小型制造业公司内部会计控制研究

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　　摘 要 怎样开发和建设一个全面的经营控制系统是当前企业普遍关注的话题，我国上市公司按照监管要求，每年必须出具内部控制评价报告，并报利益相关方。有效的内部控制机制对企业经济活动及财务收支实施控制，能合理保证企业经营活动的合法合规，保护企业财产，保障企业经济效益，防范风险及错弊。[1]DF公司是位于北京市的一家小型制造企业，主要经营业务为制砖设备的研发、生产与销售。为了更好地了解公司内部会计控制现状，本文基于对DF公司总经理及相关部门负责人的深度访谈，以及公司全体员工的调查问卷，结合对DF公司财务、经营数据的分析以及对DF公司现行内部控制制度及内控流程的详细查阅，深入分析DF公司主要业务活动的内部会计控制现状及存在的缺陷。通过分析发现，DF公司虽然在经营过程中实施了部分不相容岗位分离以及授权审批程序，但内部会计控制存在的缺陷仍然较为严重，公司需要建立完善的适合企业自身经营的内部会计控制制度，以规范企业经营活动。本文在分析DF公司内部控制现状以及公司内部控制缺陷原因的基础上，制订了以风险导向为指引的保障内部控制方案及措施。
　　关键词 小型制造公司 内部会计控制 风险导向
　　一、内部会计控制概述
　　（一）内部控制
　　内部控制分为内部会计控制和内部管理控制。内部会计控制要求企业事务经办人员依照授权处理经济业务以期达到企业资产安全、准确、可靠的目的，企业的会计记录和财务报表编制必须遵照相关会计准则，只有经过管理部门的授权才能接近资产，需要采取适当的措施保证企业实物资产与会计记录相一致。内部管理控制是指企业应采取相应措施来提高企业运营效率、促进企业管理政策的贯彻和实施。
　　（二）内部会计控制
　　内部会计控制由直接与保障资产和财务记录的可靠性相关的所有方法和程序组成，一般来说包括批准和授权系统、保管记录和会计报告的人物与经营或资产保管的任务相分离、对资产的实物控制和内部审计等控制手段，内部会计控制包括资产保护、保证账目和财务报告真实性和完整性的有关方法、程序和组织规划。一个有效的内部会计控制制度应具有按管理部门需要来保证完成经济业务和工作的职责，以及保证制度正确实施的有效程序。
　　（三）内部会计控制方法
　　内部会计控制方法主要有：不相容职务相互分离控制、授权批准控制、财产保全控制、营运分析控制、内部报告控制等。
　　不相容职务分离是指将不相容职务分开或隔离，以防止出现差错或舞弊。职务分离控制要求企业制订内部控制政策和程序时，找出所有不相容职务，将其分配给不同的人员担任，从而产生相互制衡、相互监督的效果。
　　授权批准控制是指在企业职务分工的基础上，对经济业务进行恰当的授权批准，审批者在行使权力的同时也要承担相应的责任。
　　财产保全是指企业对其房屋、设备、存货、现金、证券等有形资产通过实物保管来保证其安全。
　　营运分析是通过分析企业内部财务报表及各种数据，了解企业经营运行的效率，从而发现企业内部控制存在问题的环节，以便采取相应措施。例如分析存货周转率，可以发现企业采购资金运营的效率;分析应收账款周转率，可以了解企业应收账款回收是否及时等。
　　内部报告控制是指从企业内部各类财务报告数据及其说明、解释等方面反映企业经营活动中存在的风险并加以控制。例如从企业资金预算表可以了解是否存在不能到期偿还债务的风险。
　　二、DF公司内部会计控制现状分析
　　（一）公司货币资金活动内部控制现状
　　通过对公司财务人员的访谈得知，DF公司货币资金活动内部控制现状是：一是资金使用安排不合理，资金短缺时，员工工资都不能及时发放，资金盈余时，货币资金金额往往上千万元人民币;二是资金管控不到位，部分下屬公司只有两名财务人员，包括一名出纳、一名会计主管，当其中一人请假时，只能由另外一个同时兼顾付款与记账两项工作;三是公司授权审批执行不到位，存在总经理不经审批提取资金的情况以及先支付后审批的情况;四是公司印章保管不到位，公司公章、财务章及合同章目前均由行政人事部保管，但是公司人员使用印章时只需要登记，没有审核程序，另外公司事务经办人员可自行携带公章外出办事;五是会计记录登记不及时，有导致企业重复支付应付款的风险。
　　（二）公司筹资活动内部会计控制现状
　　通过对DF公司总经理及筹资人员的访谈得知：公司现有筹资人员3人，其工作内容为根据董事长、财务总裁的提示向金融机构筹集所需资金，并为金融机构提供后续服务。公司筹资方面会计控制的缺陷有：一是公司资产总额2.2亿元，负债总额2.6亿，已经资不抵债，基本已不能从银行等金融机构筹集资金;二是公司欠控股股东借款1.1亿元，如果控股股东要求公司偿还该笔款项，公司将面临破产清算风险;三是为了筹集公司经营所需资金，企业目前有向员工及外部个人借款，企业有涉嫌非法集资的风险;四是财务总监既是融资方案的制定者又是融资方案的实施者，存在虚增筹资费用，筹资人员存在舞弊风险。
