的主要作用
(1)革新管理模式
ERP是集企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。实施ERP系统涉及到企业管理的方方面面,对创新管理模式、挖掘资源潜力具有重要的现实意义。管理思想是ERP的灵魂,ERP基于管理模式和组织结构的转变,提出一整套旨在促进企业效益提高的管理系统标准,涉及到管理模式、管理手段和信息系统等环节。
(2)优化业务流程
ERP能够在多种生产类型或混合型环境中以灵活机动的方式组织生产经营,支持离散式管理或流程式生产,是优化生产业务流程的催化剂。优化业务流程旨在对市场做出快速反应。由于信息技术的引入,ERP要求对“客户―企业―供应商”组成的整个供应链进行新的设计,消除业务处理中的重复性劳动,针对企业规模、产品、技术、市场、资金及股东利益重新审视业务流程,采取适应性、协调性管理,实现业务处理的合理化、标准化、规范化,重视新产品的研究开发,开展广泛的国内外合作。
(3)实现信息集成与效益增值
当今社会正在向知识经济时代迈进,信息成为现代经济的主导。ERP系统具有信息集成的特征(包括财务管理、供应链管理、人力资源管理等模块),实现企业信息系统和管理系统的规范化、透明化、精确化,避免传统企业在规模扩大、业务激增后出现的信息流动不畅、缺乏协同能力的“信息孤岛”问题,使信息传递得到根本改善。
二、ERP运行过程中常见问题
1、企业的需求不明确,选用软件时未经谨慎考虑
企业对于当前最迫切需要解决的问题以及ERP系统是否能够解决,未经过成熟的思考和可行性分析,也缺乏对于企业是否具备实施ERP项目所要求的条件的科学论证。在风险管理方面没有充分结合软件特性和公司环境做出谨慎选择。
2、培训工作不到位
全员的培训上存在着贯彻不到位的问题。领导的培训存在的问题尤大,思想没有完全转变,在以后的实施中都不能很好的配合ERP系统实施决策;员工积极性高,可是仍然存在着培训面不广、没有持续扩大培训的问题;在开发商方面,也压缩了培训的时间和培训量,使前期准备工作大大缩水。
3、企业初始实施ERP项目时,个别流程设置往往不到位,需要在运行中进一步改进
例如:笔者所在单位ERP运行初期,仓库保管员依据车间领料员手工填写的领料单发料,然后据此在ERP中录入“材料出库单”。如果我们改由车间领料员直接在ERP中录入“材料出库单”,库管员据此发料,并审核记账,这样就极大地减轻了库管员的工作量,并保证了材料发出数量、金额在ERP中的实时体现。
4、因企业设帐不规范给ERP系统带来的缺陷
比如:有一家企业规定,按“各级存货类别的第一个字母+品名+规格”的编码规则对存货进行编码记入ERP“存货档案”栏。但该企业在设置存货类别时,没有在一级类别“设备”下,按照税法规定分设“机器机械设备”“器具工具家具”“运输工具”“电子设备”四个子目,而是错误设成“一期工程设备”“二期工程设备”“三期工程设备”三个子目。这样产生的不良后果是:一是尽管实质上该企业一、二、三期所用设备均相同,但由于编码不同,不得不对第二、三期工程设备重新编码记入存货档案,造成大量重复劳动和存货档案的混乱;二是因没有按税法规定对设备进行分类,不利于分类建立固定资产卡片,合理计提折旧。
5、ERP基础管理档案缺失
部分企业的ERP系统实施结束时,ERP实施顾问没有帮助企业及时对ERP的系统管理设置和各项业务流程设置备份档案。运行中,一旦出现黑客修改系统管理设置或业务流程设置的情况,企业没有档案可比对识别,也无法比照档案恢复,给ERP的正常运行带来较大风险。
三、企业有效实施ERP的对策和解决方法
1、企业要明确自身的需求,作好ERP的选型工作
各个企业实施的ERP项目中所覆盖流程、流程中要求的功能点不尽相同。不同的ERP 供应商在所适应的行业范围、覆盖的业务流程、产品功能的全面性、与第三方软件的集成性、可扩展性、二次开发难易程度等方面各有千秋。因此,在选择合适的ERP软件供应商时,企业要做好需求分析,注意成本的合理性,应该根据自身的需要和承受能力量体裁衣,对其ERP软件供应商的产品和服务是否贴近企业的经营模式,能否满足企业的需求进行考察。
2、加强培训,提高认识
培训是成功实施ERP系统的重要因素。ERP项目培训的主要目的是改变思想、提高认识。思想不统一绝不能进入实施阶段。为了增加人们对ERP 相关知识的了解和规范管理人员的行为方式,要通过培训使各级管理人员不仅明确什么是ERP,它的实施将给企业带来哪些变化,并明确实施ERP后各个岗位的人员如何适应新的工作方式。培训最好采用授课和现场培训的方式进行,对ERP理论、ERP软件系统功能、使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训。
3、在ERP实施前,企业一定要做到规范设帐
企业在实施ERP系统前,一定要多学习先进企业的财务管理经验,科学设置账目,努力提高自身的会计核算水平和财务管理水平,为ERP实施奠定一个扎实的基础,避免因自身设帐不规范,给ERP系统带来缺陷。
4、业务流程优化
ERP之所以在我国的成功案例不多,正是因为我国企业的组织结构、业务流程繁冗陈旧,不能适应ERP所倡导的同意数据管理及资源共享。如果企业没有对整体业务流程进行优化, 而只是通过ERP软件替代原先的手工作业,那么ERP系统的运用将很难取得预期目标,甚至导致应用失败。因此业务流程的重组是ERP实施的关键问题。
企业的流程优化是一个持续渐进的过程,ERP系统的实施只能为企业搭建一个初步的流程结构框架。流程的不断优化需要ERP系统上线后,在具体业务人员的使用过程中不断加深对系统的了解,不断积累经验,联系业务实际,提出切实可行的流程和系统优化方案。通过流程优化来确定企业现有流程中哪些是关键流程,明确这些流程与ERP 软件中的标准流程有多大差距,应该分清主次,优化改进。如果ERP标准功能不能满足个别流程的需求,就必须进行二次开发。适度的二次开发既可解决企业特色问题,又使流程更加通畅。这样,才能用好用活ERP系统,最终优化出一个符合企业实际的管理流程特色的ERP系统。
5、整理并保管好ERP的基础管理档案
各种基础管理文档在ERP实施结束时,应要求实施顾问协助整理出有关系统管理设置、各类业务流程设置、各类基础档案设置的电子文档和纸质文档,经相关领导签字后要妥善保管,确保各种设置的可追溯,为今后的规范管理奠定基础。
四、结语
作为一种先进的管理思想和手段,ERP从思想上剔除旧观念,注入新观念,使规范化管理与国际惯例接轨,市场资源获得最佳配置,提高资金利用率与生产效益,增强企业凝聚力,达到双赢、多赢的目的。应用ERP是促使我国企业管理科学化、合理化、规范化的有力手段,也是增强企业竞争力的重要方法。在实施的过程中必须把握科学性并不断改进,才能让企业在日益激烈的竞争环境中立于不败之地。对于如何更有效的改变ERP 实施成功率低的现状,还有待我们进一步探究。
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(责任编辑:董晓磊)
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