管理会计在企业信息化管理中的运用

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　　摘要：“互联网+”时代，信息技术的发展和它在财务管理中的运用为企业加快转型升级提供了技术支撑。而管理会计是为了提高企业经济效益，通过一系列专门的方法，让企业各级管理人员能根据日常发生的各项经济活动进行规划和控制，并帮忙决策者判断与作出战略规划，是企业战略、业务、财务一体的最有效的工具。L公司作为电梯企业，笔者通过L公司信息化实施过程中的问题并结合管理会计内控管理需要进行分析，重新梳理管理流程，制定实施策略。使信息技术融合于会计管理中，促进企业在优化资源、转型升级过程中逐见成效。在近两年房地产市场不景气、同行业业绩大幅下降情况下，产量连续2年提升30%以上。希望L公司ERP系统的成功实施对相关企业有借鉴与参考作用。
　　关键词：ERP;实施;管理会计;L电梯企业
　　一、L公司ERP运行过程中的问题
　　（一）项目号编码无规则，如某区域生成某项目有效订单10台，区域编号为A，则项目号为A001/010。其用意是将这10台梯相应编成A001、A002、A003…A010。但实际操作中，因不同业务发生时点不同，不同的人会截取不同的段来切割该项目号。如销售助理做发货申请时，会根据发货批次编辑项目号如A003/007，而工程部可能会根据工程进度编辑如A003/004; A005/007等不同项目号，对后期统计带来诸多不便，又很不直观。
　　（二）技术部物料編码规则不明确，一物多码、一码多物现象履见不鲜。此现象直接引发采购员的惰性，碰到采购清单上某些物料在ERP系统没有维护物料编码，直接借用现有物料号了事。物料混乱程度可想而知。
　　（三）技术部BOM不清晰。因物料编码规则不明确，致使BOM表无法做到唯一性，或者即使知道某几种物料可替代，也无法做明确指定。此现象直接导致物料控制困难，最低采购量、安全库存管理趋于形式。
　　（四）销售模块与工程安装模块脱节，加上项目号随意编制，项目成本利润分析非常困难。
　　（五）安装模块与维保模块脱节。售后服务过程中需要花好长时间去认证是否在免保期内？售后维修配件是否有特殊免保约定？哪些项目已到有偿维保阶段？
　　（六）因ERP基础设置不够完备，实施过程中问题很多，导致ERP使用人员对系统失去信任，甚至不愿去用ERP而宁愿另行通过EXCEL表格形式记录业务，导致员工工作量增加，部门之间信息不通畅，而进入恶性循环。
　　（七）对有质保要求、需要重点管理的主要部件没有编码存档，发生售后投诉没法快速反应做出正确判断，客户服务质量有待提高。
　　（八）行业特性，个人垫支项目款、委托代付款较多，系统没有设置项目结转单，导致应收账目混乱。
　　（九）安装、维保合同可手动录入，导致项目号不对应，财务审核困难。
　　（十）生产班组之间交接不清，出现缺错件互相推诿，影响交货及时率，影响公司信誉。
　　二、管理改善步骤
　　结合以上问题点，通过近一年的梳理，分三个阶段推进。首先是基础供应链职能，让ERP围绕整个经济活动展开，并以ERP为基础， 为管理者提供数据分析支持。第二阶段企业内部两化融合平台搭建。包括外勤人员手机APP工作平台建设，刷卡报工、机联网、物联岗平台建设。第三阶段外联平台搭建。包括银企直接、财务操作系统、客户报价管理体系、供应商报价结算管理体系。
　　第一阶段：企业内部价值链中的ERP管理
　　1.部门架构及基础信息维护。基础信息维护： 物料编码、客户供应商、电梯主要参数信息、人员档案信息等均是非常重要的ERP实施基础信息资料。如物料编码的混乱带来的管理难度在本文开头已简单描述，此处不再缀述。而电梯主要参数信息的维护不仅影响企业生产过程，而且将影响到电梯使用全过程，影响到电梯整个使用周期。具体包括：部门架构，人员档案，客户、供应商档案，物料编码规则及物料档案，库位设置，权限设置，BOM结构，装箱清单结构。
