基于供应链管理的人力资源外包流程设计
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作者: 任翔
［摘 要］ 人力资源外包是现代企业经营管理的一个新趋势，也是许多企业目前面临的一个难题。本文从供应链管理的角度探讨了人力资源外包流程的设计。
［关键词］ 供应链 供应链管理 人力资源外包 流程设计
一、供应链管理及外包概述
目前，在经济全球化条件下，企业的市场竞争日益加剧，产品更新换代加快，人们对产品需求也呈多样化趋势。由于需求拉动、技术推动和竞争驱动的综合作用，导致企业运作模式发生变革，引起运作理念和竞争策略的转变。21世纪的市场竞争，实质上不是单个企业之间的较量，而是供应链与供应链之间的竞争。
供应链，一般而言是指企业从原材料采购、运输、加工制造、分销直至最终送到顾客手中的一系列环环相扣的链条。供应链管理近年来逐渐成为管理领域的焦点问题，引起许多学者和企业界人士的重视。供应链管理是一种基于“竞争――合作――协调”机制的运作模式，它以分布企业集成和分布作业协调为保证，注重企业的核心竞争力，强调根据企业的自身特点，在某一点形成自己的核心竞争力，这必然要求企业将其他非核心竞争力业务外包给其他企业。
据美国《财富》杂志报道，目前全世界年收入在5 000万美元以上的公司，都普遍开展了业务外包。2007年全球业务外包规模达到2021.24亿美元，2008年扩张至2173.87亿元，增长7.6%。由于企业核心竞争力的不同，企业在选择外包领域时各有不同，采购、制造、研发、市场营销等企业的主营业务活动实现了外包，人力资源管理、财务管理、物流管理等这些企业的辅助业务活动也在逐渐实现外包。
二、供应链视角下的人力资源外包
人力资源外包，是指企业基于自身的发展战略，将原先由企业内部完成的人力资源工作，部分或全部交给外部的专业化人力资源服务企业完成，以提高效率、降低成本。
人力资源外包是企业经营模式的重大创新，也是目前在国内发展潜力巨大的生产性服务业。它分为两大类：人力资源派遣和人力资源管理外包。人力资源派遣是一种针对企业灵活用工需求的全新的人力资源市场配置方式，人力资源派遣公司根据用人单位的需求选择合适人才，并与之确立劳动关系，然后将员工派遣到用人单位完成岗位工作。而人力资源管理外包包涵的内容则更广泛。本文主要研究的是人力资源管理外包。
根据供应链管理理念，人力资源管理外包应渗透到企业内部的所有人事业务，包括人力资源规划、制度设计与创新、流程整合、员工满意度调查、薪资调查及方案设计、培训工作、劳动仲裁、员工关系、企业文化设计等方方面面。人力资源管理外包正是通过供应链管理的合作机制、决策机制、激励机制和自律机制等来实现最大限度地发挥出供应链整体的力量，达到供应链企业群体获益的目的。
三、人力资源管理外包影响因素分析
由于人力资源管理外包涉及的业务内容较多，范围较广，因此实施人力资源管理外包的企业和外包服务商之间是一个开放的复杂系统。在这个系统中，供应链合作伙伴之间的相互关系具有较大的复杂性，合作关系受一定因素的影响，其相互活动过程中必然存在隐患。
目前，国内企业的人力资源管理外包主要受到以下因素的影响和制约：
1.企业对人力资源外包的发展趋势认识不足。“人力资源”这个概念从引进到逐步接受，在中国也只是二十年左右的时间。对于人力资源外包这一管理创新缺乏了解，对人力资源管理外包更是认识不充分。虽然已有不少国内企业迫于成本压力使用了人力资源外包，但基本上还只是处于人力资源派遣的初级阶段，大多数企业并未认识到人力资源管理外包的真正作用。国内一些企业负责人错误地认为纵向一体化、“大而全”、“小而全”才是企业实力的表现，认为人力资源外包是“皮包公司”的行为，人力资源只有全部掌握在自己手里才是最有效、最可靠的。另外，在中国的外资企业虽然已广泛应用人力资源外包，但它们都视此为企业的重要竞争手段，不愿向外界宣传。
2.外包行业的运作存在法律隐患。我国人力资源外包行业仍处于“粗放式发展”阶段，人力资源外包的从业门槛较低，从业人员素质参差不齐、专业化程度不高。另外，我国尚无完善的法律法规去规范猎头及其他外包行业的运作。现有的《劳动合同法》只是对劳务派遣做出了简单的规定，对于人力资源管理外包的法律规定尚属于空白区。一些非法中介机构的违规经营，使服务商的诚信度大打折扣。外包服务商的质量和专业素质已成为企业最应关注的也是风险最大的因素。
