浅析大数据背景下高职院校人事档案的管理与利用

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　　[摘 要]目前，大数据技术是我国各行业比较关注的融合数据、信息、统计等学科的技术，而档案管理也融合了数据、信息、统计等学科，所以大数据技术能够应用在档案管理业务中。目前，我国各行业都在探索深度应用大数据技术的路径，档案行业也不例外，尤其是人力资源档案，可以引进大数据技术来推进自身发展与创新。大数据技术不仅有助于更深入地利用人事档案信息，同时也能实现人力资源的更深入应用。本文主要从档案管理方面，全面深入地剖析了大数据时代对人事档案管理的影响，并结合实践经验分析大数据技术给高职院校人事檔案管理带来的问题，并提出了高职院校如何更好地将大数据技术应用在人事档案管理中。
　　[关键词]大数据；人事档案；高职院校
　　doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2019.02.082
　　[中图分类号]G717.24 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2019）02-0-02
　　1 大数据理论概述
　　针对大数据的概念，不同学者在不同阶段提出了若干定义，综合相关研究可以总结出具有代表性的概念：大数据是海量的数据集合，其数据量往往远超常规数据库能够获取的范围，并且更新速度极快，信息含量复杂且价值挖掘难度较高的高度依赖网络系统的数据集合。大数据一般有以下几个特点。第一，信息规模超大。一般来说，大数据计量单位往往都以PB、EB为单位，甚至ZB量级也有可能，这与网络信息不断更新发展是分不开的。第二，数据多样性。在大数据时代，数据不同于传统数据的结构化特点，而是不仅包含结构化数据，还包含非结构化数据，例如多媒体数据、微博朋友圈代表的文本数据，而且大数据技术更强调对数据进行分析。第三，处理速度快。大数据技术要求必须对搜集到的数据实时分析并立即处理，如果不这样做，按照传统数据库查询得到的结果可能会过时并无价值。第四，复杂关联性。在大数据时代，数据间往往存在紧密的联系，可以转化为有效的商业信息。第五，价值密度低。大数据中的冗余信息较多，需要应用数据挖掘技术对海量信息进行挖掘以便找到有价值的数据，但这部分很可能只是微小的一部分。
　　2 大数据环境对于高职院校人事档案管理的影响
　　2.1 能够提高高职院校的工作效率
　　高职院校应当高度重视大数据技术在人事档案管理中的作用，因为高职院校的教师基本是实践经验非常丰富的专家型人才，采用大数据技术有助于更好地搜索及识别高职院校教师人力资源，也有利于社会对高职院校教师的更深入利用，不仅能搜集到学历信息，更有利于深入地搜集及分析高职院校教师的实践经验信息。同时，大数据还能对搜集到的信息进行整理和分析，保证及时得到有价值的信息。
　　2.2 有助于提高科研活动的共享性、协同性
　　高职院校利用大数据技术对人力资源档案蕴含的信息资源进行深入分析与挖掘，能够提炼高职院校教师的科研能力和经验方面的信息，有利于高职院校深入开展科研活动。大数据技术有利于人事档案工作从高职教师实践经验信息中分析社会对实践性研究的需求，帮助高职院校进一步确定新的研究方向，将新技术成果更好地进行应用。同时，大数据技术应用于人事档案管理中有助于发掘出实践研究的发展方向和脉络，为高职院校下一步的研发工作指明方向。此外，使用大数据技术有利于高职院校更好地开发科研项目。
　　3 高职院校档案创新管理存在的问题
　　3.1 档案数据分析难度大
　　目前，我国高职院校人事档案管理的初始生成工作很多还是采用手工方式，人力资源信息查询需要先转变为电子信息后才能实现数字化，但是即使数字化后，采用数据库方式来管理人事档案的方式还不多见。虽然高职院校人事档案管理部门通过应用信息化方式大大提高了人事资料查询速度，但是随着我国信息经济的不断发展，简单的信息查询对于人力资源档案管理的价值将越来越小，高效并深入鉴别人事信息的关联及用处，是目前高职院校人事档案管理所需要改进的地方。目前，我国高职院校人事档案管理还没有对档案信息数据进行深入分析，存在较大的分析难度。
　　3.2 对于大数据技术在人事档案中的应用价值缺乏足够的认识
