信息化手段在外包供应商管理中的运用研究
来源:用户上传
作者:李新保
[摘 要] 在现代设备背景下，信息技术已经融入人们的生活与工作当中，且通过信息技术，使得社会运作格局发生了巨大改变。在此前提下，社会资源供应需求也发生了变化，其追求更快、更准确地供应资源服务，此时外包供应商作为资源供应单位，为了满足市场需要，也需要重视信息技术的应用，应当通过信息化手段，了解项目单位需求，且积极与项目单位沟通，挖掘需求信息内涵，由此即可提高资源供应的效率与准确性。本文为了了解信息化手段在外包供应商管理中的运用，将了解某实例中外包供应商管理信息管理平台现状，再针对其中问题提出相关建议。
[关键词] 信息化手段;外包供应商;资源供应
doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2019. 21. 033
[中图分类号] F270.7 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194（2019）21- 0087- 02
0 引 言
在任何领域当中，资源供应都是得到高度重视的环节，因为当资源供应出现问题，则代表业务项目无法开展，例如在机械加工、产品装配等项目当中，如果设备、材料、套装制件供应中断，则无法继续运作，由此可见资源供应的重要性。那么外包供应商的存在，就是为了弥补单位的资源、产能不足，对此如果外包供应商无法及时满足相应项目需求，会使得单位增加成本，甚至出现计划严重拖期，而这一现象在传统人工模式下是非常常见的现象，对此在先进理论当中，提出了信息化手段应用建议。
1 供应初期信息化运用
1.1 运用步骤
在供应初期，首先单位要建立统一化的信息平台，由此与外包供应商进行信息交流，此举可以有效避免信息不一致、信息重叠的问题，还能提高双方沟通的效率。在此前提下，外包供应商与单位之间就建立了良好的沟通关系，任何需求上的变化都可以及时协商，说明其具有实践意义。而要实现上述要求，需要通过三个步骤来实现，具体内容见下文。
1.1.1 系统设计
为了建立外包供应商与单位之间的良好沟通关系，一个优秀的系统平台是必不可少的，所以在初期阶段，需要先进行系统设计与开发工作。具体来说，单位应当根据自身选择的项目，结合自身资源需求，分析各外包供应商的自治，在整合之后形成资源清单，随后开发数据库，并将清单数据导入其中，最终开发功能模块，例如信息留言、数据检索等，以满足沟通与业务处理需求。此外，为了确保系统实用性，单位需要对自身操作水平进行保障[1]。
1.1.2 实施内容
在实际业务条件下，基于不同业务项目在流程上的差异，单位要有针对性地分析外包供应商的资源特征，随后依照特征，制作资源供应流程表，将该表通过系统平台发送给外包供应商，经其确认，该流程表可以满足业务条件之后即可通过。此外，为了提高信息化服务水平，流程表当中的信息内容必须详细，例如资源供给量、资源供给审批流程，审批时长等，此举可以避免日后的纠纷[2]。
1.1.3 实施关键点
综合上述两项，在实际操作当中要重视两个关键点，即数据整理、单位类型分类。在数据整理方面，因为系统平台设计与项目实施，需要外包供应商与单位一同参与，此时外包供应商作为服务单位，其有必要保障后续资源供给不出差错，而在通常情况下，供应商与单位之间，相互都很难了解双方详细信息，所以容易出现信息重叠现象，相应就会拖延资源供给效率，对此在进行数据整合时，必须对重叠信息进行处理，确保整个供给流程顺畅;单位类型分类，即外包供应商所拥有的资源种类较多，而单位的资源漏洞也不相同，对此如果将与单位资源漏洞不匹配的资源供应给单位，这显然是无意义的行为，所以在应用当中，单位必须依照自身需求，对外包供应商进行分类，以防出现错误。
1.2 运用功效
围绕上述供应初期信息化运用步骤内容，此处将分析信息化手段在其中的应用功效，具体包括：信息实用性增加、控制力度增加、工作效率提高。
1.2.1 信息实用性增加
外包供应商与单位提供的信息，是否在实际业务项目当中起到了作用，使评估信息实用性的重要指标，而关于这一点，在早期资源供应当中，因为沟通渠道简陋，且没有明确规划，容易出现信息不全、信息错误等问题，甚至业务双方还会依照自身主观思想，对对方想法进行猜测，此举显然会加剧问题影響。而在初期阶段当中，通过信息化手段可以保障双方沟通通畅便捷，可以及时核对信息，避免上述问题，同时双方提供的信息，也会短时间内发送给对方，由此可以避免上述问题发生。
1.2.2 控制力度增加
在资源工艺当中，外包供应商需要严格控制资源工艺业务，尽可能不出现差错，但事实上因为一些因素的干扰，传统外包供应商的控制力度并不强，例如某外包供应商的工作人员为了个人利益，出现了清单造假现象，导致项目单位资源供给量十分紧缺，而限于当时沟通渠道，单位没有及时发现，直至经济亏损较大时才发现该问题，由此证实了传统单位在业务方面对外包供应商的控制力度不强。而通过信息化手段应用，单位可以要求每个环节的负责人，定期将供应信息发送给高层，由其进行审批，例如资源出库量等、消耗量等信息，由此在信息数据条件下，任何造假行为都会反映在其他信息当中，很容易就会被发现，说明单位对外包供应商的控制力度增强[3]。
