铁路建设项目监理文件管理研究
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【摘要】监理文件是铁路建设项目文件的重要组成部分之一，既是监理工作成果和工程实体质量的真实反映，又是未来运营维修的重要依据。本文以某铁路客运专线项目监理五标（ZXJL-5）监理文件管理为例，介绍了铁路监理文件特点及一些针对性管理措施，为相关建设项目提供借鉴。
【关键词】铁路;监理文件;管理
监理文件是监理单位在履行监理合同时形成的文字、图像、音像、实物等形式的文件材料，主要包括监理管理文件和施工监理文件。
一、某铁路客运专线监理5标（JL-5）工程概况
某铁路客运专线监理五标，管段DK253+791.25～DK302+270.940（含该墩），正线全长47.994km，负责两个梁场供梁范围内的所有站前站后工程监理工作，开工时间为2012年12月10日，开通运营时间为2016年9月10日。
二、JL-5标监理文件分类
（一）监理管理文件。监理组织机构、监理规章制度、监理规划、监理实施细则、监理设备、监理日志（记）、监理月报、会议纪要及文函、监理人员培训考核文件、监理工作总结、工程质量评估报告。
（二）施工监理文件。监理工程师通知单及回复单、工程停（复）工令;旁站监理记录;见证、平行检测资料;测量复核文件、工程延期报告及审批文件;索赔申请报告及审批文件。
（三）监理审核查验相关的施工文件。施工单位资质（许可证、人员、机械设备、分包资质等）审查文件;施工组织设计（方案）审批文件;开工报告;进度控制文件;投资控制文件;工程测量、试验检测审批等文件;检验批、分项、分部、单位和标段工程质量验收文件等。
三、JL-5标监理文件特点
作为项目建设过程记录的一部分，监理文件因记录项目多，形成数量也比较庞大，尤其是监理日记、监理日志、旁站监理记录、见证、平行检验文件、监理工程师通知单和检验批、分项、分部工程验收记录，占据了监理文件的大多数。
四、JL-5标监理文件平时管理工作
（一）准备工作。监理站办公室负责资料工作的人员，在项目开始之初就准备若干空档案盒，按不同内容分别排列盒号，把本年度办理完毕的文件材料存放在相对应的卷盒中。同时，做好文件的登记工作，以备随时查找文件。文件在借用或各级检查后做到及时归位，避免了遗失。对需要回复的文件，建立督办台账，等办理完结后再保存。
（二）检查工作。对于现场监理人员形成并保管的文件，平时要求各监理组严格落实内业资料例检制度的同时，办公室资料员定期和不定期的组织检查，检查监理日记与施工日志是否配套、旁站记录数据是否齐全、盖章签字是否齐全、问题是否闭合、表格是否规范等等，对存在的问题形成检查通报，并要求限时完善和复查，保证了现场监理文件的准确、完整、真实和规范。经审核符合归档质量要求的办公室每月集中收集一次，以防遗失。
（三）建立台账。日常收发文管理建立台账，平时及时更新台账。收文根据发文单位、文种以及是否落实回复等，进行分类，收文台账与文件同步更新。纸质文件与电子文件编写序号，序号和台账一致，电子文档的序号放在文件名开头，放入文件夹自动排序后便于查找。
五、JL-5标部分监理文件具体管控措施
（一）监理日记。监理日记记录做到时间连续，且如实记录，与其他关联资料（如旁站记录、检验批、监理指令、施工日志等）相一致，监理日记包括以下内容：1.时间、地点、气候记录。2.施工进展情况，包括施工机械进出场情况，施工人员动态，进场材料、构配件的数量及质量情况。3.巡视检查及旁站过程中发现的问题及处理情况。4.工程试验或监测记录。5.向施工单位发出的通知及口头指示，施工单位提出的问题及答复意见。6.上级指示或指令，建设单位的有关要求，质量监督机构的检查意见。7.监理日记中所记录的各类问题做到闭环管理。8.项目总监定期检查监理日记，并对日记记录情况留有检查意见。
