浅谈施工项目管理中的商务沟通
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作者: 王 辉
摘要：当前建筑业是典型的基于项目的行业，项目管理的基本思想在建筑业中得到广泛的应用。本文借鉴商务沟通机制在企业理论的应用思路，把组织看做一个信息系统，商务沟通机制就是用于分析组织内部的信息结构和由此产生的激励问题，反映了组织的内部特征。本文为此具体探讨了施工项目管理中的商务沟通内容与措施。
关键词：建筑施工 项目管理 商务沟通
项目是一种经济组织，是一种资源配置的方式，项目管理中的有效沟通对其经济活动成果有巨大的影响。在团队理论看来，有效的沟通活动取决于项目内的信息分配方式，信息是影响决策的重要因素，其处理的方式对决策效果有直接的影响。但是项目管理的商务沟通在不同的主导模式有着不同的特点。本文将以新制度经济学的基本理论为工具，研究项目管理中的商务沟通。
一、施工项目管理中的商务沟通
1、项目商务沟通的定义
商务沟通是项目管理的一项重要工作，要取得一个项目的成功，沟通具有重要作用。沟通可使矛盾着的各个方面居于统一体中，解决它们的界面问题，解决它们之间的不一致和矛盾，使系统结构均衡，使项目实施和运行过程顺利。在整个项目实施的过程中，存在着各式各样的沟通工作，如：项目目标因素之间的沟通；项目各子系统内部、子系统之间、子系统与环境之间的沟通；各专业技术方面的沟通等。通过沟通，不但可以解决各种协调的问题，而且还可以解决各参加者心理和行为的障碍和争执。在项目管理中，虽然在项目管理工作中计划管理是龙头，但如果该计划没有进行事前的良好沟通，在详细的计划也只是项目管理者的一厢情愿，不能得到广大管理者和执行者的大力支持，不具备良好的可操作性和实施性，最终可能会因为无法进行良好的沟通协调而使计划夭折。可以说管理离不开沟通协调，沟通协调渗透于管理工作的方方面面。
2、项目商务沟通的困难
由于项目组织和项目组织行为的特殊性，使得在现代工程项目中沟通十分困难。尽管有现代化的通讯工具和信息收集、存储和处理工具，减少了沟通技术上的和时间上的障碍，使得信息沟通非常方便和快捷，但仍存在着很多困难：(1)现代工程项目规模大，参加单位多，造成每个参加者沟通面大，各人都存在着复杂联系，需要复杂的沟通网络。(2)现代工程项目技术的复杂、新工艺的使用、专业化和社会化的分工。以及项目管理的综合性和人们的专业化分工的矛盾增加了交流和沟通难度。特别是项目经理和各职能部门之间经常难以做到协调配合。(3)由于各参加者有不同的利益、动机和兴趣，则有不同的出发点，对项目有不同的期望和要求，对目标和目的性的认识不同，则项目目标与他们的关联性各不相同，造成行为动机的不一致。作为项目管理者在沟通的过程中他不仅应强调总目标，而且要照顾各方面的利益，使各方面都满意。这就有很大的难度。
3、项目商务沟通的主要内容
1)项目经理与业主的沟通
业主代表项目的所有者，对项目具有特殊的权利，而项目经理为业主主管项目，必须服从业主的决策、指令和对工程项目的干预，项目经理的最重要的职责是保证业主满意。要取得项目的成功，必须获得业主的支持。
2)项目管理者与承包商的沟通
承包商必须接受项目管理者的领导、组织、协调和监督，项目管理者应让各承包商理解总目标、阶段目标以及各自的目标、项目的实施方案、各自的工作任务及职责等，应向他们解释清楚，作详细说明，增加项目的透明度。
3)项目经理部内部的沟通
项目经理领导的项目经理部是项目组织的领导核心。通常项目经理不直接控制资源和具体工作，而是由项目经理部中的职能人员具体实施控制，则项目经理和职能人员之间及各职能人员之间就有界面和协调。他们之间应有良好的工作关系，应当经常协调。
二、加强施工项目管理中的商务沟通措施
1、积极使用协商解决法
在大目标和共同利益一致的前提下。项目管理中的双方或者几方的分歧属非对抗性或暂时性的情况时，采用此法是比较好的。在冲突发生之后，由双方各派代表，本着协商的原则。要求双方顾全大局、求同存异、互让互谅、互相做出积极的让步，以促使冲突得以解决。协商的实施包括确定协商的时间、地点和进度。首先，双方应确定协商何时开始，并注意到对方何时准备好进行协商，为了使协商结果有益于项目的建设，双方应当及时实施并完成协商。其次，双方应选择协商的地点，包括避免干扰、获得心理上的优势以及可以使用的人员、装备及服务等因素。最后，双方应确定协商的速度。即使一方没有迫使另一方接受一个限期，由于协商结果带有时间性而需要迅速结束协商。
2、合理使用权威解决法
当双方的冲突经过沟通和谈判都不能解决时，这时则由上级主管部门做出裁决，通过组织程序迫使冲突双方接受上级提出的解决方案。这种权威解决法主要是采取强制手段解决冲突，因此，这种方法往往不能从根本上解决问题。一般情况下不宜采取这种方法。但在某些特殊情况下，为了不失时机地完成某项任务，领导者必须当机立断，应用自己的权威及时地解决冲突。
3、慎重使用诉讼解决法
当矛盾冲突上升到激烈的时候，冲突双方可以通过法律诉讼的方法来解决冲突。在冲突中处于弱势地位的一方往往会首先拿起法律的武器。在建设工程项目的实践中，由于各参与方之间的利益相互纠缠得很深，很多时候，在冲突中处于弱势地位的承包商或监理单位在面对业主时。考虑到以后业务的进展或下一个项目的延续，往往会先行妥协，此时，冲突的双方不致于闹到要法庭上见的地步。
4、完善信息化沟通措施
在当前商务沟通中。我们要借助现代信息技术，建立高效的沟通管理系统，充分利用现今最新的网络和通信技术，提高企业运营中的沟通效率，加强企业管理的智能化。信息传递要贯彻多快好省的原则。所谓多，是就数量而言，即在单位时间内传递的信息数量要多；快是就速度而言，即信息传递要迅速及时，一条很有价值的信息，如果传递速度过慢，就可能变得毫无价值；好是就质量而言，即要消除信息传递中的种种干扰，保持信息的真实性；省是就效益而言，要求在较短的时间内，化较少的费用，传递尽可能多的信息。在信息传递的过程中，这几方面相互联系，相互制约，我们在应用过程中需要全面的加以协调。现代企业管理方式下的沟通协调管理工作，必须要有大量的信息数据来进行支持，以保证沟通工作能顺利开展。
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