企业销售内部控制制度的建立与完善

来源:用户上传      作者:

　　摘 要：销售内控对于现今企业的重要性已经不言而喻，所有企业应该把销售内控理念深植到自身的企业文化中去。本文首先介绍了与销售内控相关的理念，其次分析了对销售内控管控不当会出现的风险，着重强调了对于销售内控制度管理要把握的关键节点，最后提出了完善措施。
　　 关键词：销售内控;风险;关键节点;完善
　　 引言：内部控制是从西方的内部牵制演变而来的，从最开始的内部牵制到后来经历五个阶段发展成后来的内部控制结构及一体化结构。根据国家要求，在2012年所有的上市公司都要实现企业内控制度。为了响应国家的号召，各大企业纷纷开始投入到企业内部控制制度的建立中去，部分企业为了降低建设难度直接聘请相关机构为企业建立内控体系，以符合上市的标准。
　　 一、内控制度
　　 企业中的内控制度为了维持企业的高效运转、实现财务目标，对企业各级岗位、人员设定职责和规章制度，保证各部门之间协调统一，内控制度类似于大脑的神经中枢对人体机能起调节控制的作用，用来维持人体的正常运转。企业内控制度按照控制的范围可以分为两种，其一是会计控制，其二是管理控制。会计控制主要是针对企业的财、物的管控，像货款记录、合同签订、坏账审批、收款控制票据打印等都属于会计控制;管理控制面对的是市场竞争环境，是对企业的战略发展目标、方针的调控。管理控制与会计控制一个主外一个主内，形成高效严谨的控制系统，是让企业能一直有条不紊地运转下去的不竭动力。
　　 二、销售内控制度
　　 企业的根本目的就是盈利，盈利的途径就是销售部门的业绩。企业的销售部门由于其工作性质，销售人员相比其他岗位的人员自主性比较高，容易滋生暗箱操作的行为，以至于影响企业的经济效益，所以对企业的销售进行内控尤为重要。销售内控的范围涉及产品或服务进行销售、取得货款、售后的整个过程，例如产品的价目制定、折扣优惠、收款方式、赊账业务、顾客信用管理。其中的任何一步没有监管到位都会影响企业的照常运转，更有甚者造成企业倒闭，如果购买方信用度低，在与本企业进行业务往来时想要赊账，按照规定购买方不能或是只能部分资金能赊账，但是销售员为了完成业务急于求成私自给购买方超出规定的赊账权利，一旦对方以后支付不起就会成为企业的坏账，并且还需要企业纳税，造成更大的经济损失。这种损失积小成多导致了企业的固定费用增多，降低企业的资金流转速度，形成盈虚实亏的现象，要是销售人员一直隐瞒不上报，企业的资金链就会出现更严重的危机。销售内控管理是一环接一环的，如果其中一个流程没有审核到位就会造成后面流程的漏洞，让违规行为有机可乘，重要的是销售内控打交道的都是企业的钱财物，每一样都是企业生产发展的基石，所以销售内控是企业管理工作的重点。
　　 三、企业销售管控不当的风险
　　 销售内控风险分为两个方面，一方面是指销售部门本身的业绩制定的相关问题，另一方面是涉及销售过程的行为規范。
　　 1.违规销售行为
　　 销售人员为了达到业绩，对顾客吹大产品功效，哄骗顾客购买。这种侵犯消费者知情权益、违反国家规定的销售行为不仅会造成经济损失还会影响企业形象声誉。在同质化产品越来越多的市场竞争机制中，企业形象已经成为顾客购买东西时的重要衡量指标了，这种企业形象损失造成的后果是不可估量的。
　　 2.越权审核行为
　　 有的企业岗位设计没有讲究职责分离，一个人能担任多个岗位，可能销售、收款、客户考核、发货、单据填写都是某个个人或团体完成，造成作弊、收汇的现象。而有部分企业即使设计了相关的职位人员，也没有完全按照规矩而是松散管理，容忍越权行为。如在对顾客的信用等级考核时，销售人员没有通过顾客信用审核部门，直接出单。越权行为影响交易的有效性，当收款出现问题时各部门相互推脱，造成企业账务混乱。
