关于高校收费管理内部控制问题及对策探讨

来源:用户上传      作者: 叶青松

　　 摘 要：随着高等教育事业的发展，高等教育事业性收费收入规模越来越大，其已成为维护高等教育事业发展的重要经费来源。因此高校教育事业性收费收入的合规合法、及时入账以及安全完整也已成为高校财务管理的重要议题和任务。文章着重从高校事业性收费涉及的招生控制、教务控制、后勤控制以及财务控制中的核算控制、票据控制、文档控制等流程和环节入手，分析现有控制存在的不足及构建多元控制系统提出了设想。
　　 关键词：高等院校 收费管理 多元控制
　　 中图分类号：G647 文献标识码：A
　　 文章编号：1004-4914（2012）01-119-02
　　
　　 随着高等教育多渠道筹措经费格局的形成，教育收费已成为高校重要的经费来源，部分地方高校中其已占总经费来源的50%以上。强化高校收费管理与控制必将成为高校财务管理的重要组成，但因高校收费本身的特殊性，一是各级政府主管部门、学生及其家庭、社会等学校外部利益控制主体，其更多是关注高校收费的合规合法，即收费项目、收费标准、收费期限、收费票据以及收费用途等是否符合国家相关管理政策，是否存在多收费、超标准、超项目收费，是否及时完整上缴财政，是否存在挪用教育事业收费收入等等。二是来自学校内部，学校的校领导，各学院以及各职能部门，其除关注收费的合规合法外，更多是关注收费资金的安全完整和及时入账，保证收费资金不被侵占、不被挪用，收费资金的及时入账，降低欠费等等。本文从分析高校收费的许可控制、招生控制、教务控制、后勤控制和收费控制、票据控制、核算控制等环节的基础上，重点就现有财务控制环节中的收费初始、收缴、核算和票据等进行探讨，提出了一些改进对策。
　　 一、高校收费管理内部控制的目标
　　 1.合法性目标。高校收费作为一项政策性非常强的教育类收费行为，其严格受到国家相关部门的政策约束。首先，高校必须根据国家相关文件要求，依法办理相关收费审批，保证学校每项收费行为必须有规定的收费项目、收费标准和收费对象，办理相关收费公示等。其次，每项收费行为必须严格使用规定票据，严禁收费不开票或使用不正确票据等。第三，严格执行收支两条线管理，应上缴财政专户的要及时上缴财政专户，严禁擅自使用或挪用收费资金。第四，要严格执行国家和学校相关资助政策，如学费减免政策及助学贷款等，保证贫困学生不因欠费而失学。
　　 2.完整性目标。由于高校本身为多产品产出的准公共组织，其教育收费行为类别也越来越多样化，高校收费工作也由以前的阶段性工作演化成一种常态性工作，涉及很多部门、不同收费对象。首先，应保证收费对象的完整性，不能有遗漏，保证应收尽收；其次，保证收费项目完整性，该收的项目不能少；第三，保证收费金额的完整性，保证应收款计算正确、不遗漏。
　　 3.及时性目标。教育收费资金是学校重要的经费来源，收费资金的及时到账直接关系到学校财务运转的稳定。首先，保证所有应缴收费能及时收缴，所有欠费应及时催收；其次，保证收款金额能按财政规定及时入库和上缴财政专户；第三，保证收费资金的会计核算的及时处理；第四，保证票据的及时核查和核对，及时发现收费是否存在乱开票，开票资金不及时上缴学校问题。
　　 二、高校收费管理内部控制现状分析
　　 高校事业性收费项目不仅包括学费、住宿费，还包括代办费、服务性收费等。收费对象不仅涉及本专科生、研究生、留学生，还涉及成教生、自考生以及各类培训生等等。收费标准有国家规定标准和备案市场标准等。收费形式有银行缴款、现金缴款、助学贷款抵扣等。收费过程存在大量的因学籍调整以及项目变动而导致的应收款调整和退补费等，可以说高校收费管理内部控制存在收费许可控制、收费对象控制、应收款控制、票据管理控制、收缴资金控制、核算控制以及收支两条线控制等多个控制环节，涉及不相容职务分离、授权审批以及计算机控制等多种控制程序和手段。
