论新形势下油田档案管理的信息化建设

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　　【摘要】对于油田行业而言，信息化建设是行业优化调整的重点项目，档案作为油田企业发展的重要资源，在当下行业信息化建设发展的背景下，势必要加大对油田档案的信息化管理力度。基于此，本文立足信息新形势，以油田企业档案资源作为研究对象，首先分析了油田档案信息化管理的意义，同时提出了信息化建设的具体策略，以期能够提升油田档案管理效率，促进企业长效发展。
　　【关键词】油田档案;信息化建设;管理效率
　　在油田企业的日常经营过程中，不论是勘探亦或是生产都会产生大量具有价值的档案资源，而这些档案资源在企业的发展以及油田的开发中具有重要的作用。尤其是在信息时代的发展新形势下，油田企业要想适应时代发展步伐，提高行业竞争实力，就必须要加大档案资源信息化建设，切实提高油田企业信息化管理水平，从而实现油田资源共享，增强企业的社会与经济效益。
　　一、新形势下油田档案管理信息化建设的意义
　　（一）能够有效保留大量的档案信息原件。在油田企业的发展历程中，势必会产生大量的数据信息，这些油田档案具有重要的价值，不仅能够为今后油田开发提供参考，同时这些档案还能够参与到企业战略实施、地质勘查等活动之中。但是，随着对原始纸质文件的不断借阅，一些具有珍藏价值的油田档案文件难免受到损害。如果建立信息化档案室，通过计算机将这些纸质油田文件扫描上传到系统之中，就能够降低对纸质原始油田档案的损坏，避免出现丢失风险，能够最大化保留档案信息原件。
　　（二）降低管理成本。数据收集是油田档案管理的重难点，以往油田企业传统的数据收集和汇总工作多是采用人工方式，但是随着业务量的增加，档案数据趋于复杂，管理难度随之加大。因此，要想实现高效的档案管理，依靠信息化技术就显得尤为重要。借助信息技术不论是档案下载、打印或是目录编辑等，都能够自动生成，避免了常规档案管理的机械性，不但减轻了档案管理人员的工作负担，同时也使得管理效率得以提升，降低了管理成本，推动了管理团队朝着精细化方向发展。
　　（三）有利于油田企业内部档案信息共享。通过建立信息化油田档案室，管理人员通过计算机就能够对海量的油田数据信息进行分类、整合，便于其他部门随时进行借阅。同时，建立油田档案网站，各部门需要借阅油田档案时通过网站导航，确认身份验证后就能够对档案资料进行查阅。如此，能够满足各部门随时借阅的需求，实现了内部档案信息共享。
　　二、新形势下油田档案管理信息化建设路径
　　（一）积极完善档案管理人才队伍建设。在油田档案管理信息化建设的进程中，人才培养是关键。首先，要加强档案管理人员的信息化水平，形成从上至下的信息化建设意识。加大对油田档案管理人员的培训，通过岗位培训、交流学习等活动，让档案管理人员在实践活动中建立完善的信息化管理知识体系。其次，加大人才引进，不断优化油田企业档案管理人才队伍结构，促进团队信息化专业水平的全面提升。最后，强化对油田档案管理人员的考核，建立健全的信息化建设奖惩机制。定期对档案管理人员信息化操作水平进行考核，并将考核结果纳入年终绩效考核中，作为升职加薪、评优评先的重要指标。同时，开展末位淘汰制，对无法胜任档案信息化工作，或是信息化建设不积极、缺乏责任心的员工进行淘汰，鼓励档案人员向复合型人才发展。
　　（二）制定完善的质量控制标准。信息化的建设质量在很大程度上影响着油田企业档案管理成效，因此加强质量控制是关键。首先，规范档案信息化工作。油田企业应当严格按照国家颁布的条例规范，结合油田档案管理实际，规范信息化建设标准，对油田档案分类细则、档案编号规则进行明确要求，最大化提高油田档案管理信息检索的效率。其次，加强油田档案信息数据质量监管。在档案管理中，资料检索的识别精准度很大程度上关系到档案的保存质量，因此要注重提升油田档案资料的扫描质量、编辑质量以及目录整理质量。最后，提升油田档案资料采集流程的管理水平。企业应当设立专门的岗位负责数据采集、档案接收、编目、数字扫描与编辑等工作，全面推进油田档案信息化建设，确保档案资料高质量保存。
　　（三）落实先进设备引进工作。为了进一步推动油田企业档案管理工作的高效开展，在新形势下，企业必须要划拨定向资金，用于信息化建设的硬件、软件等设备的引进，便于高效快捷的油田档案信息使用平台的建立，从而满足企业内部及相关项目对档案资源的多元化需求，凭借着自查、自主翻阅就能够获得所需的檔案，切实发挥出档案价值，强化资源利用率。一方面，由于纸质档案不易保存，极易出现霉变、虫蛀的情况，因此在油田企业信息化档案室的建设过程中，要真正落实先进设备的引进工作，借助先进的信息技术实现档案高效管理。同时，在设备仪器投入使用后，还需要根据档案类型、规格、性质、年代等，对油田档案进行分类管理，以便能够更加快捷地查询相关档案;另一方面，可以尝试应用一些新技术、新设备，如RFID系统，该系统具有识别、编码、通信的功能，比传统的档案信息化读取更加快速便捷。
　　（四）加快档案信息管理系统自主研发。开展油田档案信息管理系统的研发是油田企业信息化、现代化发展的重点。对此，油田企业应当根据实际情况，积极构建集电子文档、网络信息以及档案管理三位于一体的管理系统。切实完善油田档案管理机制，加快油田企业信息资源管理电子化的发展进程。在油田档案信息管理系统的研发中，可以利用B/S结构设计，设置账号申请、档案审核、档案添加、档案数据等模块，便于档案需求者够通过系统平台自主进行档案查询、借阅、打印以及题录等操作。同时B/S结构设计还满足用户在任何时间和地点进行档案操作，打破了空间与时间的限制，提高了档案资源的使用效率。此外，油田企业还要加强对影像档案、声像档案、业务档案数据的收集和录入，从而实现油田企业档案管理网上处理、网络管理以及网络查询。
　　（五）加强油田档案数据安全管理。信息化建设虽然提高了档案管理效率，降低了管理成本，但同时也加剧了档案风险，因此必须要加强数据安全管理。首先，提升信息化设备的安全。在日常使用过程中要安装防毒软件，定期对电脑进行安全检查，加强安全管理力度，提高档案信息化管理的安全性。同时，要加强油田档案人员的风险防范意识，规范档案信息化操作流程，避免由于人为操作导致的黑客、病毒入侵。其次，确保数据库安全。对油田信息档案数据库结构进行综合全面分析，采用适合的数据库管理系统，制定严格的油田档案备份及检查制度。最后，全过程安全管理意识。在油田档案信息化管理的各个环节渗透安全意识，落实安全责任制，对档案信息化管理岗位人员的职责进行明确，要求规范操作，全面保障油田档案的安全。
　　三、结语
　　总而言之，在新形势下油田企业档案管理信息化建设是符合时代需求的，对于企业的发展具有重要的意义。但是信息化建设并非一朝一夕即可造就，需要结合企业实际情况，立足国家档案的相关标准，完善档案管理人才队伍建设、制定健全的质量控制标准、落实先进设备引进工作、加快档案信息管理系统自主研发、加强油田档案数据安全管理，循序渐进开展油田档案管理信息化建设。
　　【参考文献】
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