信息化效能视角下的高校数据资产管理思考
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[摘 要] 高校信息化效能是以实现核心为目标，以提升能力为关键，以呈现效果为参照，从最有效的路径推动并实现高校战略目标的过程。信息化效能强调相关能力的积累与释放，是持续路径选择与实践的过程。高校要树立“数据是重要资产”的理念，积累有效数据资产，重视应用需求的发现和数据共享使用，重视数据资产的成本管理与信息化效能的同步提升。
[关键词] 数据资产;信息化;效能;高校
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 11. 094
[中图分类号] G420 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）11- 0217- 02
0 前 言
高校信息化的效能实现，是指高等学校持续提升其信息化综合能力，从最有效的路径推动并实现高校战略目标的过程。高校信息化效能的核心是其方向和能力，而信息化效益呈现仅是其必然结果。由于信息化效益具有广泛性、间接性、递进性、长期性、延迟性、无形性、模糊性等问题[1]，从数据资产的视角分析高校信息化效能及其实现，有重要意义。
1 高校信息化的效能
高校信息化的目标，不宜以其实现效益来衡量，而要用效能作为主要指标。高校信息化目标是促进信息应用，进而推进服务流程再造或管理方式创新，提升高校的科研、教学、服务和管理的质量和水平。这些目标，不仅是结果，如提高相关水平，也是一种能力，如开发信息或促进共享。
高校信息化的目标，是一种配合或辅助高校核心目标实现的手段，或者说是辅助目标。高校核心目标是人才培养或科学研究等，所有的管理或服务也是围绕这些目标展开的。例如，考上大学是核心目标，那么锻炼身体、准确阅读、珍惜时间等都是辅助目标，可表述为健康化、速读化、高效化等。能快速查到并存储所需考试资料，并随时翻找出来复习，也可类似表述为信息化。但这些是能力，是辅助核心目标实现的单项能力。如同锻炼身体不能以购买了多少运动装备或办理了几家健身卡为衡量指标，信息化也不能以设备或软件的购置规模为主要评价指标。进一步来讲，并不是身体锻炼越好，高考的成绩就会越好，锻炼身体要以最大化地提高成绩为目标。
高校信息化要衡量其推动高校核心目标的程度，不仅是效果，更是能力，是一种最大化提升其核心目标的效能。这种效能具有以下特点。
（1）信息化效能以实现核心为目标，以提升能力为关键，以呈现效果为参照。效能要以提升核心目标为起点，当然所有的信息化项目都有其作用，但围绕核心的项目才会最有价值，如同到达北京有多种交通方式和多条道路，首先要把目标设置，如果把目标设置到上海，再试图从上海到达北京就值得商榷，其次是选择交通工具，火车还是汽车，高速还是普路。例如，本年只建设一个系统，在科研管理系统、设备管理系统和人事管理系统三个系统中挑选，就需要考虑哪个应用能更大程度促进核心目标的实现，即多大程度与高校的核心发展战略相契合。高校信息化的核心是提升能力，如同选择汽车作为交通工具后，有能力保持车辆快速行驶，保持道路平稳畅通，还有充足经费加油缴费;如果选了飞机，却不停延误，艰难飞起来又迫降，就属于缺乏能力，拔苗助长，有些信息项目看着效果高大上，实际却很难落地实施，结果很糟糕。
（2）信息化效能是持续路径选择与实践的过程。信息化效益是一个静态效果的呈现，而信息化效能是一个带路径的向量值。纵观近些年高校的“十三五”发展规划，主要是云平台、大数据、智能校园等，说明各高校在信息化的总体努力方向是相同的。而在同方向下，各高校还应规划出不同的发展路径，优先保障学校的增长点和创新点，优先完善面向师生的服务等，根据自身信息化的能力和主要方向，形成个性化的高校信息化规划。
（3）信息化效能强调相关能力的积累与释放。物体的移动是势能或动能作用的效果，信息化的推动也需要有相应的能力。信息化的效能，也可以分为势能和动能，势能是信息化的潜在能力，如人才储备、组织架构、管理制度、激励措施等;动能是信息化的实施能力，如项目执行力、项目经费、协调沟通能力等;动能和势能者都很重要，不能偏废。例如，全部依靠外包的高校信息化，表面效果可能不错，但可能势能偏低而动能偏高，后续的发展可能受限，其发展路径受外包公司的影响，路越走越窄。信息化的效能就是要不断积累其势能和动能，在正确的方向指引下，将信息化工作持续推进。
2 基于信息化效能加强数据资产管理
高校信息化中积累的大量数据，应以数据资产的方式加以妥善管理。数据资产是数据控制人资产的组成部分，是数据控制人享有的与数据有关的一切权益的总和[2]。或者说，数据资产是组织拥有或控制，能给公司及组织带来未来经济利益的数据资源[3]。高校数据资产的所有权和管理、使用和处置权并不各部门或个人，而是各高校。在新的网络和大数据环境下，数据资产将会给高校带来重大收益。
