关于企业物资采购与财务监督融合的探讨

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　　摘 要 物资采购是做好企业运营的重要保证，为企业生产提供了物质基础。然而，在企业物资采购管理过程中，由于内部控制不健全、采购活动财务监督不力，物资采购活动中以权谋私、违法违规现象较多，对企业发展造成了很大影响。为此，本文对企业物资采购中财务监督存在的问题进行分析，提出了完善企业物资采购与财务监督融合的具体措施。
　　关键词 物资采购 财务监督 探讨
　　在制造企业中，物资采购为企业生产提供了物质基础和保证。物资采购在企业财务支出中占有重要比重，也是企业财务监督的重要内容。因此，加强企业物资采购管理、做好物资采购的财务监督，对减少采购风险、降低采购成本、提高采购效率、促进企业快速发展具有重要意义。
　　一、企业物资采购中财务监督存在的主要问题
　　（一）企业物资采购与财务监督管理存在脱节
　　在企业中，物资采购部门是一个“实权部门”，掌握着企业生产所需的物资采购权。现阶段，由于社会上物资较为丰富，市场上许多物资供大于求，使许多企业不得不努力开展产品推销工作，而一些企业的采购部门则成了他们攻关的对象。采购部门在企业中的地位较高，是企业中的强势部门，虽然与生产、财务、库管等部门之间联系紧密，但在企业中各部门职能相对独立，采购部门在采购环节的权限较大，采购过程中的以权谋私、违法违规问题较为严重，对企业发展造成了很大的影响。一是在采购计划的制订中，生产部门只负责提供物资清单的数量、质量要求，而对于物资价格、渠道没有要求，这就给了采购部门很大的活动空间，可以在价格和渠道上做文章，追求利益的最大化，而这种利益，除企业利益外，部分品行不正的采购人员也会追求个人利益的最大化，最终导致企业利益受损。二是在物资采购合同管理中，虽然一些企业进行了物资采购招投标管理，但是，由于参与的对象很多，企业的采购部门作为招投标的主管部门，有较大的管理权限，成为这些对象攻关的目标，招投标流程虽然公开透明，但是缺乏有效的监督，特别是财务部门如果在物资采购中没有介入招投标活动，物资采购部门则一家独大，不能通过招投标活动加强采购合同管理，难以从采购合同管理中发现财务风险。企业的财务部门只是根据采购合同支付合同款项，并未在物资采购过程中实施同步的财务跟踪。
　　（二）企业物资采购中缺乏有效的财务监督内控管理运行机制
　　企业运营活动是一个整体，许多企业内控管理运行机制缺乏，或者运行管理不协调，导致内部监督管理弱化。在企业的物资采购过程中，对物资采购内控管理不力，导致物资采购活动中风险较大，对企业发展带来较大的风险隐患。一是物资采购预算编制与执行缺乏有效监督。部分企业的物资采购预算由采购部门编制，没有与生产、财务部门进行有效沟通，导致预算编制缺乏科学性，并且执行过程由采购部门实施，虽然一些企业实行了投标管理，但是由于内控监督弱化，采购预算编制与执行的风险很大。二是缺少对采购合同的审计监督。在签订采购合同前，或者在制订采购合同时，没有请企业的法律部门进行合同把关，没有由企业内审部门进行合同审计，导致企业物资采购合同存在较大风险。三是采购资金支付审核监督不严。有的企业财务部门只是依据采购部门的支付申请支付采购资金，有的财务管理人员在支付前没有进行相关核对，比如没有严格对照合同的支付条款要求进行核审，没有对采购物资入库数量及质量报告进行复核把关等。
　　（三）企业物资采购与财务监督缺乏有效的监督平台
　　部分企业物资采购部门与财务管理部门都有各自独立的管理系统，但是两个管理系统没有对接，导致财务部门对物资采购不能进行同步跟踪、加强监管。有的企业物资采购与财务部门的系统合在一个系统内，但是这个系统中的物资采购和财务部门系统相对独立，是两个不同的子系统，而且进行了权限设置，许多信息不能共享，财务部门对采购部门的监督活动权限较小，特别是财务部门难以参与采购活动，不能对采购活动进行全程监督，导致采购风险难以被发现。
　　二、加强企业物资采购与财务监督融合的有效措施
