施工企业科技档案信息化建设路径的新思考

来源:用户上传      作者: 马丽瑄

　　摘要：科技档案信息化建设是企业科技档案事业发展的必然趋势，要正确认识企业科技档案信息化的内在含义及作用，针对施工企业档案信息化建设面临的主要问题，从加快企业科技档案分类标准化、管理信息化、保障安全化、队伍人才化、资源开发化等方面进行了新的思考。
　　关键词：施工企业　科技档案　信息化　内涵　现状　建设路径
　　中图分类号：G271　文献标识码：A　文章编号：1004-4914(2011)05-251-02
　　
　　在“以信息技术为先导的科学技术”迅猛发展的21世纪，信息化建设已成为衡量社会发展程度和科学技术水平的重要标志。推进科技档案信息化建设是科技档案事业发展的必然趋势，也是顺应潮流、适应时代发展的重要选择。科技档案信息化对于充分开发利用科技档案信息资源，迅速、准确地为使用者提供所需的科技档案信息，促进科学技术成果应用与传播的最大化，将起到积极的推动作用。
　　
　　一、内涵探究
　　
　　科技档案信息化是指综合运用档案管理学和信息科学的相关原理，以计算机数字化处理技术和网络传输技术等现代化高科技手段，对科技档案信息资源进行处理、管理、开发和有效利用。科技档案信息化建设的基本内涵主要包括三个方面：一是档案信息数字化；二是档案信息接收、传递、存储和提供利用的一体化；三是档案信息网络化。科技档案信息化的作用在于：
　　
　　1、提升了科研成果转化的利用率。科学技术的发展是连续的社会活动，科学研究离不开参考借鉴已有的科研成果。建立科技档案信息资源共享体系，将科技档案信息数字化、网络化，使之得到有效利用，既体现了档案“管理在于利用”的目的。同时也避免了科研的低水平重复，提高了科研成果转化率和产业化率，产生了更广泛的社会效果。
　　
　　2、提高了档案信息利用的时效性。人工档案信息加工的模式。即从文伟资料形成到开发“二次文献信息”时间长。造成信息失去时效性，严重影响了科技档案信息的应用价值。科技档案信息数字化，可直接将各类电子档案信息采集、输入系统，对不同载体的档案信息资源进行扫描、整合、缩微和数字化，利用电脑的功能完成信息加工工作程序，快捷地形成二次文献。
　　
　　3、增加了档案信息的存储量，实现了资源共享。一方面，现代科学技术发展，特别是缩微技术、扫描技术、光盘技术的广泛利用，存储密度比纸质档案高出许多倍，大大增加了科技档案信息的存储量：另一方面，档案信息数字化可对丰富的馆藏信息资源进行重组、整理和组织，将原始科技档案转化成数字化信息，满足授权范围内的档案利用者在调阅时不受时间、地域的限制，实现真正意义上的资源共享。
　　
　　二、现状审视
　　
　　科技档案信息化是一项全新的工作，在信息化建设的过程中将会遇到“数字信息存储与利用，多媒体，网络，用户平台，技术标准等技术问题”。而现实中施工企业的科技档案信息化存在很多问题，无法适应21世纪企业科技档案信息化的要求。
　　
　　1、标准规范滞后。目前，科技档案数字化建设大都处在试验和探索阶段，但由于标准化推行不力，缺乏统一明确的业务性和技术性标准，再加上计算机软件开发缺乏整体规划性。在通用性、实用性等方面存在严重不足，缺乏系统管理和网络技术的支撑，造成规划要求不明确，软件各异，兼容性差。数据库的设计、修改不规范，数据标准难以共享，建成科技档案信息系统无法转化为经济和科学发展的催化剂。
　　
　　2、安全存在威胁。如何在科技档案信息资源的开发利用与安全保密之间找到最佳的结合点，是对科技档案信息化工作提出的一大问题。科技档案的保密性在信息化过程中受到信息网络使用的挑战，科技档案信息系统也存在着安全问题，网络上非法入侵的病毒和窃取、修改甚至伪造机密档案数据等不安全因素，也使得档案信息的安全保密受到严重威胁。“安全保障技术更新迟缓，主要表现在：有效的信息安全保障技术得不到较好的普及应用或者即使得到了应用也得不到度时更新。”
