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完全学分制改革下的学费管理体系

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  摘要:完全学分制改革对学费管理是一个巨大的挑战,为满足完全学分制的管理要求,需要对现有的学费管理体系作出一些变革。学费管理体系中,一项重要工作是学费系统和教务系统之间的数据交换,本文着重对两系统数据交换过程中存在的一些问题进行分析并对相关的解决方案提出构想,希望对实际工作有参考意义。
  关键词:完全学分制;学费管理体系;数据交换;构想方案
  中图分类号:G647 文献标识码:A
  完全学分制是以学分作为计算学生学习量的单位,以学分衡量其学业完成情况,并以学生取得最低必要学分作为毕业标准的教学管理制度。完全学分制的核心是学分,学费管理部门以教务核定的学分作为收费依据。学费作为学校日常运转的重要资源之一,在完全学分制改革的背景下,加强学费管理,改进和完善学费管理体系是改革中的一项重要任务。
  1学费管理的发展阶段
  完全学分制改革前,学生的收费经历过以下三个阶段:第一,学年制学费阶段,即按学年收费,毕业时不进行学分结算;第二,学分制收费阶段,即按专业学费、学分学费收费,毕业时结算学分,学費多退少补;第三,学年预收阶段,即按学年预收,毕业时按学分进行结算,学费多退少补。以上三个阶段中,学生因休学等学籍变动需要延长学制的加以延长,休学期间不收取学费。
  学年制学费阶段。学费系统的管理模式为:不同专业的学费标准不同,新学年开始,教务部门将编好学号的学生基本信息提供给学费管理部门,学费管理部门将学生信息导入学费系统中,对学费进行建账并收费,收费方式为委托银行扣款或网络自助缴费。毕业离校时,学生通过毕业资格审核,交清学制内的学费即可办理毕业离校手续。
  学分制收费阶段。学生学费根据修读学分及批准的学分收费标准计算后收取。在严格遵守学生正常完成规定学业所缴纳的学分学费总额不得高于实行学年制学费总额的前提下,报发改委、财政厅、教育厅等上级主管部门备案后,将学生学费按专业学费和选课课程学分学费两部分计收,不同专业的专业学费不同,学分学费单价相同。专业学费在每学年开始时建账,学分学费根据教务部门传递的学分数据建账。毕业离校时,根据学生实际修读课程的学分,进行学分学费结算,多退少补。
  学年预收阶段。对学生实行学分制管理,学年制学费预收。每学年按照学年制学费标准对学生学费建账并收取,毕业离校时,根据学生实际修读课程的学分,进行学分学费结算,多退少补。
  2学费管理中存在的问题
  在学费管理的以上三个阶段中,学费系统和教务系统是相互独立的,需要人工处理数据才能将两系统中的学生信息关联起来,这样的处理过程会存在一些问题。由于两个系统中的数据不能自动关联共享,在人工传递数据的过程中,一方面,数据可能会滞后,导致学费系统中的学籍信息与教务系统的不完全一致;另一方面,两系统之间的学分数据可能传递不及时,影响学分学费的建账及收取工作。两系统之间采用人工传递、处理数据的方式,相比较于直接从系统中读取数据而言,人工处理过程会增加差错风险和内部控制风险。学生选课是在教务系统中进行,而交费则是在学费系统接收教务学分数据并建账完成后进行,学生先上课、后交费。虽然已经提供多种方便、快捷的交费方式,但是学生交费的积极主动性仍然不够,学费欠费情况不容乐观。
  3完全学分制改革给学费管理带来的挑战
  完全学分制是贯彻落实教育部《普通高等学校本科专业类教学质量国家标准》的具体措施,是学校组织管理体系优化调整的推动力量。学费管理体系的构建是完全学分制管理中的一个重要环节,主要涉及教务、财务、学院三个部门,教务部门提供学生基本信息及学分数据,财务部门接收数据,对学生学费进行建账并收取,以上两部门需要分别将学分数据、学生学费隋况传递至各学院,学院再将学分、学费情况通知到学生,完成学分的核对及学费的缴纳,流程(见图1)。完全学分制改革给学费管理带来的挑战不仅在于财务和教务两部门之间系统数据实现自动化交换,还在于部门之间的协作配合。从图1流程中可以看出,数据最终需传递至学生,因此,如何将学分及学费情况准确及时地通知到每个学生并督促其认真完成核对也是对现有学费管理体系的一个挑战。
  4完全学分制改革下学费管理体系的构想方案
  在学费管理的各发展阶段中,由于学费系统和教务系统各自独立运行,学费系统不能自动获取学生选课信息生成学分学费,可能会造成学费收费及清算工作不及时、不准确。完全学分制改革实行弹性学制,要求对学分学费进行及时、准确地核算,现有的数据传递方式及收费模式与完全学分制要求很难配合起来,迫切需要对现有的学费管理体系作出变革。
  4.1建立数据共享平台,实现两系统数据的及时传递
  通过搭建数据共享平台(以下简称“平台”),利用现代网络信息技术,实现学费系统与教务系统的数据自动化交换,以确保两系统数据及时传递,保持一致性。教务部门将学生学籍异动信息、选课学分实时或定时传递到平台,作为收费的基础信息和依据,平台对学分数据进行计算,结算出学生应交的学分学费。学费管理部门在平台上读取相关数据并将其同步到学费系统中,据此进行收费,实时或定时地将收费情况进行反馈,教务部门根据缴费情况进行学分认定。以上数据处理过程不仅能及时、正确地对学分学费进行建账、收费,还能降低人工传递处理数据带来的差错风险以及内部控制风险。
  4.2改变学分认定方式,增强自主缴费的积极性
  目前,大部分高校采用的是“先上课后交费”的管理方式,学生缺乏主动缴费的意识,导致学费欠费率居高不下。完全学分制应当实行先交费后认定学分的管理模式,到期末时仍欠费的学生不予学分认定。在本学年选课时,以往学年学费未交清的学生,不予注册选课。
  4.3定期对学分数据进行核对清查,确保信息的准确性
  完全学分制要求毕业时对学生学分学费进行结算,日常的学费管理过程中也需要定期对学分学费进行清查,将每学年学生实际选修课程的学分学费进行核对清查,以减轻毕业学分结算的工作量及工作难度。学分及学费信息最终需要学生核对反馈,学院在其中起到至关重要的作用,学费管理部门可以给学院开通查询权限,以查询学生的实时缴费情况,了解学生欠费的具体原因,督促学生积极缴费。教务部门应定期将学分数据传递至学院,学院向学生说明学分核对的重要性并要求学生认真核对反馈。对于学分的变动要及时反映到两系统中,使学费数据与实际选课学分相一致。
  4.4加强部门协作,实现协同效应
  完全学分制改革需要学校教务处、财务处、招生处、学院、后勤等各个部门参与,从规章制度、硬件设施、师资力量、后勤等方面作为保障,举全校之力,把握重点、克服难点,切实推进改革方案,因此,学校各部门应加强协作,坚持以人为本,以学生发展为中心,积极为学生做好服务工作。
  4.5宣传完全学分制改革,让参与者都了解相关管理制度
  在工作实践中,笔者发现学生不了解学分制管理模式,导致毕业结算时对自己的学分学费产生各种疑问。完全学分制不同于以往的管理模式,在改革的整个过程中应当积极宣传相关管理制度及其带来的变化,尤其应当让学生了解完全学分制的内涵、意义,并据此自主安排学习进程,适应“同班不同学,同学不同班”的现象。
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