　　（三）公司采购及付款业务内部会计控制现状
　　通过对DF公司采购及生产人员的访谈，采购业务现状为：一是采购计划安排不合理，采购量较大，库存积压严重;二是采购合同管理不严格，合同签订条款审批不严;三是采购验收不严格，存在验收人员舞弊、以次充好、材料短缺的情况;四是对付款业务有审批权限的人员存在利用应付账款骗取回扣的情况。
　　（四）公司销售业务及收款业务内部会计控制现状
　　由对DF公司销售人员的深度访谈及对公司财务账目的查阅得知：DF公司内部销售人员负责销售，公司现有销售人员10人，设有国际销售和国内销售两个部门。DF公司的销售业务内部控制现状是：一是公司国际销售区域主要是东南亚孟加拉国，目前东南亚孟加拉国政局动荡，客户的信用风险较大，销售人员在当地工作存在安全风险;二是国际客户销售回款方式为信用证结算，存在信用证不参与兑付的风险;三是公司销售人员为了各自销售业绩，在销售过程中没有对客户进行信用筛查等必要的筛查程序;四是公司未进行销售台账登记，对没有按照合同规定收款的客户追账力度不大，存在应收账款损失的风险。 　　（五）公司研发工作内部会计控制现状
　　通过对DF公司财务凭证查阅，发现公司研发工作内部会计控制现状：一是公司立项审批晚于研发工作开始日期，前期研发费用归集不准确;二是公司新开发产品质量不稳定，新产品上市存在质量缺陷，影响公司信誉。
　　三、DF公司内部会计控制存在缺陷的原因分析
　　（一）公司领导层没有正确认识内部会计控制
　　DF公司高级管理人员对内部控制的认识不够，风险意识薄弱，认为公司目前规模不大，公司业务形式相对简单，不需要配备大量人力、物力、财力来制定合理、严格的内部控制制度及程序并保证其执行，所以目前公司并没有针对各项业务制订完备的业务流程来指导业务经办人员的工作，没有针对各项业务的控制点制定书面的内部会计控制措施，也没有及时更新企业员工守则、明确公司岗位职责与权利。
　　（二）公司内部控制制度不健全
　　公司内部控制制度不全面，未涉及公司生产经营的全过程，内部控制制度存在设计缺陷。另外公司内部控制制度适应性不强，没有随着时间的推移及时更新内部控制制度。
　　（三）公司治理机制不完善
　　我国会计准则规定，单位负责人对单位内部会计制度的建立及有效实施负责。DF公司未设置专门人员监督内部控制的执行，未分析内部控制的有效性，没有内部控制评价报告制度，公司设有董事会、监事会，未设审计委员会，这些机构都没有制订相应的制度来监督和保障公司内部会计控制的有效实施。
　　（四）公司管理权责不清
　　DF公司没有专门的内部岗位职责说明，目前公司仅有一本《企业员工守则》来规范员工的行为，在该员工守则中规范了部分岗位员工的权利、责任，但涉及岗位不全面，没有包含企业所有岗位，另外该员工守则自公司成立一直使用到现在，从未更新，其内容已不适应公司目前需要。
　　四、加强DF公司内部控制的方案措施
　　（一）增强公司管理层的内部控制意识
　　财务部作为内部控制的牵头部门，每年组织至少两期针对公司全体管理人员的内部控制培训课程，要求公司部门负责人必须参加。强调企业内部控制对保证公司经营合法合规、资产安全以及提高企业经营效益的重要性，让公司管理层意识到内部控制对公司防范风险的重要作用。公司每一名员工都要支持公司的内部控制制度的运行，了解公司内部控制具体规定，公司一切经营活动都要依照公司内部控制要求进行。
　　（二）完善公司内部控制措施
　　成立公司内部控制制度完善小组，小组成员由公司各部门人员以及外部专业人员组成，在全面梳理公司业务流程的基础上，完善公司内部控制制度，制订符合企业经营特点的全面的内部控制基本规范，建立完善的内部控制执行监督体系。建立公司内部控制配套指导，指导公司全体人员的工作。
　　内部控制制度的制订应关注不相容岗位分离、公司资金支出、对外投资、项目审批等的限额审批流程，明确各机构人员的审批权限。
　　（三）设置健全的内部控制机构
　　设立公司内部审计委员会，完善公司股东会、董事会、监事会以及审计委员会内部控制监督职责。公司设独立董事，强化董事会监督职责。董事会的监管力度越强，内部控制的质量就越高，公司董事会中必须有一名独立董事，保证独立董事的监督职能;公司应定期与不定期召开股东会，股东会定期会议每季度末召开，年度股东会在第二年的第一个月末召开，当公司有重大事项时，董事长应召集公司全体股东代表召开股东会;董事会与总经理职责分开，董事长与总经理职责分开，董事长是企业决策的执行者，总经理是执行者，董事长应监督总经理的工作执行情况。