　　（一）组建综采性物资采购部门，加强企业物资采购与财务监督整体融合
　　采购部门与财务管理脱节，导致财务监督弱化，物资采购活动中采购风险加剧。为此，生产制造企业要加强物资采购管理，组建综合性物资采购部门，从而加强企业物资采购与财务监督的整体融合。一是从生产部门、物资采购部门、技术部门和财务部门抽调专业人员，组建综合物资采购部门，具体负责企业的物资采购工作。二是加强物资采购计划的预算编制工作，由于生产、采购、技术、财务各自专业性强，因此，在人员选择上尽量选择综合能力强的人员充实到综合性部门，由三个部门组成的人员各自发挥专业优势，做好物资采购计划的预算编制工作。三是实行预算编制与执行相分离，原物资采购部门不再负责物资预算编制工作，只是专门负责物资采购工作。四是加强物资采购合同管理，进行物资招投标活动时，要由企业法务部门进行合同审查，签订物资采购合同时，要由企业的内部审计部门和物资预算的编制部门一起加强合同审计与评估，从而从法律角度和审计角度做好物资采购活动的把关，防范物资采购合同风险的发生。四是加强物资采购的支付结算管理。物资采购资金的支付结算要遵守采购合同，财务部门支付采购资金时要做好如下内容的审查与审核，要有采购部门的请款计划及相关领导的审批签字、仓库的采购物资入库记录，此外，还要对照合同条款查实结算条件，只有三方符合，才能按规定流程支付结算款项。从而加强物资采购的财务监督。
　　（二）完善企业物资采购与财务监督相融合的内控制度
　　内控制度是加强企业管理的重要保证，在制造企业中，物资采购的数量大、品种多、管理复杂、资金需求量大，同时，对企业生产活动的影响较大。如果不能有效地加强物资采购的管理与监督，发生采购风险的可能性很大，轻者只是个别人谋取一点私利，重者对企业发展带来经营风险。比如，采购物资不能及时到位，影响企业生产；采购物资质量较差，不能满足企业生产要求，生产出的产品质量差，对企业声誉造成影响，从而影响企业发展。因此，必须完善企业的物资采购与财务监督相融合的内控制度。一是将物资采购与企业各个相关环节连接起来，以财务部门为中心，形成对采购活动全程监督的内控制度和运行机制。将物资采购部门与生产、财务、仓库等部门的内控衔接起来，从各环节加强对采购活动的监督。二是强化财务部门对物资采购过程的内控监督，企业的生产部门所需的物资计划，由生产部门和财务部门共同编制物资预算，实行“数量+金额”管理，采购部门按照物资预算制定、执行采购计划，从而弱化采购部门的管理权限，减少采购部门的活动空间，使他们从渠道出发，做好采购选择，为企业供应物资。
　　（三）构建物资采购与财务监督相融合的管理系统
　　现阶段，由于科技快速发展，许多中型企业都在运用信息管理系统，这对提升企业的管理效率发挥了重要作用。然而，針对企业采购系统与财务系统各不共容的问题，要做好系统对接，加强对物资采购活动的全程监督。一是将物资管理系统融入财务管理系统，使财务系统能够对物资系统实行动态监督。物资管理系统中的各项指标变动情况都能在财务系统中显示，反映物资采购活动的动态变化。二是财务系统与生产、仓储系统对接，形成企业系统的ERP体系，可以全面了解企业物资的整体变动情况，包括物资采购入库情况，有利防止物资采购活动风险，同时避免采购活动影响企业的生产活动。三是以财务系统为中心，加强与生产、采购、仓库等系统的深度融合，全面反映企业的物资采购活动状况，这样有利于做好物资的统一调度与安排，促进企业整体效率的提升。
　　三、结语
　　物资采购在企业管理中占有重要地位，加强物资管理对企业发展有重要意义。为此，企业需要结合实际，做好物资采购的风险防范，加大物资采购过程中的财务监督力度，实现企业物资采购与财务监督的有效融合。企业应通过组建综合性物资采购部门，加强物资采购的预算编制工作，加强企业物资采购活动中的内部控制，此外，还要构建物资采购与财务监督相融合的管理系统，运用先进的管理技术，促进物资采购效能的提高。
　　（作者单位为中国重汽集团济宁商用车有限公司）
　　参考文献
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