其次，人力资源外包实际上涉及到的是两个合作公司和外包人员三方利益平衡的问题。由于没有统一的行业规范，平衡三方利益主要是靠两个合同：外包公司和外包人才的合同、外包公司和目标合作公司的合同来保障。因此，三方劳务派遣关系下的责任归属问题也是人力资源外包中应考虑的重要问题。
第三，企业在外包合作过程中必须向服务商披露大量信息，特别是在人力资源规划等项目中，往往会涉及到人力资源以外的如市场、技术等方面的信息。虽然目前国内的服务机构在合作时都会与企业签订保密协议，但由于我国目前相关法规的不健全，一些运作不规范的外包商有可能泄露企业经营管理方面的机密信息。特别是如果外包商因经营不善而倒闭，那么企业的合法权益将得不到保护。
3.人力资源管理的外包服务不到位。虽然国内许多企业也在尝试将人力资源管理进行外包，但是企业对外包的服务质量往往是抱怨的多。造成这种服务不到位主要由两方面原因造成：
第一，企业自身与外包服务双方的适应性问题。一方面，服务提供商是否能够深刻理解、适应企业文化的特点，全面分析企业现状并对服务进行相应的客户化；另一方面，企业是否已准备好项目实施的平台，是否对外包服务本身适应，现有的组织机构设置、制度、相关人力资源流程、企业执行力等是否能够保证外包服务的效果等，都需要双方的适应磨合。
第二，用人企业与外包服务商之间往往会存在信息不对称，以及信息过滤的风险。从企业来讲，由于对外包业务的监控减少，使得企业从供应商处获得的信息不及时，以及信息在传递过程中被扭曲。而服务商出于对自身利益考虑，有可能对信息加以过滤，故意隐瞒重要信息。因此，企业就不可能获得全面准确的信息，进而影响企业的有关决策，造成逆选择。
从外包服务商来讲，它毕竟不如用人企业对自身情况的了解，企业也可能不提供详细的业务运作流程、企业的战略决策和政策等敏感信息，从而影响服务商的服务质量，使得服务不到位。
4.员工对人力资源管理外包的误解。在国内大部分员工的脑海里，人力资源管理是一个企业必不可少的内部管理职能。而现在随着人力资源外包在国内的不断发展，外包服务的内容已经逐渐涵盖了人力资源的主要职能。这使得在企业中原来的管理流程、职责分配、汇报关系及个人的职业发展定位都会有不同程度的改变。员工产生各种顾虑和猜疑在所难免。这些猜疑和顾虑的存在，会直接或间接地影响员工的工作情绪，从而加剧企业内部人员的流动，导致新一轮矛盾的加剧和内部冲突。另外，由于外包是利用外部人才来承担企业的内部职能，在外包的同时，若忽视了内部员工的作用，则会挫伤他们的工作热情，降低员工对企业的归属感，带来恶果。
三、基于供应链管理理念的人力资源外包流程设计
由此看来，人力资源管理外包可能会给企业带来各类隐患。为了规避这些隐患，企业有必要运用供应链管理理念，从与人力资源服务提供有关的供应商开始，环环相扣，直到服务到达最终用户手中，真正按“链”的特性改造企业外包业务流程，使各个节点部门都具有较强的自组织和自适应能力。
1.做好内部沟通，取得一致认同。人力资源管理外包对于企业而言是一项重大的决策。因此，在做出外包决定前，企业应采取会议、培训等形式，让员工知道外包决策的来由，并在公司管理内部沟通人力资源外包的认识，取得人力资源部、管理高层、相关部门等公司内部的支持和认同。特别是在进行如薪酬考核方案、人力资源制度设计等要求人力资源管理变革的外包项目之前，企业应当做好充分准备。应当做好对员工的宣传贯彻工作，营造变革的气氛，保证服务实施的效果；要在内部管理流程方面进行优化，为外包服务的实施搭建顺畅的通道。
2.成立外包实施小组，指定执行单位。人力资源管理外包往往很难由一个部门或少数几个人完成，因此，有必要建立一个团队来完成这个项目。例如，可成立由高层管理人员、人力资源部门、业务部门及相关人员代表组成人力资源外包实施决策小组，并指定人力资源部门为执行单位。共同决策，共同实施，让相关环节上的人员参与到工作中来，工作的执行才可能最大化得到各方面配合。
在转移外包过程中，要通过公开性的沟通、走动式管理等方式，证明公司仍然重视员工。在员工士气低落期间，管理人员必须向员工证明他们有耐心倾听他们关注的问题，并进行包括哪些岗位必须外包出去的决策前后的沟通。在这段时间，人力资源主管可推动高管及中层管理人员以会议和走动管理的方式，接触和倾听员工的希望与声音，让员工感觉到自己仍然得到了公司的关注与认可。
