信息化时代的企业内部控制研究

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　　摘 要 随着科学技术的进步，信息化程度的快速提高，会计信息化已然成为企业管理的必然选择。会计信息化给传统的会计工作带来了颠覆性的变革，对会计数据存储形式、会计核算方法、会计岗位分工、会计核算程序等都产生了重大的影响。同时，由于企业在市场竞争中面临着各种各样的风险，没有完善的内部控制体制导致失败的案例比比皆是。传统手工会计模式下的内部控制制度已不能满足企业信息化管理的需求。为了保证企业经济业务的顺利进行，保护企业资产的安全和完整，发现、纠正错误与防止舞弊，就要求我们对信息化时代的内部控制进行新的探索和研究，本文就此提出了一些自己的观点。
　　关键词 信息化 内部控制 风险防范
　　在市场经济条件下，企业面临着各种各样的风险，要在激烈的竞争中立于不败之地，就要求企业加强控制、防范风险，以健康持续发展。2008年，财政部、证监会、审计署、银监会、保监会五部门联合发布了《企业内部控制基本规范》，创建了第一套完整的企业内部控制规范体系，给企业带来了新的管理理念，提出了新的控制要求。会计信息化是会计与信息技术的结合，是信息化时代下会计工作的发展。会计信息化给传统的会计工作带来了颠覆性的变革，对会计数据存储形式、会计核算方法、会计岗位分工、会计核算程序等都产生了重大的影响。传统的内部控制制度已不能满足信息化时代下的企业管理需求，继续以传统的模式进行内部控制，必然会引发很多风险，下面我们就此问题进行探讨。
　　一、会计信息化条件下的内部控制
　　自1954年美国首次利用计算机核算职工工资以来，计算机处理数据的快捷、及时、准确已被世人认可。到目前为止，会计信息化已经发展了将近70年，在这70年中，全球会计领域信息化工作进行得如火如荼，我国也不例外。目前，我国会计信息化正向标准化与国际化方向发展。会计信息化就是当代电子技术和信息技术、互联网技术应用到会计实务中的简称，运用以计算机、互联网和通信为主的信息技术对会计数据进行获取、加工、传输、存储、应用等处理的过程。与原有手工记账相比，会计信息化具有运算速度快、存储容量大、数据高度共享、检索查询快捷、制作报表容易、数据分析准确等特点，可以节约大量人力、物力、时间。会计信息化彻底颠覆了传统手工记账、算账、报账、查账、编制报表等会计方法，为我们的企业管理与会计工作都带来了诸多便利。但是，事物都有两面性，我们在享受会计信息化带来的便利的同时，发现信息化的过程也为企业带来了很多内部控制漏洞，所以对内部控制提出了不同的要求。与非信息化的内部控制相比，会计信息化条件下的内部控制有以下不同之处：
　　（一）控制舞弊的难度升级
　　手工会计模式下，凭证、账簿及报表都是纸质版资料，篡改会留下明显痕迹，操作难度大且容易被发现。会计信息化时代，这种现象不复存在，由于计算机磁性媒介的数据容易被修改，且不留痕迹，这就为财务舞弊创造了先天的便利条件，復制、伪造、销毁企业或单位重要的数据变得比以往任何时候都要简单，且非常不容易被发现。
　　（二）内部控制的对象不同
　　手工会计模式下的内部控制是对公司人员及会计资料的控制，根据不相容岗位的牵制制度以及会计资料处理及使用权限作出严格规定，借此达到内部控制的目的。进入会计信息化时代后，纸质的凭证、账簿及报表等大量被电子资料替代，这些会计数据均存储在电子介质上，对我们的内部控制提出了新的挑战，因此，控制的对象也发生了变化。
　　（三）内部控制的内容不同
　　传统手工会计模式下，财务核算的流程基本都是从会计凭证到会计账簿再到财务报表，环环相扣，所有的财务数据都必须吻合，不同的账表资料之间天生就有互相制衡的逻辑关系，自然就形成了层层审核、道道把关的机制。信息化时代，会计数据的处理方法和处理程序发生了根本性的变革，不是按照凭证登记账簿再编制报表这样一个过程，所有的财务资料如会计凭证、会计账簿及会计报表，全部都是由基础数据生成，也就没有手工会计模式下的原始凭证、记账凭证，各类汇总表、分配表、工作底稿等过程资料，所以手工会计模式下的复核、审查功能被大大弱化，甚至完全失效。
　　（四）内部控制的时间、空间范围扩大
　　传统手工会计模式下，只要限制接触会计资料的人员及权限，就可以把会计资料控制在有效范围内。互联网的普及首先打破了空间的界限，不必进入财务工作室，通过互联网就可以对财务数据进行修改，不受地点的约束。其次，信息化时代，我们可以对以前任一年度的数据进行修改，计算机自动完成此后所有数据报表的相应数据调整，并且不留痕迹，彻底打破了时间的限制。所以，手工会计模式下的内部控制已基本不能满足信息化时代的需求。
　　二、会计信息化条件下内部控制存在的问题及原因
　　信息化使企业管理更加便捷，使员工特别是会计人员从大量的事务性工作中解脱出来，但是事物都具有两面性，信息化并不仅仅为企业带来了效率与精准，也为企业的内部控制带来了新的挑战。
