企业合同管理的风险防控探讨?
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作者:张会
摘 要：随着市场经济的愈发深入化、复杂化发展，企业的合同管理也面临着愈发增多的潜在风险。而强化风险辨识，落实相应有效防控举措，是企业合理规避合同风险，确保自身收益，促使企业实现稳健长足发展的重要保障举措。对此，本文笔者以企业合同管理的风险辨识着手，细致分析探讨了企业合同管理的风险防控举措，以期能够为相应同业人员在开展企业合同管理时提供些许可供参考与借鉴之处。
关键词：合同管理;风险辨识;风险防控
一、企业合同管理的风险辨识
1.合同签订阶段
（1）调查不到位
首先，对合同对象主体资格审查不够重视，以致与不具备相应资质或民事行为能力的合同主体签订合同;与越权代理或没有代理权的合同主体签订合同，致使出现无效合同或效力待定合同。其次，对合同主体的信用状况判断错误，或在合同履行的过程中对对方资信未持续予以关注，以致因对方资信发生变化而导致企业遭受经济损失。另外，对合同主体履约能力的调查评价过于片面，致使将履约能力不足的对象定为准合同对象。
（2）谈判不专业
一方面，是由于谈判人员对合同重大问题不够重视或做出不当让步，或因其谈判经验不足，谈判技术、法律知识或财务知识有所欠缺，致使企业经济利益受损;另一方面，企业谈判技术策略被泄，从而导致谈判时企业处于不利地位。
（3）签订不规范
由于合同管理人员经验不足、法律意识欠缺或专业合同知识匮乏，致使合同文本缺乏规范性，以致合同内容不清、职责不明、条款不全，有意回避应尽的责任与义务，甚至与国家法律法规相冲突。这些不专业、不规范的合同签订，极易引发合同纠纷，甚至还可能会给企业造成不可弥补的经济损失。
（4）审查不仔细
未发现合同文本中存在的不当条款内容与条例，或发现而未及时提出合理的修改建议;另外，未按照审核人员所给出的建议修改合同。
2.合同履行阶段
（1）合同履行监管不力
一方面，合同出现违约后企业管理人员处理缓慢，使得因决策不及时而导致企业遭受经济损失。另一方面，合同履行过程中监管不力，对合同对象跟踪调查不及时、不全面，出现问题未及时发现，从而导致发生合同纠纷及经济损失。
（2）合同变更、解除管理不当
合同签订时相关约定标注不清或未予以标注，致使合同履行困难。此外，如若合同条款中存在不公平条款、错误或欺诈条款，而又未及时采取措施予以弥补，则必将会引发风险。
3.纠纷处理阶段
若合同发生纠纷后，企业管理人员对纠纷处理不及时、不准确，致使企业在后续的纠纷处理、诉讼或仲裁中处境不利，风险率也会相应提升。同时，企业管理人员法律意识淡薄或管理水平偏低，都会加大合同管理风险的发生率。
二、企业合同管理的风险防控举措
合同管理是企业在激烈的市场竞争中得以脱颖而出的重要关节，而规范合同管理流程，严把合同风险防控，对于及时发现与规避合同风险具有十分重要的作用。
1.合同签订阶段
（1）深入开展前期调查
首先，對合同主体法人资格、资质证明、营业执照等相关证件予以审查，以免因证件造假而导致的合同无效。必要时，还须通过相关机关单位对相关证件是否真实、合法予以查验，并确保授权人符合授权要求。在相关证据充分可靠的前提下，对合同主体资格予以评价。其次，对合同主体通过审计的财务报告、以往交易记录等信息予以调查，并对其获利及偿债能力进行分析，评估合同主体的财务风险及信用状况，并持续关注合同主体资信的变化情况，及时建立并更新对方信用信息。另外，对主体对象开展现场调查，对其技能水平、施工能力、经济实力等进行熟悉与评估，从而对其合同履约能力有初步的分析能力。
（2）强化合同谈判管理
第一，所谓“知己知彼，百战不殆”，合同谈判前，应收集有关谈判对手信息如参建方主体资格、经济状况、技能水平、机械设备、企业信誉、履约能力、相关参建经验等信息加强审查，了解其基本情况，确保投标企业的能力与质量;然后对项目情况、行业政策、法律法规、服务价格等以及与合同谈判相关的内容条款展开研究，从而为准确制定谈判策略提供依据。第二，熟悉合同关键内容、相关条款以及重要细节，主要包括合同标的数量、质量标准、技术标准，合同价款与支付方式，履约时间与方式，违约责任与处理办法、合同变更或解除条件等。于合同谈判的整个过程中，应及时做好记录，对遇到的问题承办人应及时做好协调处理，并向单位相关负责人汇报。第三，对于专业技术较强、影响较大或法律关系复杂的合同，须组织法律顾问、技术人员、财会人员等积极参与合同谈判，充分发挥专业团队的优势与智慧，对谈判时遇到的难题及时总结，进而研究并确定下一环节的谈判策略。
（3）规范合同签订程序