　　（四）制订公司内部控制监督检查方法
　　公司内部监督设日常监督和专项监督。[2]日常监督是对企业日常经营业务进行常规、持续的监督。企业对公司资金支付审批以及销售人员孟加拉国出差进行专项监督，合理保障公司资金安全、公司孟加拉业务财产安全以及公司员工到孟加拉国的人身安全。
　　针对公司内部会计控制监督、检查不够全面的问题，DF公司安排专人对公司业务进行日常监督，日常监督涉及公司经营的所有环节，各部门均应积极配合监督检查人员的工作，向监督检查人员提供所需的原始凭证、报表、操作规程和书面报告等文件资料，接受监察审计部的谈话、调查等，如实回复检查人员的提问。另外公司要求各部门每个季度对各自部门内部会计控制执行情况进行自检，并出具自检报告。有研究表明，内部控制报告可以给财务报告的信息使用者提供更多有关企业营运效率方面的资料信息，而这些往往是财务报告所不能体现出来的。
　　内部审计是对内部会计控制监督检查的一个重要手段，内部审计可以有效降低企业风险，保证内部会计控制的有效性，内部会计控制监督检查工作可以由单位部门完成，也可以由外部专门人员来完成。DF公司每年末应聘请外部审计人员对公司进行内部审计，内部审计内容包括以下方面：一是公司经办人员在处理日常业务时是否遵循了不相容职务分离控制，二是公司人员是否按公司规定业务程序开展业务活动，三是公司是否复查核对控制程序。
　　对于公司相关业务合同，DF公司聘请律师事务所审核合同条款的有效性、合法性、经济性，保证企业经济利益。
　　公司财务部每年请会计师事务所对公司内部控制运行情况进行专项审计，以保证公司在财务处理、业务处理方面的真实、有效、合理、合规。
　　（五）完善人力资源政策，提高员工素质
　　内部会计控制是由人来执行和实施的，为顺利实施内部会计控制，需要保证企业内部人员拥有较高的道德修养水平、良好的专业胜任能力以及严谨的工作态度。为保证公司人力资源更好地为公司内部会计控制服务，公司采取了三个方面的措施：第一，完善聘用机制，实行管理人员公开招聘、竞争上岗。每季度末，人事部公布空岗情况和招聘条件，经过笔试、面试和实绩考核进行选拔上岗，保证招聘员工技能能够满足岗位需要。第二，对员工实施绩效考核，并根据考核绩效奖励突出员工，将公司利益与员工个人利益结合起来，调动员工的工作积极性与创造性，并鼓励员工参加相应专业职称考试，对有初级、中级、高级职称的人员分别工资奖励100元、300元、500元的职称补贴。第三，对新入职员工开展入职培训，对技能类员工开展职业技能培训，对管理员工开展继续教育培训;建立网络课堂，公司员工都有自己的账号，随时登录网络课堂学习，学习完毕还要参加网络考试。
　　针对公司管理层对公司内部会计控制认识不够的问题，公司网络课堂购买了专门针对公司高级管理层开设的有关内部控制的高级管理课程，要求管理层必须学习。
　　针对公司财务部会计人员能力不足的问题，公司要求所有财务会计人员均应取得会计人员从业资格证;担任财务负责人、会计主管的，除取得会计从业资格外，还应当具备大专以上文凭、中级职称和从事财务工作五年以上经历;公司为财务部人员购买了有关财务及税务知识的培训课程，要求每位财务人员每年必须参加不少于6次培训课;公司要求财务部人员每月至少召开两次财务工作会议，集体讨论、解决在内部会计控制与日常财务工作中遇到的难题。
　　（六）建立有效的信息系统沟通机制
　　要使内部控制正常运行，必须保证公司信息流畅，沟通是企业信息系统的内在要求。现代化信息系统必须能给员工提供恰当的信息，为他们开展经营活动、报送财务报表及承担相应责任提供有力帮助。[3]一般来说，在公司中级别越高的管理者越会将工作时间的大部分用于与其他部门和部门员工的沟通交流上。
　　公司财务部使用会计电算化控制，整个财务部门人员依据各自职责权限可以查看财务数据。另外，财务部门还建立了小型局域网，便于财务部门内部人员的资源共享。公司行政部门通过QQ群、微信群的方式建立了资源共享平台。
　　（作者单位为中节能东方双鸭山建材设备有限公司）
　　参考文献
　　[1] 刘丽彩.关于中小企业内部会计控制的探讨[J].中外企业家，2019（7）：10.
　　[2] 杨海波.完善企业实物资产管理的思考[J].商場现代化，2012（18）：42-43.
　　[3] 刘金波.工程施工企业内部会计控制探究[J].现代国企研究，2019（5）：140-143.
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