　　 2.销售策略制定失误
　　 由于销售部门对市场分析不到位，制定了不恰当的销售策略，导致货物囤积，销量小。引起的原因可能是产品定价不符合消费者预期。定价不仅要考虑竞争对手，还要结合企业的同类产品，像沃尔沃的XC60就因为新旧款的定价策略问题导致销量不增反减。还有可能是市场宣传不到位，分销渠道出现问题，促销方案没有起到作用等一系列问题，这些都会直接影响企业的财务进账。
　　 4.合同签订不严谨
　　 合同是企业与顾客双方之间履行约定的物质凭证，也是企业安排任务的起点。签订合同属于销售环节中的一个，在实际的企业管理过程中，一些中小企业直接由销售人员或是相关人员负责签订合同，但是缺少足够的专业素养，对一些意外情况和某些细节问题没有在合同中规范清楚，在履行合同的过程中出现问题责任无法界定，并且不能排除对方企业利用合同漏洞让企业承担经济压力的现象出现，既造成双方的矛盾，还会出现公关危机。
　　 5.应收账款收回困难
　　 应收账款很难做到及时、全面地收回，这让企业资金周转遭遇问题。其实在最开始设立应收账款是为了促进卖方经济，让暂时没有购买能力的顾客能提前消费。然后，在一些管理不严的中小企业中应收账款却阻碍了企业的发展，应收账款不能回笼就会占用企业的现金流，提高企业的经营风险。一个典型的案例就是长虹公司的坏账危机，长虹是一个经营电器和电子产品的企业，为了扩大市场占有率，长虹企业一直扩大应收账款的幅度，同时应收账款的回转率也连年降低，到现今为止，长虹企业已经背上了严重的财务危机。之所以出现这种现象是因为现代市场竞争激烈，赊账额度已然成为企业间的竞争优势。对于销售人员来说赊账是促单的法宝，所以为了促成业务销售人员可能会违反企业规定给顾客超额的赊账额度，损害企业的利益。但是收不回来的坏账跟库存积压问题没什么区别，反而还增加了企业在银行的信用风险。
　　 四、企业销售内控的关键节点控制
　　 1.职责分工 　　 企业要设立一套科学规范的人力资源体系，为不同的岗位设立专员，不要有职责重合的现象出现。像签订合同、签写票据、赊账业务、顾客信用管理都要由专员负责，否则就会出现滥用职权为己谋私的现象。不相重叠的工作岗位至少应当包括以下几种：签订合同的岗位要与信用评测岗位分离，以免达成超过客户信用额度的赊账合同;合同的审核与货物发货分离，避免虚假发货，或者货款数量不符的情况产生，避免销售人员从中谋利弄虚作假;货款的记录与会计的书面记录分离，既可以防止会计做假账，也能检验销售报表的真实性;坏账审批与核销分离，阻止销售人员与客户串通一气损害企业的合法利益。不同岗位之间的权限大小、权限范围在规章制度中要明确说明，在同一工作线上的岗位相互督促。现金的回收要尽量减免销售人员的接触，应收款的票据也要有专员签字和上级的批准后才能有效。
　　 2.客户信用监管
　　 企业要成立对客服的信用监管部门，按时对客户的资产信用资料进行更新并对该客服的信用条件支持做出相应的整改。在进行货物发款时要在客户信用监管系统中进行再次审核，确认款项是否是按规定操作的，如若不是就要取消订单，并且进行核实并查清楚情况，如果属于人为的要严肃查办。
　　 3.制定销售策略
