基于会计电算化的内部控制问题研究

来源:用户上传      作者: 李丽娟

　　［摘要］随着计算机技术的不断发展，越来越多的企业选用会计电算化来进行会计处理工作，本文主要对基于会计电算化的内部控制问题进行了研究。
　　［关键词］会计 电算化 内部控制
　　
　　一、会计电算化概述
　　
　　会计电算化是由会计学、计算机科学、数学等交叉形成的总体上隶属于会计学的一门边缘学科；它是一个以会计理论为基础，以计算机及现代信息技术为手段，针对网络环境下一定单位发生的各项经济业务事项，通过远程处理、协同业务、电子结算、数学模型方法等方式，进行确认、计量、记录和报告的，旨在提供高质量会计信息的，人机相结合的管理控制系统。会计电算化具有进行会计核算、实行会计监督、预测和辅助决策经济活动的职能。从以上这些定义可以看出会计电算化的基本目标就是由计算机代替人工处理会计业务，并对信息进行分析，为管理提供预测、决策服务，也就是以计算机替代人工。
　　
　　二、会计电算化内部控制的新特点
　　
　　1.控制环境发生变化
　　在电算化会计系统中，企业核算的环境发生了很大的改变，会计部门的组成人员从原来由财务、会计专业人员组成，发展到由财务、会计专业人员、管理人员及计算机数据处理系统的管理人员及计算机专业人员组成。会计部门不仅利用计算机完成基本的会计核算工作，还能利用计算机完成各种原来没有的或由其他部门完成的较为复杂的业务活动，如销售预测、人力资源管理、企业竞争信息管理等，所有这些都对电算化会计系统内部控制的内容与环境产生了很大的影响。
　　2.控制难度增大
　　企业实施电算化会计系统后，有些风险是减少了，但同时也增加了许多在手工会计系统较少的，或不曾有的风险，如计算机对不合理的业务缺乏识别能力，导致企业内部控制的缺陷；计算机不具有人所特有的对不合逻辑事项的判断和处理能力，使不合法的业务和数据游离于企业内部控制之外；电算化系统的数据处理与存储都呈现高度集中的特点和趋势，储存在计算机磁性介质上的数据容易被篡改等等。
　　3.控制内容有所改变
　　由于会计计算工作直接由计算机自动执行，原来在核算过程中进行的各种必要的核对、审核等工作有相当一部分变为由计算机自动完成;原来书面形式的各类会计凭证、账簿转变为以文本、记录形式储存在磁性介质上，从而导致电算化会计系统的内部控制的重点由对以人的控制为主转变为对人、机控制为主，控制的内容也由原来的对环境的控制、对人员的管理、对文档的管理扩大到对会计数据的收集、输入、处理、输出的全过程的控制。
　　
　　三、加强会计电算化内部控制的对策
　　
　　1.加强组织职能控制
　　组织控制的基本要求是做到职责分离，即业务处理和业务记录的分离，如对原始会计凭证的处理，必须经过职能部门领导的审核，经过会计人员的审查，然后才填制记账凭证。分离不相容职责的一般原则是将四种基本职能，即业务授权、执行、记录和资产保管予以分开。在会计电算化的情况下，这四种职责同样必须分离。一般而言，电算部门不能负责业务的批准和执行，也不能保管除计算机系统以外的任何资产。因此，电算部门是指负责记录业务的部门；而用户则是指批准、执行业务和资产保管的部门，即各业务部门在会计电算化情况下，如果没有适当的职责分离，就无法做到各部门之间互相稽核、相互监督和相互制约，也无法有效地保护组织的资产和提高会计信息的准确性和可靠性。
　　2.完善系统操作控制
　　为了确保电算化会计信息系统运行程序的安全、可靠和准确，应当将负责设计开发系统程序工作的电算部门与用户部门，即各业务部门严格分开。也就是说，系统的程序设计开发人员应当只管程序的编制和维护修改，不能参与会计数据的输入和数据处理等现场操作工作。同样，系统的操作人员不担负系统程序的编制和修改的任务。系统程序的编写和修改，必须经过严格的审批手续，任何人都不得擅自改动。如果系统的程序设计开发人员同时担任操作员工作，他就有机会进行人工干预，使事先的控制失去作用。尤其在系统程序的运行直接影响资产的变动时，如银行存款户的存、取款自动处理程序和仓库材料物资的收、发料自动处理程序等，更加需要有程序设计开发人员与操作人员的严格分离制度。
　　3.加强电算化档案管理
　　电算化档案的管理控制是指明档案的建立、保管、使用、复制和修改应由专人负责，以全面及时反映资产、负债和经营成效的动态情况。应主要应完善两类档案：第一类是以磁盘等软件形式存在的数据文件资料，因是隐性的信息，其保管、防改与防盗的技术性特别强。应加以细心保护和严格控制，对磁盘的转移、交接、使用和维修都必须建立记录、时间、运用和有效期等内容的档案，并作适时检查。第二类是以输出稿件形式存在的数据文件资料，必须有专人负责输入登记、分发、归类和保管，注明资料的名称、编号、打印份数和时间，以及相关人员签证，从而做好分档立案控制。
　　参考文献：
　　[1]刘志:会计电算化的现状与发展趋势[J].太原城市职业技术学院学报, 2005,(01)
　　[2]王向青:会计电算化发展过程中存在的问题及其发展思路[J].中州大学学报, 2006,(04)
　　[3]曾祥慈黄文峰:浅谈我国会计电算化当前存在的问题及对策[J].企业家天地(下半月）, 2005,(11)

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