加强医院人事档案管理工作的思考
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【摘要】醫院人事档案是组织工作、人事工作中不可或缺的重要参考资料，所以加强人事档案的管理，充分利用档案的资源优势，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才提供真实的第一手资料。
【关键词】人事档案;档案管理;管理方法
医院人事档案管理工作是医院行政管理的重要组成部分，同时，人事档案也是党组织开展组织工作、人事工作不可或缺的重要参考资料。重视和加强医院人事档案管理工作，充分发挥人事档案的资源优势，合理有效配置医院人力资源，可以更好地为医院进行人才选拔和合理使用人才，对促进医院发展有着十分重要的作用。
一、医院人事档案管理的地位和作用
（一）历史依据和管理服务功能。人事档案是个人历史的真实记录和客观反映，是做好干部人事工作不可缺少的基础材料。在实际工作中对于年龄、工龄、学历和待遇等问题，要坚持以档案为基础，以历史资料为依据，对照政策，及时提供有价值的信息，并为正确解决问题提供第一手资料。在日常工作中，人事档案的服务功能还体现在为职工个人提供历史公正的凭证，可以为职工干部出具历次任职、学历层次、社会关系、党团关系、专业技术职称、工资收入等凭证。
（二）识人和用人依据。人事档案是考察、了解职工的重要手段，人力资源管理不可缺少的依据。人事部门借助人事档案及其管理工作对医院人员的年龄状况、学识水平、知识结构、政治思想素质、业务工作能力和主要工作经历等，有一个合乎实际的了解和掌握，以达到知人善任和人尽其才。
（三）人力资源开发载体。人力资源管理的各项职能都与人事档案有着紧密的关系。可以通过对不同类型的人事档案资料进行研究分析，可以从中发现人才成长的某些特点和规律，对于发现人才、识别人才、培养人才和使用人才，都具有十分重要的意义;完善、有效的人事档案对人力资源的开发具有很大的促进作用，可以根据各种有价值的信息，及时发现新人，避免压制人才，埋没人才;有效的人事档案管理可以使人力资源信息共享，促进科室之间、组织与组织之间人才合理有序地流动，避免人才积压和“用非所学”的现象产生，并且为医院的发展合理配置人力资源。
二、人事档案管理工作中存在的主要问题
（一）人事档案管理的重视程度不够。一些医院的领导认为，单位的主业是医疗，人事档案管理则是辅助性、服务性工作，属于兼顾的范围。由于单位领导对人事档案管理的认识不足，此项工作往往被忽视。
（二）档案资料内容质量不高。目前医院整理和存留的人事档案内容大多关于个人经历、工资、政治面貌、学历等形式上的内容，不能全面、实质地反映个人的发展状态。离岗或调动工作时，移交人事档案、手续不按程序办理，该检查的不检查，该清理的不清理，该签字的不签字，导致人事档案数量、材料等问题责任不明、界限不清。
（三）档案管理手段落后。人事档案资料相当繁杂，内容丰富、门类众多，但管理手段和方法大多较落后，信息化程度低，滞后于时代发展的要求，硬件设施差制约了医院人事档案的工作效率。
（四）档案管理人员素质有待提高。一名合格的医院人事档案管理人员，需要了解档案记载个人所经历的一个时期内的人事政策。人事档案的审核关系到个人的职称晋升，工资对应和职务任用等，尤为重要。要求人事档案管理人员要仔细审核所有的入档材料，确保人事档案的真实性。
三、加强和改进人事档案工作的几点思考
（一）强化医院领导档案管理意识，完善人事档案队伍建设。强化领导档案管理意识，是做好这项工作的第一要素，把干部人事档案工作与医院各项工作联系起来，确保医院在人才培养职称晋升，干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人尽其才，才尽其用。设立人事档案专人管理制度。
（二）系统学习与定期培训，提高档案管理人员的素质与能力。许多医院人事档案管理人员都没有经过系统的培训，经过培训的人员也仅限于岗位上的传帮带，从两方面加强自身学习是非常必要的：一是政治素质的学习。人事档案工作者必须具有高度的保密观念和良好的保密习惯。二是业务能力的提升。人事档案工作者在工作实践中，要不断学习档案理论及相关学科的新知识，要自觉学习不同时期出台的相关人事政策。
（三）增强服务意识，提高医院人事档案的使用率。医院人事档案管理工作的终极目的是让档案得到充分的利用，如此才能体现出其社会价值。因此，要提高人事档案的利用率，加强服务意识。人事档案的管理工作不仅是收集、整理以及保管那么简单，其中最重要的是将其进行开发与利用。还有就是工作人员会随着工作的性质进行调动、职位提升等，所以，要及时掌握有关的信息以及工作动向，从而达到不断提高工作效率与服务水平的目的。
（四）利用信息化技术，提高人事档案的查阅速度。利用现代技术将人事档案信息以影像、数字化等形式保留，以供查阅。工作中经常会遇到当事人前来查阅当时的信息，由于当时管理上的不重视，很多信息无从查阅。面对这样的情况，人事档案管理人员应妥善保留相关资料，利用现代化信息手段，及时录入相关信息，便于后人查询。
（五）建立完善的数据管理系统，重视人事档案管理的信息化建设。利用现代信息技术的优势建立一整套完善的数据管理系统，利用网络技术对人事档案数据进行即时更新，让每一个人第一时间了解自己的最新档案，解决信息报送不及时问题。同时对人事档案信息进行数据分类，按照不同的种类进行不同的分组，方便这些信息重复利用。但数据的统计分类并不是一件简单的工作，需要相关部门发挥最大的作用，真正实现档案管理信息化、便捷化。
【参考文献】
[1]张惠琴，陈春红.新时期下如何做好医院人事档案管理工作[J].当代医学，2012（16）.
[2]李金现.初探医院人事档案管理工作的改革对策[J].现代经济信息，2011（10）：23.
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