　　目前，高职院校档案管理部门对于大数据技术在人事档案中的应用价值认识还不够深入，很多高职院校档案管理部门管理层认为人事档案管理中的大数据技术应用价值不大，人事档案管理就是将人力资源信息整理并储存供调用查阅即可，但是目前高职院校人事档案管理中的信息网络管理模式已经高度应用，人事档案调用查阅效率大大提高。此时，人事档案需求便应运而生，随着我国开始强调自主创新，科研界、经济界必然对于人力技术研发能力，尤其是对于人力资源实践经验的分析与共享应用的需求大大提升。
　　目前，很多高职院校档案管理部门管理层认为其对于提高人事档案管理效率价值不大，在理念上高职院校目前仍侧重于提高效率，而不够重视档案数据信息挖掘工作。因此，很多高职院校档案管理对于大数据技术应用较少，导致很多高职院校人事档案管理的社会效益不高。
　　3.3 人事档案资源开发与信息服务能力低下
　　在高职院校人事档案业务中，大多数的管理者认为人事档案管理的主要工作就是对人力资源信息进行储存，以满足一般工作需要，从而导致高职院校人事档案管理工作的社会效益较低，人力资源档案资源开发工作未得不到重视，相关服务意识不高。同时，一些管理者并没有主动服务科研和社会人力资源需求的意识，从而不能充分发挥高职院校人力资源的实践优势，在服务我国及产业经济技术创新方面，人事档案资源的人力资源信息作用没有充分发挥，很多人力资源档案资源也没有得到充分利用，社会效益没有发挥出来。
　　3.4 信息共享性能比较差
　　很多高职院校人事档案管理部门的人力资源信息不能与其他高校实现有共享，一旦高职院校部门需要团队性质的人事档案信息，则需要联合多个高职院校进行分别查询，更别说开展信息共享分析业务了，从而不但会浪费人力资源信息，还会延误高职院校人事档案信息的查询时间，影响了人事档案查询的效果，尤其缺乏大数据技术的应用，导致我国高职院校人事档案中的有实践性、经验性的信息没有得到共享应用，很多科研成果和科研人力资源也没有得到深入挖掘和利用。 　　4 应用大数据技术提高人事档案管理能力的对策
　　4.1 利用大数据技术提高数据提取效率
　　大数据技术有利于帮助科研人力资源和人事档案部门搜寻并分析人事档案中有价值的数据信息，帮助高职院校人事档案管理部门提高人力资源信息资源的挖掘能力。因此，我国高职院校人事档案管理部门应积极利用大数据技术开展人力资源信息的分析与挖掘工作，在人事档案信息化管理的基础上，积极建立我国高职院校联合组建的人事档案数据库，实现人事档案的集中化储存与管理。同时，利用大数据技术进行分析挖掘能够有效挖掘人力资源档案中数据价值。
　　4.2 提高大数据技术在高职院校人事档案管理中的应用价值认识
　　我国科研人力资源人事档案管理部门的管理者必须要强化大数据技术在档案管理中的价值认识，深刻研究大数据环境下人事档案管理的新需求以及大数据应用的优势。同时，人力资源管理者在日常档案工作中应该积极宣传大数据技术的价值和优势，让每个人力资源工作人员都能重视大数据技术的应用价值。
　　4.3 提高高职院校人力资源档案资源开发与知识服务水平
　　首先，高职院校人事管理部门应该利用大数据技术不断挖掘档案信息中有价值的资源，尤其是高职教师在实践中取得的科研成果、实践经验相关数据。其次，高职院校人事档案管理应该增强服务意识，对于社会上的科研需求，应当积极从档案信息中利用大数据技术提取有效的信息。笔者建议高职院校在完成自身人事档案信息化的基础上，采购档案云处理平台系统，并且将人事档案信息上传到云处理平台上，甚至实现全国高职院校的云平台统一处理，然后结合我国高职院校人力资源管理及科研工作的实际情况，与软件厂商共同编写云计算程序和相关数据库。
　　4.4 构建大数据云平台实现信息共享
　　高职院校人力资源档案管理对于我国技术研发的发展具有重要的作用，针对目前人力资源档案管理中信息化水平低的问题，高职院校管理部门应该建立一个人事档案相关的云平台，加强各高职院校以及各科研机构之间的合作，增强高职院校人力资源档案信息的资源共享程度。笔者建议高职院校在完成自身人事档案信息化的基础上，建设云处理平台系统，并且将人事档案相关资料和信息上传到云处理平台，在云平台上采用大数据计算系统。
　　5 结 语
　　随着大数据时代的到来，高职院校人事档案管理部门应提高对大数据技术的应用程度，积极运用大数据技术提高人力资源档案的数据挖掘及信息利用水平，保证人事档案能够得到充分利用，为我国科研资源及教学资源的优化配置做出突出贡献。
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