　　 1.高校收费管理内部控制现状描述。（1）高校内部控制系统。一是招生管理控制系统：招生部门负责各类学生的招生工作，形成招生名单，并及时发放录取通知书，同时将招生名单发给教务管理部门、宿舍管理部门、财务管理部门。招生管理内部控制是学校收费管理控制的第一关，保证收费对象的完整性。二是教务管理控制系统：一方面对招生部门提供的新招学生进行教务班级划分，并负责将排好的教务名单发给财务管理部门、宿舍管理部门和各学院。另一方面根据学籍管理条例，及时处理新老生学籍变动（如新生未报到、休学、退学、留级、结业毕业等）并书面报财务部门等。教务管理内部控制主要负责在校学生的变动情况，涉及学年学费和学分学费应收款的调整和变动问题。三是宿舍管理控制系统：根据招生管理部门和教务管理部门提供的新生名单以及毕业生名单等，及时准备相应宿舍，并将宿舍房源提供给各学院，由各学院具体安排床位，宿舍管理系统根据各学院具体安排整理名单并及时提供给财务管理部门用于收费。同时审批学生走读情况并书面提供名单给财务部门、教务部门以及各管理学院。四是财务管理控制系统：财务管理内部控制系统内根据内控需要又分三个子控制系统，即收费管理控制子系统、票据管理控制子系统和会计核算控制子系统。A.收费管理控制子系统：财务部门内负责收费人员根据教务部门提供的学生名单及学生类型确认收费标准，根据宿舍部门提供的宿舍安排确认住宿费标准等，同时完成相应收费初始和调整，以及收费收缴工作。B.票据管理控制子系统：票据管理部门根据收费管理部门的申请，及时提供相应票据并负责票据使用情况的核查，核销。C.会计核算管理控制子系统：会计核算部门根据收费管理部门提供的应收费单据、已缴费单据和收费调整单据及时进行会计核算。五是各学院：及时掌握本学院在校生增加、减少（毕业减少、中途退学减少）以及欠缴费情况。（2）高校外部控制系统。一是各类学生：及时了解本人相关的收费标准，核对本人应交费标准以及交纳相应欠费。二是财政税务部门：根据收支两条线管理要求以及部门预算，及时督促和核对应缴财政专户款，核查收费票据使用等。三是教育物价部门：根据高等教育收费管理政策，及时审批、检查、监督相应收费标准、项目的合法等。
　　 2.高校收费管理控制系统存在的问题。（1）内部信息不能共享，导致基于学生学籍变动情况下的应缴费学生数据不一致。由于高校收费是一个系统工作，需要财务部门、学生部门、研究生部（院）、教务部门、后勤部门以及、继续教育学院、各专业院系共同配合，需要相互间基于学生变动、收费政策等进行信息共享。但由于招生系统、教务系统、宿管系统以及财务收费系统间存在不共享情况，造成学籍变动、收费标准、收费状态存在差异，高校收费管理存在不合法、不完整和不及时现象。（2）财务管理内部控制不完整，存在不相容岗位未分离现象。目前很多院校对全日制本科生、研究生收费管理很严格，基本实现了收费信息系统控制，但对于大量的成教生、自考生以及工程硕士生、进修生、培训生等未能实现收费信息系统控制，存在大量手工开票收款情况，导致收费统计困难，也不利于外部控制。另外，由于收费信息系统软件本身和岗位设置原因，很多高校存在应收费初始、出票以及收款为同一人办理的现状，缺乏内部审核关，容易导致该收的费用未收等问题。（3）会计核算控制子系统核算不完整，无法形成账账核对牵制功能。由于高校实行是收付实现制，对与每年应交、应欠的学费、住宿费等不在账面核算，仅仅核算实际收到的学费、住宿费等收费状况等，仅仅实现收费控制系统和会计核算系统中的已收数据的核对，无法形成应收数的全面核对。

　　 如现有的收费信息化下应收、已收和变动情况无法与账面核算情况一一对应，也既无法实现完整的内部控制制度，即实现明细控制与总账控制的一一对应。无法形成收费初始控制和会计核算控制的核对。导致收费应收控制不到位、增减调整核算不到位和欠费往来核算不到位。
　　 三、完善高校收费管理多元控制系统的建议
　　 破除当前高校收费管理控制存在的弊端，需要学校及主管部门等各方配合，但对于财务部门来讲，其承担着重要的监督职责，可通过财务内部流程再造，变收费初始、收费收缴和收费核算的一元控制流程（见图2）为收费初始、收费收缴及收费核算三元控制流程（见图3）。