　　 销售策略包括产品的定价、销售渠道、促销方案、宣传方式、销售目标等，这与销售业绩直接相关，也是评定销售部门的绩效指标。在制定销售策略时要设计备用方案，根据实际情况能灵活做出调整，例如促销方案的设计本来选择的是在超市摆台设定的抽奖活动赠送奖券，可是实际实行起来发现这类活动对目标消费群体吸引力不大，这时候可以立即改变促销策略为多加多少钱换购产品或者是配套赠送，只要是消费者喜欢又符合企业利益诉求的方式都能当作备选方式。销售目标的制定要切合实际，符合企业目前的发展状况，制定的目标不能轻易到达也不能永远达不到。在分析企业产品的市场占有率的基础上合理设定目标，销售部门的员工要对销售业绩负责。
　　 4.收款控制
　　 收款控制要做好收款记录，填写凭证。对于收款凭证企业要按时抽查，检查是否有虚假票单的存在，如果有问题收据要立马报告给上级进行查清。看到快要逾期的赊账账单可以让专门的收债的人员提醒、督促完成货款清付。任何账务往来都要走规定程序，银行转账要对接企业官方账户，账款要及时入账，避免其他人员接触现金款项。企业中的赊账要及时收回，如要超过规定期限也无法交付款项的话，企业可以走法定程序。平时与客服的交易记录、通讯信息都可以保存下来作为诉讼的证据。
　　 五、销售内控制度的完善
　　 企業的销售内控制度从起步到如今已经有了很大的发展，不论是引进还是自身创设的销售内控制度都可以为企业所用，只是引进的制度需要与企业环境、文化相互适应度过艰难的磨合期，所以目前最重要的是完善企业的销售内控制度。首先企业的管理层要有强烈的销售内控意识，清楚对销售环节的掌控是保证企业财务安全的关键点，只有企业高层对销售内控的重视度高，才会把内控工作落实落严。其二是借助现代信息技术来消除信息不对称带来的隐患。销售人员经常处在工作的第一线，直接对接顾客，相比企业总能第一个知道最新的信息，从而再传达到企业，企业对信息的接收有明显的滞后性。销售人员能直接利用信息优势舞弊，欺诈企业和顾客，为了减免这种隐患企业可以建立信息共享平台。这是基于信息技术服务于企业的共享平台，任何部门的信息都能在这个平台上共享，便于企业对顾客信息的核对审查、高效利用。第三是要建立销售内控的评价体系，销售内控制度没有万能的模板，都是要慢慢调整以至完全适应，这个调整的过程就要依靠评价体系来完成。评价体系应该包括销售内控中的所有人员、环节，要认真听取员工提出的意见，因为他们才是制度的执行人，对制度的好坏有亲身的体验。不过主要看的还是效率，效率才是评价体系的关键指标。
　　 六、结束语
　　 毋庸置疑，国家对企业提出内控建设的要求是为了打造现代化的高效企业，让中国经济在经济全球化时代增添一份保障。销售内部控制是企业内控的难点，只有对销售内控管理好了才能确定企业的稳定经营、投资人的权益不受到损害、顾客的消费行为有保障。
　　
　　参考文献：
　　[1]王少君.企业内控中财务管理的功能及实践分析[J].财会学习，2017（07）：37-38.
　　[2]韩新鸿.当前企业内控存在的问题及应对策略[J].中国市场，2018（15）：76-77.
　　[3]尹丽娜.建立企业内控制度，加强应收账款风险管理[J].现代经济信息，2018（15）：61.
　　[4]闫佶.推进加强内控制度提升企业管理水平[J].商场现代化，2019（05）：113-114.
　　[5]夏如益.论企业内部控制存在的问题及对策[J].行政事业资产与财务，2019（08）：61-6.
　　[6]黄永忠.面向对象方法与技术基础[M].北京：国防工业出版社，2008.6.
　　[7]罗超理，李万红.管理信息系统原理与应用[M].清华大学出版社，2002.
　　[8]王泽生，高腾玲.汽车销售实务.北京理工大学出版社.2011.8.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15005690.htm