浅谈会计电算化的风险防范
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作者: 姚晖
[摘 要]会计电算化的优势不言而喻,但是会计电算化中存在的风险也不容小觑。本文分析了会计电算化的作用,并对会计电算化存在的问题以及风险防范对策进行了探讨。
[关键词]会计 电算化 风险 防范
一、引言
我国的会计电算化始于30年前,经历了认识起步、推广应用和普及提高3个阶段,现在以为大多数单位所接受,成为财会工作的一种趋势,可以说会计电算化是会计发展史上的又一次重大革命。会计电算化一词是1981年中国会计学会在长春市召开的“财务、会计、成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出来的。会计电算化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称,是用电子计算机代替人工记账、算账和报账,以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程,其目的是提高企业财会管理水平和经济效益,从而实现会计工作的现代化。通俗地说,会计电算化就是主要以会计信息系统为中心,集中于会计信息系统的开发和使用,为企业管理信息系统而服务的。会计电算化简言之就是在会计工作中以电子计算机代替手工方式对会计业务进行处理,并部分代替人对会计信息进行整理、加工、分析、预测以及对经济活动的决策。会计数据往往是企业的机密,在很大程度上关系着企业的生存与发展,应该将会计电算化提高到一个系统的高度,会计信息的安全性对会计电算化工作的正常运行十分重要,这也要有清晰的认识。
二、会计电算化的作用和安全现状
毋庸置疑,会计电算化带来了极大的好处,人力成本的节省、计算效率的高效,而且精度高,这些都是会计电算化得优势所在,具体地,包括如下几方面的作用:
(1)提高了会计数据处理的实效性和准确性、提高会计核算的水平和质量、减轻会计人员的劳动强度,人力成本也得到了降低。
(2)提高经营管理水平。使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变,为管理信息化打下基础,真实、实时的会计信息的综合为企业的管理提供了数据基础。
(3)推动会计技术,方法,理论创新和观念更新,促进会计工作的进一步发展,技术的创新也会不断推动理论的创新。
会计电算化虽然已经有几年的历史了,并且在实践中也得到了广泛地应用,但是安全性是从会计电算化产生一直到现在都没有很好解决的问题,会计信息系统的安全性、保密性、可靠性较差是当前存取的普遍现象。财务上的数据,是企业的绝对秘密,在很大程度上关系着企业的生存与发展,如果财务数据信息泄露会给企业带来严重影响。
目前国内的软件虽然有很多,但是能够有效保障信息安全的并不多,即便一些优秀的软件在进入系统时加上诸如用户口令、声音监测、指纹辨认等检测手段和用户权限设置等限制手段,但系统一旦瘫痪,或者受病毒侵袭,或者突然断电,很难恢复原来的数据。而且信息安全是一个常说常新的话题,入侵技术更新换代,就要求信息安全的保障也应该与时俱进,不断改进。
三、建立会计电算化内部管理制度是安全的基础
(1)会计电算化不是简单的一套软件系统,是贯传企业财务活动的一整套系统,其中涉及的环节较多,所以存在的不安全因素也比较分散。所以开展会计电算化的单位应根据工作需要,对于会计电算化中涉及的每个环节都给与足够的关注,建立健全适当的包括会计电算化岗位责任制、会计电算化操作管理制度、计算机硬软件和数据管理制度、电算化会计档案管理制度的会计电算化内部管理制度,保证会计电算化工作的顺利开展。
(2)会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位,每个岗位执行不同的功能。基本会计岗位可包括:会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等工作岗位。电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位。明确每个岗位的具体工作职责,制定相关的安全操作制度,确保会计电算化工作有章可循。
根据企业实际情况,购买或自行开发适合企业需要的会计软件,购买商品化会计软件时一定要选择正版会计软件,而且要选择业内口碑好的软件开发商,这样才能保证企业财务数据的稳定。
四、系统安全保障的几点建议
(1)硬件设备的正常运行是整个系统运行的基础,而硬件设备的安全也是系统安全的基础,要保证机房设备安全和计算机正常运行是进行会计电算化的前提条件,对于机房设备应该制定严格的保养和维护制度,做到定期检查和定期保养,需要专人管理,保持机房和设备的整洁,防止意外事故的发生。
(2)确保会计数据和会计软件的安全保密,防止对数据和软件的非法修改和删除; 对磁性介质存放的数据要保存双备份;制定机房管理制度,进行必要的内部控制,并严格贯彻执行,如,实行用户权限分级授权管理,建立进入网络环境的权限制度,加强对计算机病毒的安全防范措施,做到防病毒软件的及时更新,并建立会计信息资料的备份制度等,为事后恢复提供保证,使得损失最小化。
(3)软件系统的安全是至关重要的,包括软件的正常无误运行,还包括软件软件的可维护性以及扩展性能,同时需要对软件供应商的软件升级和漏洞程序予以高度关注,时刻保持软件系统的安全性。另外,作为软件系统正常运行的操作系统平台,也需要及时更新系统补丁和漏洞,安装正版的杀毒软件也是能够提高系统安全性的可行的办法。
(4)健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施,保证会计数据的完整性;做到专机专用、专室专用,不能节约成本的地方坚决不节约,财务用电脑加装UPS,以防突然断电而导致数据丢失。
(5)健全必要的防治计算机病毒的措施。
参考文献:
[1] 唐亮,许诺。浅议我国会计电算化应用中存在的主要问题及对策。网络财富,2009年第30期
[2] 何艳萍。浅谈会计电算化的发展。山西师范大学学报,2009年第23期
[3] 杨新刚。浅谈我国会计电算化与信息化的应用及未来发展。科技情报开发与经济,2009年第25期
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