关于如何加强企业应收账款管理的探讨
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作者: 蔺红梅
应收账款,是企业因销售产品、材料、提供劳务等业务而应向购货方、接收劳务的单位或个人收取的款项。应收账款占用规模的大小和持有时间的长短对企业持续经营和发展具有重要的意义。应收账款周转不畅会给企业的生产经营活动造成严重影响,制约企业的正常生产和发展。所以,加强应收账款的日常管理,建立健全企业应收账款的内部控制制度,是盘活企业资金存量,提高资金的使用效率,防止资产流失,增强企业市场竞争力的一个重要环节,关乎着企业的兴衰存亡。因此在目前条件下对应收账款管理这个“老”而“难”的问题进行探讨依然有其理论和实践意义。
一、产生应收账款的原因
1.产生应收账款的外部原因,主要是由于市场不健全,法律制度不完善,社会信用体制存在缺陷,没有建立惩罚机制和制约机制,失信的成本远远低于手心的成本所导致。具体表现为:
(1)客户无力偿还。产生这种情况主要有三种:客户经营走向衰败,倒闭破产;产品扩张迅速,本企业资金有限,无法按期筹措到足够的偿付资金;客户偶然性原因出现了财务危机而无法支付。
(2)客户恶意欠账或诈骗。有的客户是有付款能力的,但却以各种理由拒绝还款,甚至当企业去收款时,干脆不理或玩搬家游戏消失了。
(3)客户为占压资金,故意拖欠货款。通常情况下,客户总是尽可能延后付款,来获得自身财务上的利益和交易的相对安全,即使是在成熟市场经济环境下的西方国家,货到时才付款和被提醒后才付款的客户也占大多数。
2.产生应收账款的内部原因,也是最根本原因:企业的内部信用管理存在严重缺陷,没有完善的信用管理体系。具体表现为:
(1)企业内部缺少独立的信用部门或未设专人管理应收账款业务,无法在销售收入和应收账款合理比例间进行科学有效的控制,增加了应收账款坏账的风险;(2)缺乏严格规范的赊销管理,内部控制制度不严;(3)事前风险控制意识淡漠或方法、技术不当,如对客户不了解就贸然签约,或选择的信用条件、结算方式不当增加了应收账款的产生;(4)回款业务开展不及时,造成逾期应收账款增多;(5)客户信息管理不善,客户资源无法有效利用;(6)企业销售激励与绩效考核中存在弊端。即销售人员为追求高额报酬,在不了解客户详情的情况下,盲目交易,加大了企业应收账款,甚至无法收回欠款。
二、加强应收账款管理的几点建议
1.实行现款交易。应收账款是企业的一项重要的流动资产,它承担着企业的销售收入向现金转化的使命,企业应收账款额度过大,势必造成企业流动资金短缺,经营效益无法提高,甚至面临经营危机。解决应收账款日益增长问题的最好办法,从一开始就防患于未然,避免他们发生,即采用现款结算。只有现款结算才能有效遏制不良客户的拖欠现象。当然要实现现款结算,企业必须首先练好“内功”,既要有过硬的产品质量,良好的售后服务,更要有严格的应收账款内部管理制度,制约销售人员的只顾销售,不问回款的过分行为。
2.严格完善合同管理制度。销售合同是规定双方权利义务的法律文件,是交易双方的行动指南。那么签订一份完整的合同需要注意哪些问题呢:
(1)签订合同之前,必须认真审查对方的真实身份和履约能力;(2)合同最好由本企业起草并执行统一的制式合同文本;(3)审查公司公章与签字人身份,确保合同是有效的;(4)签订合同时要严格审查合同各要素。要求合同各要素要齐全、准确和清晰,切忌模棱两可或含糊不清,为以后的收款留下了风险隐患;(5)约定信用监督条款;(6)约定争议管辖权条款;(7)约定合同签约地;(8)约定所有权保留款;(9)约定合同担保条款等等。
总之,一份完整合同,是日后一旦形成应收账款,相关人员及时催款的主要书面依据。
3.建立严格的应收账款控制制度。具体包括以下几个方面:
(1)明确管理应收账款的责任人,把应收账款的收回纳入到领导和员工的考核体系中来。目前,大多数企业的应收账款由销售部门或销售人员自己管理。这样做存在管理漏洞,缺少必要的控制环节,销售人员的行为应该由谁来监督呢?因此,仅由销售部门自己来管理并不妥当。一种观点认为,应由企业财会人员来管理。会计人员纵然对账务处理比较清楚,但对客户具体情况并不了解,所以简单归由会计人员来管理也并不合适。笔者认为:应有销售和财务两部门联合管理。首先,财务部门设专人依照每个销售责任人分别整理账单,定期汇集《应收账款控制表》分送业务人员及有关部门。其次,销售部门接到财务部门送来的《应收账款控制表》,督促业务人员及时收款。对于旧账未还、新账又欠的销售业务必须进行严格的把关,未经授权销售部门不得擅自办理产品出厂事务。再次,业务人员接到财务部门提交的《应收账款控制表》,依照有关合同规定,迅速落实相关的收款措施。如果发现账单中有不属于本人的应收账款,应当尽快通知销售、财务部门更正。对于一时难以收取的账款,业务人员必须与付款单位办理签认手续,以维护本公司的合法权益。最后,对应收账款实行终身负责制和第一责任人制。谁经手的业务发生坏账,无论责任人是否调离该公司,都要追究有关责任。同时对相关人员的责任进行了明确界定,并作为业绩总结考评依据。
(2)严格应收账款的记录制度。按客户设置应收账款台账,及时登记每一客户因收账款余额增减变动情况。由应收账款责任人定期编制应收账款余额核对表和对账单,但编制对账单的人员不能兼任记录和调整应收账款的工作。引进信息化管理,对客户建立完善的资料档案,并实施动态管理,及时更新。
(3)建立应收账款账龄分析制度。应收账款账龄分析是通过编制应收账款账龄分析表进行的,利用这种账龄分析表,企业可以了解下列情况:有多少欠款尚在信用期内?有多少欠款超过了信用期?超过信用期长短的款项占多少?有多少款会因拖欠时间太久而可能成为坏账?对不同拖欠时间的欠款,企业应采取不同的收款方法,制定出经济、有效的收款政策。
(4)建立应收账款坏账准备制度。不管企业采用怎样严格的信用政策,只要存在着商业信用行为,坏账损失的发生总是不可避免的。因此,企业要遵循稳健性原则,对坏账损失的可能性预先进行估计,积极建立弥补坏账损失的准备制度。根据《企业会计准则》的规定:应收账款可以计提坏账准备金。企业要按照期末应收账款的一定比例提取用于补偿因债务人破产或死亡,逾期未履行偿债义务,已无法收回的坏账损失,以促进企业健康发展。
参考文献:
东方营销培训管理中心编著的《如何处理回款难题》.中国经济出版社,2010年1月出版
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