　　
　　3、人才队伍紧缺。科技档案队伍建设由于受到原有基础、总体环境和工作条件等限制，信息化人才紧缺：一是档案队伍信息化素质远不能适应档案信息化发展的需要。尽管目前档案人员的信息化意识已大大加强。但由于缺乏系统的专业教育和专业技能训练，在技术基础和操作技能方面十分欠缺；二是信息化建设需要的具有信息技术背景的专业技术人才严重不足，系统开发、程序维护、咨询服务和信息导航复合型人才十分匮乏。在很大程度上制约了档案管理信息化建设的质量和速度，影响到信息化整体效果。
　　
　　4、管理程度不高。当今现代化设备不断推陈出新，计算机管理逐渐进入档案室。计算机主要是用于检索，提高利用率，而许多单位尚未充分利用计算机机进行储存。管理人员的素质也没有能跟上现代化的发展。档案人员不懂得计算机操作，无法充分发挥现代化设备的优势，影响工作效率。
　　
　　5、利用档案落后。企业科技档案工作仍处在一般性的管理状态，由于科技档案受长期档案工作保守性的影响，仍处在封闭或半封闭状态，在如何正确处理开放与保密关系的这一问题上争执太多，给科技档案的利用工作造成很大的困难；提高科技档案利用工作一直说法多，行动少。处于等待状态。
　　
　　三、建设路径
　　
　　国务院办公厅要求“加强项目档案工作。所有建筑项目都要按照《中华人民共和国档案法》的有关规定，建立健全项目栏案。从项目筹划到工程竣工验收各环节的文件资料，都要严格按照规定收集、整理、归档。项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。对失职的单位和个人，要依法严肃处理”。建设项目施工档案是项目档案的重要组成部分，作为施工档案形成和管理部门的建筑施工企业也应当大力加强项目施工档案工作。
　　
　　1、标准体系化。标准规范是科技档案信息化建设的基础，是档案信息化建设的重要保障和不可或缺的必要条件。科技档案信息化标准规范主要包括三大类：即对电子文件档案信息进行管理的管理标准规范、时档案文件信息化处理的业务性标准规范和对电子文档数据存储、交换、加密系统软硬件设施的技术性标准规范等。只有在建立上述有关标准规范的基础上，才能使科技档案信息化建设工作的有序发展。因此，有关部门必须加大制定信息化标准规范的力度，尽快出台相关的规范制度和标准。对已经出台的信息管理共用标准、纸质文件档案管理标准和电子文件管理专用标准及规范加以不断的完善和改进，使科技档案信息的收集、整理、存储、传送和发布程序真正做到有规章可循，有制度可依。
　　完善档案信息化建设标准体系，实现企业档案信息的集成和共享标准是规范行为的准则，实行标准化是档案信息化健康发展的重要保证。企业档案信息化建设要认真执行国家相关技术标准，建立统一的信息采集、交换标准，

维护数据的一致性、安全性，实现企业信息的高度集成与高效、安全传递，充分发挥企业档案信息化的作用。
　　
　　2、管理信息化。科技档案信息资源建设是档案信息化的核心，也是档案信息服务的基础和前提。在科技档案信息化建设过程中，一是要加强档案资源建设的宏观规划与协调。注重科技档案信息资源的开发，根据科技档案事业发展趋向及科研需求，加快建设一个完善的科技档案信息资源开发利用网络系统：二是要快速、有效、有序、合法地开展馆藏科技档案信息资源数字化工作，大幅度提高档案数据库的信息量，实现公用信息平台及开放目录信息资源共享，提供开放科技档案目录网上查询，提供部分科技档案全文浏览服务：三是要加强科技档案资源建设的理论研究，确立馆藏科技档案资源体系的建构原则与模式，努力向社会提供深层次的分析研究性的信息，提高科技档案信息服务水平。
