高校档案工作信息化建设思考
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[摘 要] 高校档案工作是一项非常繁琐且劳动强度较大的管理工作，现如今多数高校档案仍以纸质材质为主，纸质档案不论是存档、查找还是利用都十分麻烦。将信息技术运用到高校档案工作中，实现档案管理的信息化，能够有效提高档案利用效率和效果，因此，档案工作信息化建设成为高校档案管理的发展主流。
[关 键 词] 高校;档案工作;信息化建设;思考
[中图分类号] G271 [文献标志码] A [文章编号] 2096-0603（2019）04-0184-02
高校档案是高校进行教育教学、党政管理、学生管理、科学研究、基础建设等一系列工作以及进行其他社会活动时形成的，具有保存价值的文档、图表、声音、影像等文件材料的总称，是高校发展过程的真实历史记录。档案工作是高校管理活动的重要内容之一，是学校工作的有机组成部分，档案管理工作的好坏关系到学校的正常运作和发展。目前，高校各项工作正朝着信息化的方向迈进，探讨高校档案工作信息化建设，保障档案工作全面、有序、高效开展已经成为高校档案管理人员急需解决的问题。
一、档案信息化建设工作的研究背景和必要性
信息化是当今世界社会和经济发展的必然趋势。社会信息化程度、科学技术水平的高低、网络应用及发展状况逐渐成为衡量国家现代化水平的标志之一，我国各个领域都在争先恐后地进行改革，品尝改革的成果。当前，我国高校档案管理工作普遍较为传统，对档案的开发和利用严重不足，效率低下，创新不够，跟不上时代步伐，逐渐积累了诸如制度不完善、体制不健全、人员不思进取、工作效率低下等问题。因此，当前高校档案工作要抓住信息化发展机遇改革创新，充分利用科学技术优势，发挥高校人才集中的特长，处理好档案工作中存在的问题，加快信息化建设步伐，确保高校档案工作随着社会的发展共同进步。
档案工作信息化建设，是指创新原有的档案管理技术，利用信息技术和信息化手段对传统档案管理工作进行改革。通过档案管理人员及其相关领域研究人员有针对性地开展研究，找出原有档案工作中存在问题的实质，尽可能利用新技术手段思考问题，提出改革和创新的方法策略，真正帮助高校档案工作走出传统管理模式的困境，提高服务质量和效率，进而提高档案管理综合水平。这是研究档案工作信息化建设的意义所在，也是对高校档案管理创新工作进行研究的价值所在，这项研究不仅在服务高校，也在造福社会。鉴于这样的使命，我們将高校档案工作信息化建设的研究工作提上重要日程。
二、当前高校档案工作的现状及存在的问题
（一）高校档案管理工作人员缺乏先进的管理理念
由于长期受到传统档案管理理念、方式、方法的影响，高校档案工作几十年如一日，存在设施、设备老化，工作机械、被动，人员学习氛围不浓，管理方式传统、陈旧等问题。而且，档案工作在许多高校通常无法受到校领导及其他部门的重视，容易成为高校日常管理工作中的薄弱环节，进而影响到全校整体的可持续发展。此外，很多高校档案管理工作人员缺乏档案知识的素养，不具备档案工作创新意识，大多数人没有把自身工作重视起来，把档案工作看作是对档案资源简单的“收、管、存、用”，至于如何收全、如何保存、如何提高工作效率，如何将档案的效用发挥好，没有去多想，更没能主动学习先进的管理理念，没能真正实现与信息时代接轨，由此使高校档案工作信息化建设严重迟滞。
（二）高校档案管理工作人员专业素质不高
当前高校档案馆管理人员人数不足，文化偏低、专业性不强等问题很突出。很多工作人员所学的专业知识与档案管理基本不相关，只是由于工作的安排和调整才进入档案系统。此外，很多人对档案馆存在偏见，认为档案馆是“养闲人”的地方，尤其是高校档案馆，他们“自觉”认为，高校档案馆办公环境好，工作清闲，待遇稳定，而且压力还不大，这些认识使高校档案馆成为人员层次和性质最为杂乱的地方，除了为数不多的正式在编人员外，还有数量不少的教工家属、临时工等人员，这类人员不具备基本的档案专业知识，来馆里工作后才开始慢慢接触、学习，因此，能让其完成档案管理基本工作已属不易，更不能要求做出创造性、创新性工作了。其实，档案工作信息化建设是一项复杂的系统工程，需要同时具备档案学相关知识和一定的现代化网络技术、信息技术的人来实施，由此看来，人的因素非常重要，人事管理制度的改革以及档案管理人员自身素质的提高成为需要迫切解决的问题。
（三）高校档案利用效率低，档案功能单一