高校资产管理存在着资产管理意识淡漠、责任主体不够清晰、资产配置缺乏规划，无预算管理相配套、“重货币， 轻实物”，“重投入，轻使用”，“重建设，轻维护”等问题[4]。数据资产也存在类似情况，由于意识薄弱、认识偏差，相关问题可能更复杂或严重。借鉴传统高校资产管理的模式，数据资产管理须经过可行性分析、预算、采购、验收、入库、出庫、调拨、报废或报损、处置、核销等环节，在实践中，不是存在缺失，而是根本没有相应环节。数据资产的管理应关注以下问题。
（1）指定部门负责数据的管理，确定数据管理的标准，建立数据存储和共享的标准和流程，建立运营数据资产分类台账。数据资产需要有专门部门负责，设计专人和相应制度进行管理，从规划开始，到登记入库，再到日常审核。类似普通资产分为固定资产和低值易耗品，建议数据资产以影响力和影响范围不同，划分为高密度和低密度资产。高密度数据资的影响范围和影响力大，短时间缺失就会被发现和查找，随时需要被调用。由于影响范围和影响力的变动，教学公开课的视频，部分是高密度资产，多数是低密度的资产。低密度的资产，可能特定条件下转化为高密度资产，例如被新的应用需求所唤醒，反之亦然。高密度的资产，需要有更强的安全保障和更多备份和审核，需要更快的访问速度和更多的共享机制。 （2）数据资产需要定期检查，审核共享权限。由于电子数据的无形性，定期检查数据存储介质，定期检查数据有没有恶意篡改或删除，核实备份的完整性的工作，比对传统设备资产的检查更重要。数据一般需要在各系统间共享，应检查各用户共享的权限，检查相应的用户的操作记录，数据不仅要用好，还要保密。
（3）高密度数据资产不宜报废。存储低成本让大量置备数据资产成为可能，已确定的高密度数据资产不宜报废，或者至少保留5～10年。即使是低密度资产，随着数据挖掘技术的大量应用，原本看似闲置的数据资产也能发挥价值。数据的维度越多，时段越长，大数据的精度越高。
（4）数据资产应做好购置和收集规划。在做好基础工作后，应把重點放在数据资产的设计和规划上，通过需求调研，围绕高校的核心目标，明确还需要哪些电子数据，通过什么方式和哪些系统进行获取和管理，需要哪些信息基础设施和技术人才的支持，这些数据将如何流转和共享，如何克服相应的制约因素等。当购置和收集规划开始实施时，数据资产才能进入一个闭环管理模式。
3 高校数据资产管理的改进策略
高校要树立“数据是重要资产”的理念，把数据资产的管理和应用提高到战略高度，统筹规划，完善组织架构，统一数据标准，建立数据流动和共享机制，定期检查数据质量，做好归档存储和限制权限的调用，以此努力提升高校信息化的效能，包括动能和势能。除此以外，还应关注以下要点。
（1）积累有效数据资产，是信息化效能实现的基础。信息化效能的发挥，不是无源之水，需要有大量、规范、有效的数据，由这些数据构成信息，由信息加工成知识，为学校的核心目标实现作辅助贡献。数据是重要资源，需要以资产的方式加以管理和应用，由指定的部门和人员加以规范管理和共享。
（2）重视应用需求的发现和数据共享使用。数据资产应用的驱动力，即信息化的势能，是应用需求。许多部门和师生有大量未满足的信息需求，遗憾的是，多数需求未被正式提出，也未被信息部门发现或收集，许多需求被视为“异想天开”，许多需求即使被收集也未重视，或者因经费人手等问题搁置。重视各项需求，重新评估其对高校核心目标影响程度，是比数据分析技术更重要的任务。数据共享，是实现信息化效能的关键环节，也是数据资产体现价值的重要阶段。
（3）重视数据资产的成本管理与信息化效能的同步提升。数据资产是越多越好，但不代表其成本应无限增加，成为信息化的沉重负担。数据资产的管理依然要注意成本，如收集有效非重复的数据，做好数据的压缩，将低密度数据存放于低成本的存储设备或租用的云端等。数据资产管理是信息化效能发挥的一部分，也需要以能否辅助实现高校核心目标为衡量标准。
主要参考文献
[1]李大伟， 张倩. 企业信息化效益评价的十大关键[J]. 中国管理信息化，2014（1）：61-63.
[2]王玉林， 高富平. 大数据的财产属性研究[J]. 图书与情报， 2016（1）：29-35.
[3]康旗， 韩勇， 陈文静， 等. 大数据资产化[J]. 信息通信技术， 2015（6）：29-35.
[4]张美华. 提升高校资产使用效率的路径思考——以浙江省高校固定资产管理为例[J]. 财政研究， 2012（4）：64-67.
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