3.起草项目邀请，发出服务邀请。起草人力资源外包项目邀请书，阐明外包的目的并介绍项目相关情况，规定邀请截止日期和邀请服务商的标准，并注明允许服务商索要补充信息；收集当地人力资源外包服务供应商名单，向名单上的所有服务商发出邀请书。货比三家，确保自己获得性价比较高的服务。
4.约请见面会议，进行充分沟通。约请接受了邀请的合格服务商开见面会议，与服务商在会议上互动，详细讲明相关服务要求细节和项目细节，回答服务商的提问，并要求服务商在会后指定时间提交服务方案。服务方案要包括外包模式、服务项目、每个服务项目的服务流程和报价。允许服务商会后索要补充信息或允许服务商会后开展的调研工作。
5.确定外包模式，锁定服务项目。比较各种外包模式和服务项目，确定外包项目的最佳外包模式和服务项目，并要求服务商按照最佳外包模式和服务项目对每个服务项目的服务流程确认和报价。不同的外包机构针对相同的情况会有不同的外包模式和服务项目，而相同的外包模式和服务项目则往往会有不同的服务报价。因此企业应该吸取百家精华为我所用。
6.甄选服务商户，细化服务方案。确定两至三名服务商进行最终评比，要求服务商提交最终详细方案，包括外包模式、服务项目、每个服务项目的服务流程和报价、方案所涉及到的各种法律文本、服务质量监控参考指标、服务奖惩措施建议和意外补救措施等。另外，挑选的服务商必须是高信誉的并且使企业所要协作的工作是他们的长项、优势。
除了外包模式、项目、费用的物质层面沟通，企业和人力资源供应商还应相互了解彼此的企业文化、价值观念、用人方式以及对人性的各种认识，基于双方共识的基础上建立真正的信任合作关系；另外，双方应该在长期的合作关系基础上做出相应的承诺、签订相应的人员外包和租赁合同，只有如此才能保证协作的有效进行，促进企业的健康发展。
7.确定最终方案，选定商家签约。确定最后要签约的服务商，将方案最终修改签名确认后再签订合约，方案做为合同的附件存在。方案只有作为合同附件才具备法律效力，服务商方案只有具备了法律效力才可能真正起到约束作用。另外方案固定下来也能起到一个明确的指导作用，不会因为合作双方具体人员变动而影响项目的执行。
另外，在与服务商签订合同时，要特别注意考虑来自服务商方面的风险问题。在外包项目预期效果、阶段考核、信息安全、损失赔偿等方面的条款应当明确详细，不能有模棱两可的描述和各种误差。在特定的条件下，还应该加入相应的协商和议价条款，以完善各种合同条款。
8.指定监督人员，维护合同执行。人力资源外包并不是将工作负担移转给服务商，而是连结服务商的工作能量，为企业创造更大的价值。人力资源外包之后，企业还需要做很多日常的管理工作，需要适时监控外包服务商的服务质量和水平，更需要通过推行自律机制，更好地了解业内最先进的管理理念，提高人力资源部门的工作能力，进而提升企业的整体竞争力。这个过程中要做到以下几点：企业和人才服务机构树立“双赢”的管理理念，双方都应对对方的资产和利益负责；双方应定期沟通，以明确外包任务的完成情况或提供给服务商需要的各种企业的资料，了解、反馈租赁员工的工作情况等；企业应在法律和道德层面尊重人才服务机构和租赁的员工，保护他们的利益不受侵犯，保护租赁员工的人身安全和为他们提供相应的教育和培训机会。
9.人力资源管理外包的动态调整。外包的合作伙伴并不一定是一成不变的，应采取一种动态的观点去看待。根据现代供应链管理要求，为适应企业战略和市场需求变化的需要，节点企业需要动态地更新。在人力资源外包过程中，随着时间的推移，企业的经验曲线会越来越陡峭，越来越多的成本低质量高的人力资源工作可以从市场中获得，因此企业应根据人力资源部门及公司总体战略对外包项目做动态调整。
四、结束语
从现代企业的发展趋势来看，人力资源管理外包对于建立企业的核心竞争力有着一定的推动作用。而进行人力资源外包并不是简单复制其他成功企业的外包经验。因此，企业在选择外包项目时，除了参考自身状况外，有必要应用供应链管理的知识去进行人力资源外包项目的建设。
参考文献：
[1]刘 颖：企业人力资源与供应链管理策略分析. 山东纺织经济,2010(7)
[2]唐长虹:供应链运营环境之“机与险”.石油石化物资采购,2010（9）
[3]张世和: 企业供应链管理探讨.经济师,2010(9)
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