　　
　　3、保障安全化。信息化之后科技档隶主要是以电子文档的形式存在，构筑科技档案信息安全保密体系就是保护电子档案信息资源，防止未经授权或者偶然因素对电子档案信息资源的破坏、更改及非法利用，以实现科技档案信息资源利用的安全性、保密性和完整性。保证科技档案信息的安全，首先档案管理人员必须增强保密意识，认真地对档案信息做出鉴定，确定档案的密级程度和开放范围。严格审查，严格管理：其次，通过制定全面系统的管理制度。从系统建设、信息上网审批、密码管理、涉密载体的保管、网络的维护、检查监督、奖励惩罚等多个方面进行网络管理和运转秩序的规范；第三，通过采用多种网络安全技术手段确保科技档案信息安全可靠：对于敏感信息、秘密信息和重要数据，必须与互联网等公共信息实行物理隔离；利用访问权限控制技术保证包括电子文件信息在内的网络资源不被非法访问和非法利用；通过防火墙、进行安全扫描入侵检测等。总之，“采用最新的信息安全保障措施，并对这些措施及时更新以保障档案信息的安全性。”
　　
　　4、队伍人才化。科技档案是一门专业性强、技术性广、内容丰富的一项专门事业，没有一定的专业知识是搞不好的。要想做好这项工作，就必须培养有现代化管理头脑的科技档案工作人员，要求管理人员不仅应当有档案学的知识。而且还要有自然科学、社会科学及专业知识；既有预测市场的信息头脑，又有参与企业决策的能力。企业领导应当创造条件努力培养能够掌握科学文化知识的人进入档案事业的第一线。
　　
　　5、资源开发化。做好科技档案开发利用工作。档案的利用是档案管理的最终目的。发挥科技档案为企业的经营决策、生产运转、设备维护、基建技改项目的设计。新产品、新技术的开发和试制等发挥其应有的作用，使潜在价值转化为现实价值。
　　企业信息化建设中有一句话：“三分技术，七分管理，十二分数据”。信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的，而信息系统的成功运行则是基于对基础数据的科学管理，可见基础数据的科学管理是企业信息化建设成功与否的关键之一。企业档案部门集中、系统地保存了企业生产、经营管理的重要信息资源，是企业信息化基础数据的汇集地和成品库，因此企业档案信息化是企业信息化的重要部分。企业档案部门要抓住企业信息化建设的机遇，把档案信息化纳入其中，使档案信息化与企业信息化同步发展。一方面，档案部门要根据档案管理的要求，对企业信息化规划和建设提出档案管理需求；另一方面要充分运用企业信息化的技术手段和网络平台。开展纸质档案的数字化工作以及档案管理和利用。
　　一套完整的科技档案是一项科研活动从立项到研究到取得成果的全过程的详细记录。其中包含了课题立项的科技背景。科研人员的研究(设计)思路。关键技术，出现问题解决的方法，重要参数，操作工序和重要结论等。
　　档案是不可再生的资源，是孤本性的历史记录，但经过信息化的档案资源是可重复、多平台利用的信息资源。档案信息化使档案资源能够更方便、更快捷地为大众、为市场所开发所利用，创造最佳的社会效益和经济效益，使之真正成为未来信息社会国民经济和社会发展的宝贵战略资源。
　　
　　参考文献：
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　　2.张新.企业科技档案分类标准化探析[J].北京档案，2004(08)
　　3.孙萍.浅谈企业档案信息管理和档案信息资源的开发利用[J].山东电力，2004(04)
　　4.李先进.建筑施工企业如何加强建筑项目档案管理[J].湖北档案，1999(03)

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