加强血站创建国家卫生城市档案管理工作的思考

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　　【摘要】作者从实际工作出发，论述了加强血站创建国家卫生城市档案管理的重要性，针对当前工作现状和存在的主要问题，提出了今后的基本思路。
　　【关键词】血站;创卫档案;管理;思考
　　血站创建国家卫生城市档案是血站在每年的创建活动中形成的具有保存价值的文件、簿册、图表、录音、录像、盘片等各种门类和各种载体的档案。这些档案既是基层单位工作活动的记录，又是反映单位对创卫创建工作的计划和决策的可靠依据，更是提供上级备检所需数据和证明的参考资料。有效地管理好这些档案，对促进单位管理上台阶，为献血者提供干净、卫生的献血环境，为职工营造健康的工作环境，塑造国家卫生城市的形象，为安阳市民交上一份满意的答卷，意义重大。
　　一、作好血站创卫档案管理的重要性
　　（一）作好血站创卫档案管理是评估验收当地无偿献血工作的依据。血站创卫档案是创建国家卫生城市工作活动的有效凭证，客观地记录了单位创卫工作情况。我们在处理创卫工作相关事务、总结创卫工作经验时，首先要对过去的创卫工作进行评判和分析。因此，离不开创卫工作档案。同时，作为全市创建国家卫生城市的必检单位，完整、齐全、规范的创卫档案，对通过审核验收，具有重要的作用。
　　（二）作好血站创卫档案管理是反映血站综合管理水平的工作举措。一是通过会议记录、成立的领导小组文件，制定的卫生制度，检查、评比资料以及各类工作的计划、总结等，反映全年爱国卫生各项工作的有序开展。二是通过设置的爱国卫生和健康教育宣传栏小样资料，请专家讲课的图片、印发宣传材料，悬挂标语、局域网共享健康知识图片、职工体检档案等多种资料，保证了爱国卫生工作扎实有效地开展。三是通过加强硬件建设，创造条件改善工作环境，留存改造装修、购买仪器设置投置等投资凭证等，印证了为使环境卫生达到“平、净、齐、美、绿、硬”的标准所作出的努力。
　　（三）作好血站创卫档案管理为增强血站发展后劲提供依据。血站创卫档案具有十分重要的价值，输血事业要创新、要持续发展，离不开献血者的支持和信任，作好创卫工作，为献血者和用血者提供卫生、安全的献血环境和血液，是我们必须作好的，创卫档案正是通过记录，有据可查，为新老领导衔接、决策，为单位的改革发展及各项工作的开展提供大量、准确的参考资料和数字依据。单位管理者通过这些资料和数字进行汇总和分析，形成科学决策，更好地为单位各项工作服务，有利保证血站发展后劲。
　　二、当前血站创卫档案管理现状
　　安阳市创建国家卫生城市工作，自2004年至2011年，经过近十年的认真准备，于2011年通过了国家验收组的检查验收，获得了“国家卫生城市”的称号，安阳市中心血站作为必检单位，通过专家对创卫档案和现场检查，为我市顺利通过检查验收，获得了应得的分值。2016年我们还接受了国家卫生城市复审工作。对于创卫档案的形成和标准，我站也多次派人到兄弟血站学习，并结合创建国家卫生城市标准，对照市直医疗卫生单位创卫文本资料标准要求，逐项准备，形成了包括采供血管理工作、组织管理、健康教育、传染病工作、病媒生物防制、环境卫生、食堂7个门类的创卫档案。
　　（一）建立健全组织机构，建立创卫组织档案。将各级创建国家卫生城市工作方案、创卫标准、创卫计划、创卫总结、会议记录、大事记、卫生制度、站内环境绿化、美化、除害防鼠、健康教育及卫生检查、评比等相关工作的领导组织、创卫工作记录、台账、检查记录、工作信息、支出票据、影像图片等内容，作为组织管理档案进行收集整理，留存归档，反映领导重视和组织管理。
　　（二）加强硬件建设，形成优美环境档案。通过对卫生检查制度、管理制度、检查记录、责任书、考核办法、合同书、设施数量、布局图、经费依据、生活垃圾处理情况等工作痕迹资料，收集整理成为环境卫生档案，为保证环境整洁，促使创卫工作有序长效开展，为保障安阳市人民健康作出了积极的贡献。
　　（三）加强爱卫宣传力度，收集各种形式的宣传活动及教育培训档案。近年來，通过收集对高校宣传、利用血站开放日，邀请小学生、社区群众来站参观，普及献血健康知识，利用举办培训班、知识竞赛，利用宣传栏等多种形式，在报刊、广播和电视上发表有关文章和制作专题节目，还在“世界献血者日”“世界红十字日”纪念日宣传无偿献血知识，还有每年的各种卫生法律宣传日，宣传爱牙、爱眼、高血压、结核病、控烟等知识。另一方面，留存职工教育计划，健康教育的考试和参加全国岗位知识考试和组织职工进行健康有益的文体活动、职工每年体检档案，控烟教育和管理等内容档案资料，有效促进健康教育顺利开展。
　　（四）做好传染病防治档案工作。为有效控制传染病，保障人民群众身体健康，我站对传染病防治工作非常重视，形成的传染病防治制度，组织职工学习《传染病防治法》的记录，并按照《血站质量管理规范》《血站实验室质量管理规范》和“加强血站实验室的标准化、规范化、科学化建设和管理”的要求，保证了与血液相关的所有活动符合国家法律、法规、标准和规范的要求体系文件、记录;在疫情监测方面，检测和报告，传染病防治预案、管理制度和报告体系等也要妥善归档。规范各类医疗弃物分类标示、处理，污水排放严格按照国家规定进行处理、排放的证明材料等;做好除害防病工作，对病媒生物检查记录、除四害监测记录、经费开支等资料进行留存，为献血者和用血者提供整洁、舒适、卫生的献血环境，树立血站的良好形象，提供了有利证据。