高校一般保存着教学、科研、党政、人事、财务、基建、学生等11类档案，名目繁多，数量庞大。如今，高校依靠传统档案管理方式进行管理，费时费力，工作不见成效。对馆藏档案的利用还属于简单利用，当用户前来查档，工作人员需要找出实体档案进行复制，再提供给用户使用。从程序上看，传统档案工作利用方式单一、繁琐、被动，从效果上看就是效率低下，不能满足用户需求，不能发挥档案应有的作用。此外，由于用户对档案的需求是有限的，高校档案中使用率高的是教学和人事档案中的部分档案，这导致多数档案在存档后便被束之高阁，成了“死档”，没能得到有效利用，失去了档案存在的价值。
三、对高校档案工作信息化建设的思考
（一）转变观念，树立信息化管理的先进理念
近几年，档案越来越受到重视，高校领导也在慢慢转变观念，增加对档案工作的关注和基础设施的投入，切实要将档案工作的开展和全校整体的发展协调起来。但我们也看到，档案工作本身并没有发生多少改变，依旧沿用较原始的方式进行管理，档案的重要作用没有得到充分体现。 信息化档案管理理念是近几年提出的全新的、科学的、先进的管理理念，能促进高校档案工作走向现代化。可是档案工作者对其存在疑虑，原因在于，一是档案工作信息化的基础是档案数字化，而档案数字化是一项费时费力的大工程。扫描馆藏档案是需要拆卷、再装卷等工序，需要进行详细的条目著录，实际操作中，许多老旧档案和日常利用率高的档案纸张条件都不好，扫描时必须仔细处理。此外，在“双套制”下，纸质和电子档案需要一并归档，必然增加工作人员的工作量。这些必不可少的基础工作给工作人员带来较重的工作負担;二是档案工作信息化建设是长期的系统工程，需要群策群力、多方配合，使这项工作在短期内看不到效果，阻碍了工作人员的工作热情。因此，高校档案管理变革中，要加强高校档案工作人员管理理念的更新，树立信息化管理先进理念，要让其充分认识到档案信息化建设的重要意义，下定决心改变陈旧的管理方式、方法，自觉适应现代化档案管理要求。
（二）完善高校档案管理制度，提高工作人员整体素质
古语有云：“没有规矩，不成方圆。”完善、合理的制度是工作、任务完成的必要条件，高校档案管理制度一般包括五个方面的内容，即立卷归档、档案保管、档案保密、档案利用以及档案人员岗位责任制等制度。由此可以看出，对档案工作人员职责、权限、任务以及考核等方面提出明确要求是高校档案管理制度的重要组成，它对提高人员素质、强调工作中的规范，执行档案保密纪律和提高业务水平都有重要意义。
制度管理的目的是进行人才建设。用完备的制度为高校档案工作信息化建设保驾护航，可以从以下几方面入手。加速人才流动，将更多的档案专业技术人员引入档案管理岗位，充实档案专业队伍;以人为本，制定有效措施，让档案人从中感受到尊重与平等，从而激发出工作热情;采取提高待遇、打通晋升渠道等方式尽可能地留住专业人才，稳定工作人员队伍;积极提供学习条件，加紧对现有档案人员的培养，以适应现代管理的需要。在当今信息时代，对高校档案工作人员提出了新的要求，我们如果因循守旧、不思进取，抱着传统的管理模式和方法过日子，必然会被淘汰、被边缘化。
（三）推进数字化档案建设，实现档案功能的多样化
档案数字化是推动档案工作信息化的基础，也是创新档案工作的必经之路。档案数字化就是通过技术手段将以纸张为主要介质的档案材料进行数字化加工扫描，转化为能计算的数字、数据，然后运用专业档案管理软件来实现档案“收、管、存、用”基本功能，解决以往档案管理主要依靠人工进行的传统管理模式，使档案管理更准确、快捷、高效。当然，这些只是数字化档案的基本功能，它的功能决不仅限于这些。“十八大”报告指出，文化软实力显著增强是全面建成小康社会必不可少的五项新要求之一，也给档案管理提出了新要求，指明了档案进行文化建设的必要性。对高校而言，档案资源建设显得尤为重要，我们要通过数字化档案带来的工作便利，尽可能全面、丰富地收集资源，结合新时代要求，针对性地举办展览，做好宣传，陶冶师生情操，弘扬社会正能量。此外，丰富的档案资源提供给档案研究人员重要的资料参考，使他们能拓宽研究视野，紧紧抓住档案管理新动向，走在档案研究领域的前沿;还可以利用数字化档案特点，给高校师生及社会提供更便利的服务，提升公共服务功能。
四、结语
在当今社会信息技术发展的背景下，推进档案工作信息化是做好档案管理的必然趋势，也是高校管理改革发展的必然要求。我们要在充分认识到高校档案信息化建设的重要意义后，积极面对困难，迎难而上，将现代化的档案管理理念与先进的信息科学技术相结合，用高素质的人才来稳固档案工作信息化建设的成果，加快信息化建设步伐，为高校档案管理的长足发展贡献力量。
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编辑 张 慧
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