　　2.模块设置。企业可根据发展过程中不断涌现的管理需要，灵活部署不同的管理模块，获得最佳的功能组合。电梯企业依据其特性，需设置人事、技术、销售、生产计划、采购、品质、仓库 、物流、安装、售后维保、行政、财务十二大模块。因电梯企业以销定产特性，物料的有效控制将是供应链管理的重中之重。以上各大管理模块的最佳组合，将直接影响整个企业供应链管理效应，从而为有效的内控管理打好基础。
　　3.业务流程设置
　　（1）总流程：总体流程围绕企业内部价值链管理需求展开。以创新为基本理念，围绕企业总体发展战略，逐步推进。设置为：业务员项目备案---合同评审---生成有效订单---一排现场勘测---技术图纸及BOM---二排生产计划---材料采购（加工）---材料检验入库---生产制造----成品入库---销售发货---现场收货---安装---技术监督部门验收---进入免保期---有偿维保。
　　（2）具体流程，包括：研发立项审批流程，销售合同评审流程，请购审批流程，采购订单评审流程，费用报销审批流程，安装合同审批流程，分包安装审批流程，维保合同审批流程，售后发货审批流程，运输物流审批流程;其他如办公用品申请流程、派车申请流程、出差申请流程、出差回程报销流程等OA办公软件功能均可在ERP中实现。
　　（3）权限设置：模块和流程确定后需要进行权限设置。权限设置需结合公司组织架构及各部门工作职责，合理设置。最关键目的是通过确定集权与分权，不同部门不同岗位有不同的权限，通过相互制约，做到提高工作效率、缩短工作流程。需要特别注明的是，ERP设置岗位权限，同样需要审批流，避免权限设置不当给公司造成不必要的损失。
　　4.报表开发
　　销售订单执行情况报表体系，含子表：销售出库、发运、开票、收款及客户应收款台账等，可根据需要选择内容;采购订单执行情况报表体系，含子表：采购入库、采购发票结算、付款及供应商应付款台账等内容。可根据需要选择;工程安装进度跟踪执行报表体系。 　　（1）项目执行情况报表体系
　　流程及权限设置同时考虑并有效避免了导致ERP无法有效实施的几大问题点。首先，销售订单编号方式由之前的无规则改成省区编号-年度-顺序号，如北京为01号，18年第一份订单，编号为0118001，销售订单录入时必须做到一梯一码，也就是梯号分列。梯号分列的另一个作用是，品管部需要一梯一档建立电梯档案资料，电梯关键及重要部件编号在建档时必须填列清楚。因为对于电梯企业来说，免保期是一个非常重要的节点，一旦电梯安装验收通过，免保期既开始计算，系统可自动计算各部件免保到期日。售后部门在接到客诉或售后发配件时，可根据系统提示直接判断配件是否需收费。另外，除销售订单需要手工录入外，工程安装合同、委托安装合同、免保合同、有偿维保合同必须参照销前道合同生成，取消手工录入合同权限。而且，工程安装付款申请必须参照委托安装合同生成，进行总量控制。其次是物料编码的梳理。技术部出具部件清单BOM和标准部件BOM，仓库对应标准BOM进行仓库整理，一物一码。开发生产派工单，车间跟据计划部下达的生产任务单进行派工;仓库接收到派工单后参照生成配料单发料;物料员领料、配发;生产工人领料、生产并入库。即节约了车间打领料申请的时间，也节约了办公纸张，计件工资也根据生产入库自动计算，可节省工资核算员。再次，实现刷卡報工。班组之间通过派工单和工艺流程进行上下道交接，加强上下道之间的相互监督，且生产管理者可随时撑握制作进程，大大提高生产效率。
　　第二阶段：企业内部两化融合平台搭建
　　（2）APP平台创建