（二）旁站监理记录。1.旁站监理人员按旁站监理记录模板如实记录旁站监理过程中的施工情况、监理情况、发现问题及处理意见及其闭合情况。2.旁站监理记录内容真实，相关数据填写正确、准确（如砼浇筑持续时间是否合理等），且与其他关联资料（如监理日记、施工记录、试验记录、检验批、监理指令等）相一致。3.监理人员及时填写旁站监理记录，旁站监理活动结束后24小时内签字完毕;旁站监理记录手写。4.项目总监或其指定人员定期检查旁站监理记录填写质量。
（三）监理工程师通知单。1.监理通知的格式模板统一，主送单位（承包单位）名称为其单位全称;事由及通知内容表述使用工程专业术语，语句严肃且通顺，杜绝错别字、错误标点符号。2.监理通知单在用词上，对要求严格程度不同的用词，分别采用“必须”“严禁”“应”“不应”“不得”或“宜”“可”“不宜”等。3.存在问题部位的表述具体。如问题出现在某段路基的具体部位时注明“DKxx+xxx～+xxx段路基第x层”。4.对尺寸、数量类型的问题，应用数据详细叙述问题存在的违规内容，违反规范种类及具体条款;杜绝使用“路基填料粒径超标”“钢筋间距过大”“钢筋砼保护层过小”等无具体数量值带有主观性的语句。5.反映的问题附照片予以说明存在问题。6.要求承包单位整改时限具体叙述，如“在48小时内”。7.监理人员签名栏亲笔手签，坚持“谁签发、谁签字、谁负责”的原则。8.主送单位签收人及时间具体，且详细到时，如“上午9时承包单位xx签收”。9.监理通知单签发前由总监或其指定人员把关审查。10.监理通知采取闭环管理，发出监理通知人员认真复查后再签复查意见，明确是否按要求整改到位，未整改问题要在复查意见中注明“继续整改，于x月x日x时前（或x日内）再次回复”，超过要求整改期限仍未回复的报告项目总监，由总监按规定处理直至完成整改复查与闭合工作;附问题照片的监理通知单在对方回复时也要求其附整改照片，责任监理人员核对整改照片影像是否满足整改要求。
（四）检验批、分项、分部工程质量验收记录。1.同一检验批里全部内容验收合格后才做出施工单位自评、监理单位验收结论，验收签字时间是所含项目均合格后的时间。2.专业监理工程师认真核实检验批质量验收数据的准确性，与实际情况一致，与信息化数据一致，与其他施工、监理记录（如监理日记、旁站记录、监理指令）一致。3.每一项检查数量、检查方法、检查结果符合设计及验收标准，对于不符合的，签署不合格意见或不予验收。4.对于原材料质量结论以及具体定量数据的判定表述为“合格”;对于定性要求的结论表述为“符合要求”。5.验收结论表述为“验收合格”。6.检验批质量验收签字人是具备验收签字资格的专业监理工程师，拒绝监理员或他人代验收签字。7.表格手写部分一律用碳素笔（中性笔）填写。8.每个检验批“监理单位验收结论”手工填写“合格”;分项工程“监理单位验收结论”也是手工填写“合格”或“验收合格”。9.分部工程质量验收记录中所包含的各分项工程名称、检验批数量做到准确无误;在“监理单位验收结论”分项工程列手工填写“合格”、质量控制资料手工填写“符合要求”、实体质量和主要功能检验（检测）报告手工填写“合格”。
六、加强对JL-5标监理文件的后续管理
JL-5标项目竣工后，监理站文件管理人员积极配合建设单位档案馆及公司档案室，将其经办或产生的文件材料，按照接收单位制定的归档范围及保管期限整理编目，形成档案文件移交目录，写明移交文件题名、数量等，以备正式移交。组卷后的文件交由项目办公室集中保管，统一装订，避免遺失。保管文件场所符合防火、防盗、防水、防潮、防高温、防有害生物等要求，确保纸质类档案安全;为防止各种原因引起计算机辅助技术产生的电子监理资料数据遭到破坏和丢失，文件管理人员保存一份完整的监理文件数据备份。
七、结语
本文以JL-5标为例，列举客运专线项目监理文件分类、产生的特点及采取的控制措施，主要介绍了监理日记、监理旁站记录、监理工程师通知单及验收记录管理办法，供同行参考。
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