通信企业印章与证照档案信息化建设实践与思考

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　　【摘要】通信行业作为信息化建设的重要参与者和引领者，理应充分利用信息技术，开发利用信息资源，促进信息交流和知识共享，建立安全、便捷、共享的印章与证照档案信息化管理模式，提供高效、准确的档案信息利用，为通信企业中心工作做好支撑和服务。本文就构建企业印章与证照档案信息化管理模式进行分析探讨。
　　【关键词】印章档案;证照档案;信息化;风险管理
　　随着通信企业对信息化建设的高度重视，以网络技术为核心的信息技术已成为企业生产、经营管理不可缺少的支撑，信息化水平的高低成为通信企业现代化程度和综合实力的重要标志。面对崭新的数字化、信息化、网络时代，加快企业印章和证照档案管理利用信息化发展势在必行，下面以印章、证照档案管理实践为例，进行分析探讨。
　　一、印章与证照档案管理信息化的必要性
　　印章与证照管理风险是公司内部控制管理的重大法律风险之一，虽然一些企业建立了明确的管理流程和管控办法，但在实际工作中印章与证照档案的管控尺度难以把控，管理疏失无法避免。另外，随着社会的发展，广泛应用的激光排版等技术为不法分子复刻印章、办理假证照提供了可乘之机，“假印章”“假证照”在各行业时有出现，由此带来的纠纷及损失不时发生。伴随着企业的发展，全省所属各单位利用印章及证照档案审批时间长、效率低的矛盾日益突显。为规避企业风险，提供最大化档案信息资源利用，并确保便捷高效已经成为企业实现档案管理跨跃式发展的重要一环。鉴于此，我单位充分利用现有档案信息化资源，将印章和证照管理纳入档案管理全流程，充分利用公司办公自动化系统，在公文流程引擎下，创新了印章和证照办公内网审批，开发了印章及证照使用流程，覆盖了全省联通各级企业，效果显著，有效规避了“假印章”“假證照”带来的风险，提高了工作效率。
　　二、印章与证照档案管理信息化存在的突出问题
　　河北联通是一家具有百年发展历史的通信运营企业，下辖12个市级分公司、149个县级分公司，云公文和数字档案馆作为企业重要运营支撑平台，实现了互联互通和文档一体化管理，数据共享为企业员工提供了极大便利，也为企业档案信息建设奠定了建设基础。但印章和证照档案的利用仍以传统方式进行管理，与高速发展的企业信息化管理水平相比严重滞后。主要表现为：一是所属各级单位利用印章和证照审批，需要按照《用印审批单》和《借用企业证照申请表》分别履行审批，并且是纸质转签，一般要经过本单位部门审签-相关部门会签-本单位公司领导审签-省公司相关部门审签-办公室审签-省公司主管领导审签，涉及6个审签环节，经常因签字人出差或临时有事不在，不能及时签字，导致手续不全不能及时加盖印章和利用证照。二是所属各单位加盖印章和利用证照原件，外地单位往往要出差来省公司履行签字手续，有时因签字手续不全，按规定不能借出和加盖印章，需住宿等待，不仅增加了人工成本而且影响了档案利用效率。三是因手续繁琐，利用印章和证照档案周期长、成本高，经常会降低办事效率，甚至影响部分员工职称评审等重要个人事项，时有造假事件发生。
　　三、印章与证照档案管理信息化路径构建
　　（一）纳入流程管理。为提高工作效率，有效管控风险，加强公司印章及证照档案管理，本企业从前端控制着手，创新印章和证照办公内网审批流程，将印章管理和证照管理作为一个审批流程，纳入档案全过程管理。具体作法是将省公司本部各类印章及证照使用审批流程合并为一个流程，并由原来的纸质审批改为办公自动化系统（OA）网上审批，办公内网审批流程（见印章证照使用操作流程示意图）如下：1.在公司OA办公平台上选择“印章和证照申请”-省公司印章。2.签写时间、部门、发往单位、用章事由、具体事项、印章和证照名称、份数。3.加载依据文件、盖章证明文件。4.上传需盖章材料。5.主办部门负责人审核签署意见。6.如需相关部门会签，由主办部门（中心）负责人提交相关部门负责人签署意见。7.主办部门（中心）负责人提交办公室总经理或副总经理审签意见。8.必要时提请省公司领导签批意见。9.提交公司印章证照管理人员盖章或打印审批表借阅证照。
　　（二）规范印章证照管理。取消公司办公自动化系统（OA）所有文种的电子印章，规避了电子印章复制使用的风险;梳理建立省公司印章明细和印模清册，明确适用范围;将公司级印章在公安局备案，进行印章加密，实现防伪、可鉴别，降低印章及证照的使用风险。同时，将公司各类证照进行分门别类，建立证照清册，并梳理过去的借阅方式和用途，做好原件管理和复制件备份工作，建立了前端控制、过程管控和利用效果反馈环节，规范了印章及证照档案的管理。
　　（三）加强过程管控。在办公自动化系统（OA）起草用印申请时，申请人需写明利用印章档案的用途及用印频次，附件务必上传所有用印的文件，不在附件内的文件不得加盖公章，既方便了用印文件的记录、查找和归档，又做到了印章管理透明可视、有据可查、责任可追溯。这样在提高工作效率的同时，有效规避了用印申请与用印结果不一致的情况，并为日后利用效果反馈和划清责任界面提供了依据。
　　（四）简化审批流程。办公自动化系统（OA）审批流程，在不需要原件的情况下，只需经过三个审批环节，使用者发起-使用者部门领导审核-办公室审批，审批通过后，将审批表打印出一份纸质文件，即可办理印章和证照的利用。证照复印件加盖公章，须经档案馆加盖借阅章方可办理，形成了完整的盖章流程。审核环节还可通过手机“随沃行APP”进行移动办公，一次用印申请最快10分钟即可完成，避免了传统审批方式需要纸质文件起草、部门会签、部门领导签字等繁文缛节，同时也避免了外地各借阅单位因为审批手续不全而多次往返签字的麻烦，大大节省了等待时间，降低了人工成本，提高了办公效率。此印章证照流程自2016年启用以来，提供了3493条线上借阅审批，实现了申请零差错、高效率流转，为公司各部门、各单位的业务运转提供了良好支撑。
　　四、印章与证照档案管理信息化效果
　　此流程自启用以来，为公司各部门、各单位的业务运转提供了良好支撑。主要表现在：一是借助办公自动化系统（OA）实现档案利用信息化功能，加强了档案利用信息化前端控制，节省了人力物力。二是将印章纳入档案全流程管控，有效控制了“假印章”风险，实现了印章及证照档案利用高效率流转。档案利用信息化在办公自动化系统（OA）中的成功应用，受到集团公司领导的好评，办公自动化系统（OA）线上印章证照审批流程在全集团范围内广泛推广。三是通过线上印章证照流程应用，为领导、公司本部和基层提供全面、及时、有效的档案支撑服务。
　　五、结语
　　在云计算、大数据、物联网等新技术应用日新月异的背景下，为确保档案信息化与通信企业信息化同步发展，档案部门应主动作为，借助新技术的应用，为档案信息化插上腾飞的翅膀。在档案信息化管理过程中，积极探索印章和证照档案利用信息化管理模式，作为档案利用服务的一个缩影，不仅提高了档案管理效率，同时也有效规避了档案利用服务的潜在风险。
　　【参考文献】
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　　[3]毕建新，李东，刘卫，刘开强.电子文件单轨制管理探索——以国家自然科学基金项目电子文件为例[J].档案学通讯，2019（5）：58-64.
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