　　L公司目前拥有工程安装、维保人员160多人，人员分布在全国20个省、市、区，从人员考勤、安装进度、电梯运行情况考虑都需要一支高速度、高效率的队伍。使用手机APP后，工程人员随时可将工地现场信息第一时间通过手机传输至总部客户服务系统，客服人员第一时间做出反馈，且传输信息可以总服务平台留档、分析。同时大大提高工程人员的工作效率，如有工程人员偷工减料，总部第一时间可以察觉。
　　（3）物联网
　　物联网运用于L公司所有出厂的电梯上，总部平台每时每刻计算和监控每台使用中电梯的运行过程，一旦出现数据异常就会报警，并将异常分析第一时间下通过手机APP下达指令到项目分管工程人员处，及时维修。使每个客户放心坐梯，大大提高客户信誉度。
　　（4）机联网
　　实现技术图纸直接传输至数控智能设备，企业生产准备时间及换型准备时间平均缩短20-25%;企业数控程序可重复利用率提高30%;工艺人员程序查找时间缩短30%以上;系统根据电梯设计参数自动排版，自动计算料耗，材料损耗率下降5%以上;机联网设备数据透明化，企业设备综合利用率提高，人员工时准确率提高，真正体现多劳多得，员工积极性提高，劳动效率提高。改善最为显著的是电子车间从最初的22人不能按时完成生产任务，到剩9个人还抢活干，并100%保质保量按时交货。
　　第三阶段：外联平台搭建
　　（5）银企直连。ERP与银行收付系统接口，在保证资金、信息安全前提下，大大提高出纳人员工作效率。
　　1）客户网上报价体系。客户可直接进入ERP专用报价端口，录入电梯参数，系统即可自动计算并报价。公司合同部接收到客户报价信息后，可第一时间进行初步审核并发起合同评审。合同评审通过即可自动生成销售订单，各项参数将直接作为技术图纸制作、生产制造的直接信息。既可避免参数在传递过程中出错，又大大提高接单效率。
　　2）供应商网上报价、结算体系。采购部接收到计划部下达的采购申请指令后，即可自动转化成采购订单到指定供应商。供应商接收到订单后，回复交期，达成一致，制作交货。供应商可随时查看货物验收入库进度，并根据验收入库单进行对账、开票并在 ERP进行发票结算申请。整个采购过程效率提高一倍以上。
　　笔者认为，企业信息化建设需围绕企业价值链展开，所有的改善过程都是围绕着成本、效益出发的。随着互联网+的迅猛发展，它还可以拓展到企业与供应商、客户等上下游之间的作业链中，从而形成企业与企业间的资源共享和交易平台。
　　三、取得成效
　　所有的改善都体现在企业的经济效益和员工、客户、供应商及政府部门的满意度上。在房地产市场逐渐低迷的情况下，市场竞争日趋激烈，但销售台量年增长比例均在25%以上 ;销售额增长幅度均在20%以上。销售额增长幅度低于台量增长幅度的原因是近两年别墅梯台量增长较快，相对销售价格较低。利润总额由2015年的负利润到2017年的1416.3万元利润，完全能够反映出一系列的改善措施对企业经营的作用。员工年均工资增长比例大于社会平均工资增长比例，员工工作积极性提高，形成一种良性循环。
　　四、总结
　　面对企业信息化的挑战，企业的外部信息流要和企业内部信息流紧密结合，才能最大化地发挥企业的经营效率。随着企业电梯销售量的不断增加，售后管理压力会越来越大。电梯信息化设计如能将用户需求直接通过企业APP平台直接传送至企业ERP系统，将大大提高售后服务的时效性，满足广大电梯用户的急时之需。这也是后阶段L公司信息化建设需要探索和创新的目标。企业管理会计部门需要强化企业内部的经营管理，通过专业的方式方法，收集、汇总、分析和报告各种经济信息，借以进行预测和决策，制定计划、对经营业务进行控制，并对照业绩进行评价，以保证企业改善经营管理，提高经济效益。
　　参考文献：
　　[1]张丽宏.ERP系统环境下企业财务管理的数据需求与应用分析[J].当代会计，2019（05）：81-82.
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