首先，对常用或普遍性合同可制定标准化的合同范本，在企业范围内全面推广并应用，同时，为避免合同对方对合同文本进行随意篡改，可通过书面形式将合同打印出来。其次，合同条款内容应前后一致，避免出现矛盾与冲突，并且，合同用词应规范严谨，严禁使用“争取、大约、左右”等不规范用语，合同约定应准确具体，避免合同双方履行义务与所享受权利不明确，从而有效降低合同不规范而导致的纠纷。例如，需要由发包人完成的三通一平工作，应明确标注水、电等管线的开通时间及要求，并说明路面平整的要求、面积及平整程度，如未按合同约定如期完成的，应注明所应承担的责任以及因此而导致承包方无法如期开工的应工期顺延。另外，所签订合同不得与法律法规相互冲突，严禁签订看似合法却违反国家法律的“黑白”合同，此类合同一旦发生纠纷，也会按照“无效合同”予以判定，失去了合同的保障作用。同时，对于涉及到的特殊合同条款，应予以特别标注，例如出现合同纠纷时，需要在合同签约地诉讼，并将签约地详细标注于合同内。此外，在合同中应明确标注如何处理合同纠纷，例如诉讼与仲裁只能二选一，如若标注为诉讼或仲裁，则约定视为无效，甚至对于所指定的诉讼管辖法院，都应予以明确标注。 （4）细致审核合同文本
首先，合同文本应条理分明、内容合法，合同内容应与企业利益保持一致，合同主体应具备相应的履约能力，且须明确双方责任、权利、义务，同时，必须要有争议部分的解决条款。其次，建立健全合同会审机制，并在重要或重大合同的签订前，向企业相关部门或组织机构提交合同文本予以审核，按照工作职责明确会审分工与责任，并由主办单位对会审意见予以搜集并修改。另外，细致审查合同相关的条款内容，确保相关内容条款无违法及违规现象，各个条款间应无冲突及矛盾、用语应规范不模糊。
2.合同履行阶段
（1）加强履行过程监管
第一，合同正式履行前做好合同交底，使项目全体管理人员都能全面、完整的认识和理解合同，对合同中存在的风险点以及薄弱环节有全面的认识，并在合同履行的过程中有效把握对我方有利的合同条款，最大限度规避对我方不利的条款。第二，全面了解合同各项条款内容，按照规定分类分别建立合同管理台账，并根据项目具体安排制定周详的实施计划严格予以组织落实，并依据合同约定严格履行作业、付款以及催款。第三，由专人对合同双方来往信函、文书等合同履行过程中的相关材料予以收集并整理，一旦因设计变更、工期延长或价格调整等情况而发生合同纠纷或违约现象，应能够在第一时间找到对我方有利的证据，及时办理签证，并时刻加强合同履行中的风险防范意识，随时收集对我方有利的证据。第四，合同履行的过程中，一旦发现合同中有不利于我方的条款内容、约定不明确的条款或存在一定风险的条款，应立即与专业人员协商补救办法，并及时采取措施，防止合同继续履行而对我方造成损失。第五，加强合同履行过程中的有效监控，如若发现合同对方经济状况恶化、抽逃资金或出现重大违约等严重有失商业信誉的情况时，应及时以书面的形式报告公司，并及时采取妥善的应对措施，尤其要对威胁企业经济效益的风险做好严格把控。第六，若合同因故而不得不暂停或终止时，应及时办理妥善相关暂停首先，并以书面的形式签订暂停或终止合同协议，协议应对合同双方的责任与义务予以明确，如若因此而使企业遭受损失的，应对对方责任及时追究。
（2）合理把控变更管理
项目实施的过程中，由于材料市场、政策的变动，极易使合同实施与预定目标出现偏差，对此，合同承办部门应定期对合同的执行情况予以检查，并不断完善合同检查体系。对于合同履行过程中发生的偏差，应认真分析、纠正，查处违反合同条款的行为，从而使合同管理逐步趋于规范化。首先，合同一旦发生变更便应作为新合同处理，则须根据合同管理的标准化流程对合同文本及条款等内容予以审核，对合同變更的内容与程序予以明确，并及时、迅速处理合同变更。其次，如若合同内容存在不公平条款、欺诈或错误条款，或因市场价格、国家政策等客观条件发生改变，而导致企业利益受到损害时可及时采取补救措施，应严格依照流程向合同对方发出通报，并在国家法律的合法监管下或按合同约定及时办理合同变更、索赔或解除等事宜。另外，合同变更及解除应以书面的形式，禁止随意在原合同文本上予以涂改或添加。此外，如若合同解除给企业造成了一定的经济损失，且是由对方过错而引发的经济损失，则可根据合同规定向对方进行索赔。
3.纠纷处理阶段
首先，如若合同对方因违反合同约定或资金不足时，可根据情况的严重程度让对方采取财产保全措施，如第三方担保、抵押、提高保证金等。其次，如若对合同对方申诉、来函量多、诉讼群发的项目，应及时组织成立调查组，并对合同对象开展现场调查，以全面了解合同履行情况。另外，一旦合同发生纠纷，则应根据国家法律法规予以协商。如若双方意见达成一致，则须签署书面协议;如若协商无法达成一致，则应按照约定，选择仲裁或诉讼的方式予以处理，未处理完纠纷前，经办人员严禁向对方做出任何承诺或实质性答复。
三、结语
规范、科学、完善的合同管理是确保企业在当下复杂的交易环境中得以安稳创收的关键。然而，当下众多企业于合同的协商、签订以及履约之中，常常会因己方企业高管、合同管理专员的风险防控意识不到位，对合约条款的分析、审核不细致，合同管理不善，而致使企业深陷“合同陷阱”，使企业收益受损。为此，企业高层与合同管理专员务须全面提升自身风险防控意识，贯彻相应防控举措，进而有效规避因己方合同管理不善而致使的企业收益受损。
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