1.2.3 工作效率提高 因为大多数业务项目都有时间限制，如果因为资源供应而延长时间，会导致单位承受相应的经济损失，所以外包供应商理应保持自身的工作效率，但现代业务项目单位对于资源量的需求很大，且消耗速度较快，对此传统外包供应商在确保供应质量的条件下，其工作效率很难满足当前需求。而通过信息化手段，资源供应质量的控制环节变得更加便捷，代表外包供应商可以更早地进入正式资源供应当中，同时项目单位对每个环节节点的管理也会相对轻松，有利于工作效率提高[4]。
2 供应二期信息化运用
2.1 准备工作分析
在信息化手段的帮助下，外包供应商可以与单位之间建立良好的沟通关系，相应地即可进入正式资源供给环节，即代表业务项目进入了第二期。在第二期阶段当中，为了保障后续工作质量，单位应当针对各项目任务建立相应的档案与资料，并将其输入信息平臺当中备用，相应在持续性的资源供应当中，建立信息化资源供应质量评估指标，定期对每个供应商进行评估，如果某供应商连续数次不满足指标标准，则可以考虑终止合作。此外关于外包供应商工作质量评估指标内容，一般包括：业务量、计划保证能力、质量情况、价格水平、合同履约、服务情况、异议处理、单位意见、应急处理、生产制造能力、技术能力、检验能力和创新能力等，每个指标都需要具备评估标准，否则将不具备实用性。
2.2 信息数据收集
综上可见，为了避免信息造假现象发生，单位需要定期进行信息收集工作，而这一点需要延续到二期应用当中。具体来说，因为资源供给过程当中，可能会因为突发性因素而出现变化，面对此类现象，单位应当要求外包供应商及时将相关信息上报，由此帮助单位判断事件真伪，并根据相关情况调整与外包供应商的合作条约，保障项目可以继续运作，而在信息收集方法上，建议单位需要依照实际项目需求，先设立信息列表，并将其交于外包供应商，后外包供应商需要收集日常工作信息，定期汇总后将其填写进列表，反馈给单位，而如果发生了突发性事件，则需要第一时间与项目取得沟通，共同协商处理对策。
2.3 运用功效
因为不同业务项目的资源供给需求不同，在功效表现上也存在差异，无法一概而论，对此本文将结合案例，对其功效表现来进行分析。某机械加工单位因为市场条件限制，需要长期通过外包供应商来满足自身的生产、设备、产能需求，相应地在信息化技术尚未普及之前，该单位就与很多周边城市的外包供应商建立了良好的合作关系，而在业务开展当中，不同供应商的供应表现存在差距，其中有部分供应商表现不满足项目单位需求，经常出现错误，但当时因为影响不大，且较难追查，因此单位没有深究，而随着时代发展，该单位的需求量逐渐增大，其必须更换供应商，对此其需求进行外包供应商筛选。相应该单位出于便捷性考虑，结合了信息化手段对所有外包供应商进行管理，计划两年之内外层筛选。
具体表现上来看，该单位先建立了工作评估指标，指标内容包括：业务量、质量情况、价格水平、服务情况、生产制造能力、技术能力，后导入历史记录，依照指标信息进行分析，得到以往工作中的主要问题，由此给未来外包供应商管理工作优化提供方向;通过系统平台以及管理措施，来实现信息获取与沟通，此时说明每个外包供应商的信息资料都会更新，并依照一段时间内的信息更新，可以得到外包供应商工作质量曲线，准确判断其质量趋势，相应依照指标做出准确选择。
3 创新建议
综合上述可见，信息化手段在现代外包供应商管理中的运用具有良好表现，但结合先进技术来看，其依旧存在待改善空间，对此本文将提出相关建议。具体来说，本文建议单位在建设系统平台时，尽可能加入大数据技术部分，此项技术具有深度学习与信息挖掘能力，对此在大数据技术支撑下，系统平台可以自动对各外包供应商的工作表现进行评估，且预防一些问题的影响，提高外包供应商管理质量。此外，在大数据技术应用当中，本文建议项目单位要重视信息化平台的可拓展性以及网络协同性，否则无法实现这一点。
4 结 语
本文主要对信息化手段在外包供应商管理中的运用进行了分析，通过分析得到结论：目前信息化手段在外包供应商管理中的运用共分为两个阶段，即初期应用与二期应用，在两个阶段中，信息化手段可以以平台化形式，对接项目单位与外包供应商，在两者间建立良好的沟通关系，有利于项目单位对外包供应商的管理质量;围绕先进技术，本文针对实例中信息化平台的可拓展性以及网络协同性的缺陷，提出了相关的创新建议，进一步对信息化手段的运用价值进行优化。
主要参考文献
[1]庄华.信息化手段在供应商管理中的阶段性运用[J].中国市场，2015（24）：131-132.
[2]刘述忠，党全荣，曹燕玲.银行信息科技外包供应商的分类与分级管理探讨[J].中国金融电脑，2016（9）：41-43.
[3]王刚.基于过程控制的供应商质量管理方法研究与应用初探[J].中国管理信息化，2017（17）：93-95.
[4]倪雲.信息技术在企业供应商管理中的应用探析[J].中国管理信息化，2018（8）：59-60.
转载注明来源:https://www.xzbu.com/3/view-15066819.htm