　　三、存在的问题
　　（一）缺乏对创卫档案管理的重视。创卫档案原始资料的形成，大多形成于各科职能部门和业务部门，但是各部门对创卫档案的日常收集工作并不重视，总是等到需用之时，在协调部门的催促下，才去找资料，有什么是什么，并没有制定具体的《创卫档案归档范围》，甚至为了应付检查，临时编造，对档案资料的真实性无法保证，也不利于为今后的创卫决策提供有效的证据。
　　（二）缺乏相应的创卫档案管理制度。创卫工作是一项涉及单位管理方方面面的工作，仅靠个别创卫档案管理人员的一已之力，很难完成。建立“创卫档案管理办法”事在必行，对创卫档案收集、整理、鉴定、保管、统计和利用等制度不能落实，会导致归档材料不完整，档案移交手续不够规范，归档的档案质量不高，甚至由于保存时间久远，或者由于工作岗位变化，一些档案会被遗失或销毁，造成无法挽回的损失。 　　（三）缺乏对管理人员专业能力的培训。由于创卫档案管理不能得到高度重视，导致绝大多数形成基础材料的科室和部门人员不具备档案管理专业知识，档案意识不强，缺少信息化管理知识，即便是有专门负责创卫档案的工作人员，也仅仅责责日常档案的接收、分类及归档等一般性工作，无法满足创卫档案信息化管理的需要。
　　（四）缺乏对创卫档案的开发和利用。每年的创卫工作结束后，都会按门类将本年度形成的资料进行整理归档，主要是按形成的时间先后顺序进行排放、装订成册，因为要迎检，所以资料装订精美，其中不乏一些原始的凭据和台账，总结性数据也较多，比较珍贵。但是目前的创卫档案除了迎接检查以外，大多被束之高阁，开发和利用率不高。
　　四、对作好创卫档案工作的几点建议
　　（一）发动领导层提升档案管理的意识，加强对各科档案管理员的培训。科室档案员承担着创卫基础资料的形成、收集、整理和管理工作，资料是否翔实、完整与他们息息相关，但是档案员们普遍不是档案专业人员，档案意识、档案专业知识有待提高，并且随着社会工作精细化管理时代的到来，各项工作要求更细致、更完善，其产生的档案资料也随之增加，管理手段变化也很快，这就需要档案人员观念更新、知识更新、管理方式更新，使他们的档案意识不断提高，把档案资料的归档看作是自已的义务，是自已工作中不可缺少的一部分。同时，积极取得领导的支持，有意识、有计划地安排档案人员外出培训，紧跟时代的步伐。
　　（二）健立和完善创卫档案的管理制度。没有规矩，不成方圆。在实际工作中，对原有的《文件归档规定》进行完善，明确文件材料的归档范围、归档要求，加强对创卫材料形成、积累、整理、归档工作的检查，可以每年组织人员对创卫档案管理工作进行评比，对归档资料的数量、质量作出评价，对整理好的给予相应的奖励。总之，为了实现创卫档案的有效利用，要制定有關制度，为创建全国卫生城市，提高血站综合管理水平提供有利的数据和信息。
　　（三）实现创卫档案管理现代化、规范化。运用现代化科学技术管理档案是发展的需要，也为档案管理工作与现代管理接轨的必然趋势，档案管理人员不仅要具备现代管理理念，而且还要依托计算机和网络技术实现档案管理的电子化、网络化，将现代化办公技术与创卫档案管理相结合，使用计算机、扫描仪、彩喷机、复印机、光盘、多媒体等先进技术和设备参与到档案的收集、整理及加工各种创卫档案资料的工作中，使创卫档案管理资料更加鲜活、翔实。同时，及时明确立卷归档的范围、标准，要求，作到有目的和收集和整理，还要注意案卷装订的质量，利于分类检索，便于档案规范化管理。
　　（四）提高创卫档案的开发和利用。创卫档案涉及组织管理、业务管理、行政管理、教育管理、后勤管理等多方位管理科目。血站作为创建国家卫生城市的必检单位，反映了一个地区人民对无偿献血知晓率的高低，是人们健康保证程度的具体体现，从疫情上报数据上，也能反映出当地的传染疾病控制率和传播数量，对当地传染病的控制与发生，起到一定的预见作用，具体如何开发和利用，是我们接下来应该研究和努力的方向。建议资料长期、完整而准确地保存，扩大查阅范围，建立提供更为快捷的提取档案制度，通过查阅、参与、核对等，保存完整的信息档案，能在很多需要的情况下提供出有价值的的参与依据，突出血站创卫档案对单位综合管理和上级管理作决策的重要意义。
　　五、结语
　　总之，创卫档案的管理必须在确保档案真实性完整性的碁础上，与时俱进，不断创新，需要各部门分工协作，共同做好创卫档案的收集、存放、保管等工作，提高创卫档案管理工作人员的素质，提升创卫档案管理工作的管理水平，树立开拓创新意识，紧跟时代步伐，为把创卫档案管理工作走向规范化、科学化和现代化作努力。同时着眼于利用，使“死”的档案用“活”，更好地为创建卫生城市工作服务，从而促进采供血事业发展。
　　【参考文献】
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