　　（一）信息化时代会计数据的安全问题
　　传统手工会计模式因为会计处理的既定程序，会计信息的修改异常复杂，特别是跨期后就无法处理前面期间的业务，基本只能通过后期的更正凭证来完成，日后我们将对修改的情况了解得一清二楚。到了信息化时代，绝大多数的财务软件都具备“反记账”“反结账”功能，我们可以修改以前任一期间的会计数据，而且不留痕迹，这就为别有用心者打开了做假账的方便之门。
　　（二）信息化时代的数据准确性问题
　　信息化时代，所有财务资料包括会计凭证、会计账簿、财务报表及其他等等，均由基础数据直接生成，计算过程绝对不会出错。乍一看，貌似信息化时代的准确性较手工核算大大提高，但是我们忘记了，手工核算由于具有既定的会计处理程序，各类账表之间天生就有互相制衡的机制，加上层层复核，反而不会出现大的纰漏。信息化时代下，一旦基础数据失真，计算机无法自动识别错误，由此生成的会计报表等数据全军覆没，非常不容易被发现。所以在信息化时代，基础数据是否准确至关重要。 　　（三）信息化时代的岗位设置问题
　　传统手工会计的一项重要内部控制就是不相容岗位相分离，这种人员安排实实在在地避免了舞弊现象的发生。到了信息化时代，由于烦琐的基础性工作的减少，公司需要的财务人员数量大幅降低，这就意味着每个人需要承担更多的职责，直接导致一些不相容的职位得不到分离，削弱了工作人员相互牵制的效力。
　　（四）互联网普及带来的数据安全问题
　　信息化时代，我们的财务数据都向无纸化方向发展，绝大多数重要的会计资料都储存在磁盘等介质上，而互联网的普及让会计数据的传递产生了安全隐患。企业的财务数据往往涉及客户、供应商、生产工艺等商业秘密，一旦被“黑客”侵入，复制、篡改或销毁这些资料，将对企业造成不可挽回的损失。所以，我们必须针对这个问题采取有力的防范措施，避免这种安全问题的发生。
　　三、会计信息化条件下内部控制模式建构
　　通过前文的分析，我们对信息化时代的内部控制与手工会计的内部控制差异有了清晰的了解，也对信息化时代内部控制存在的问题进行了较为透彻的研究，笔者经过认真的思考，针对信息化时代的内部控制建构提出了以下几点粗浅的思考，以期能对我们的实际工作有所帮助。
　　（一）建立计算机操作日志
　　为了解决数据修改不留痕迹的问题，我们要在服务器上建立计算机操作日志，对于什么时间、什么人进行了什么操作进行一一备份，定时发送到企业管理人员或专门的会计人员处，定期核查，如发现异样，及时报告公司负责人并处理。建立计算机操作日志，能为日后的审计、稽查等提供线索。
　　（二）岗位人员权限设置
　　手工会计模式下我们非常重要的一项内部控制就是不相容岗位相分离。在信息化条件下，财务人员数量的减少对我们这项安排提出挑战，但还是可以通过权限设置来完成，给每个操作人员都设置权限，防止未经授权的人擅自动用系统的各种资源，包括硬件设备、数据文件、软件程序以及相关的档案资料等。同时，也要让会计人员认识到权限的重要性，避免账号密码共用，失去了设置权限的意义。
　　（三）提高会计人员的计算机水平
　　信息化时代对会计人员的要求，不再仅仅是专业能力水平，同时还要掌握較强的计算机技能。目前，很多财务软件都有安全隐患，原因就是会计人员缺乏相应的计算机技能，因此不能准确识别财务系统设置中不合理的地方，发生不正常的数据篡改，也不能及时发现并处理。此外，会计人员缺乏计算机技能，也会影响到企业财务工作的信息化程度。所以，我们要着力强化财务人员的计算机技能。
　　（四）加强网络安全设置
　　在财务软件的设计开发阶段就应该考虑数据的安全性问题，严格控制财务软件的安装与修改，对系统软硬件进行定期预防性检查。针对这些方面，可采用一些安全技术，主要包括数据加密技术、访问控制技术、认证技术等。此外，网络传输介质、接入口的安全性也是必须防范的方面。随着通信技术的不断发展，我们要随时采取各种各样的安全设置，确保财务信息在内部网络及外部网络传输中的安全性。
　　（五）加强内部审计
　　内部审计是公司内部控制的重要环节，大家已充分认识到它的重要性。审计人员通过比对电子数据与纸质的原始凭证以及计算机操作日志，可以发现财务管理、财务核算软件等方面的内部控制存在的问题。当然，内部审计在执行过程中遇到的最主要问题就是独立性的问题，所以为了让内部审计切实发挥强化会计监督的作用，一定要在公司治理上下功夫，增强内部审计的独立性和主动性，成为公司内部控制的有效组成部分。
　　四、结语
　　内部控制是企业管理的永恒话题，随着时代的进步，科学技术的更新，内部控制也需要不断与时俱进，才能切实起到防范企业风险、保护企业资产的安全完整、促进企业健康持续发展的作用。
　　（作者单位为海南师范大学经济与管理学院）
　　[作者简介：何莺（1981—），女，甘肃定西人，硕士研究生，中级职称，从事财税专业教学工作。]
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