　　 由于篇幅限制，本文重点以收费核算控制为重点，就如何通过核算流程改进实现收费管理内部控制的改进和优化，实现收费管理内部控制目标。
　　 1.完善教育收费公示制度，实现教育收费的合规合法。加强教育收费项目、标准、范围等收费许可的公示是保证教育收费财政监督、物价角度、教育监督和社会监督的重要渠道。完善教育收费公示制度，首先，应保证所有的学费、住宿费、培训费、代办费以及服务性收费等教育事业性收费都全部纳入收费许可范围，取得收费许可；其次，保证所有的收费许可项目都纳入收费公示范围，不可选择性收费公示；第三，保证收费公示渠道的全覆盖，对于高等院校来说，应通过校园网、招生宣传、新生入学教育、宿舍区和教学区宣传橱窗等途径实现收费公示的全覆盖，保证每个应缴学生都能及时掌握自己应缴费项目和标准。
　　 2.改进内部岗位设置，实现教育收费的及时完整。建立合理、严密的收费管理内部控制岗位，完善岗位责任制，确保不相容岗位分离。根据收费管理内部流程，一般可设置收费初始岗、收费审核岗、收费复核岗、费用收缴岗、票据管理岗和软件系统管理岗。主管收费工作的财务副处长可兼任软件系统岗和收费复核岗职责，负责收费管理各岗位角色权限设置和复核应收费增减变动是否符合规定，复核收费初始岗和收费审核岗提交的应收费增减是否真实完整；收费管理科科长可承担收费初始岗和收费审核岗职责，负责各类事业性收费项目的许可申报审批、应收费的确定和变动调整等职责，及时与招生部门、教务部门、宿舍部门等涉及应收费调整的部门进行沟通，保证所有收费初始和审核有据可依，保证资料的真实完整性，加强与收费票据管理的沟通，负责收费票据领用时的使用内容的合规合法，是否符合收费许可规定；收费出纳员承担费用收费岗职责，负责根据审核无误的应收费收取相关人员的学杂费，并开具正式收费票据，及时编制收费日报表，汇总当日各项收费金以及票据使用情况，应供票据管理员定期缴销票据和审核记账人员审核记账；票据管理员承担收费票据购买、保管、领用、缴销工作，负责收费系统中的票据登记工作。
　　 3.完善收费过程的定期对账审核工作，强化收费管理的事后控制。由于会计核算系统与收费管理系统、票据管理系统、教务管理系统等都为独立控制系统，由不同岗位人员负责，故为确保收费管理内部控制目标的实现，需严格进行账证、账账核对。首先，票据管理人员核对票据开启内容是否符合收费许可证规定，所有票据使用是否连贯，中间是否存在断票问题。其次，核对收费管理系统中已收款是否与会计核算系统中已收款金额是否一致，核算科目和项目是否一致。第三，收费系统中应缴费学生数是否与教务管理系统中学生数一致，重点审核每年毕业离校学生数。第四，定期核对收费系统的应缴住宿费人员与宿舍管理系统的人数是否一致，重点审核走读不住校学生情况。
　　 本文通过收费管理和操作流程的分析，就收费管理过程中的招生管理控制、教务管理控制、宿舍管理控制、收费许可控制、费用收缴控制、收费核算控制、票据管理控制等控制环节存在的问题，提出了相应的改进对策。
　　 [本文系江苏省高校哲学社会科学研究项目“江苏省普通高校教育经费配置管理及效率评价研究（09SJD880031）”的阶段成果之一]
　　
　　 参考文献：
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　　 2.陈湘丽.高校学费收入对账现状及对策.湖北教育学院学报，2007（11）
　　 3.闻西.完善高校学生收费管理的若干信息化举措.会计之友，2010（9）
　　 4.我国高校收费票据管理存在的问题及对策研究.经济师，2011(6)
　　 （作者简介：叶青松，南京工业大学计划财务处副处长，高级会计师 江苏南京 210009）（责编：芝荣）

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