浅述集团公司内部控制管理
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作者: 李继娟
[摘要]集团公司在国民经济建设和发展中发挥着重要的指导和支撑作用,以集团公司为线索,指明了集团公司的界定,说明了内部控制理论及集团公司建立内部控制制度的必要性。随着集团公司战略目标的实施和经营规模的不断扩大,对集团化管控水平和防范风险的能力也提出了更高的要求。几年来的实践证明,目前集团的内部控制还存在一定问题,很多方面还亟待完善。
[关键词]集团公司 内部控制 完善措施
一、关于集团公司
集团公司是一种以大企业为核心,以经济技术或经营联系为基础、实行集权与分权相结合的领导体制,规模巨大、多角化经营的企业联合组织或企业群体组织。按照总部经营方针和统一管理的进行重大业务活动的经济实体,或者虽无产权控制与被控制关系,但在经济上有一定联系的企业群体。
集团公司是一个企业联合体,内有多个法人主体。大股东为母公司,是集团内部控制的主体,子公司为集团内部控制的客体。通过集团公司内的一些制度安排,大股东可以获得比小股东更大的回报,从而较显著地将控制带来的收益内部化,并获得较高的内部控制效率。而对于被控制的子公司来说这恰恰构成外部控制的主要形式。对于集团公司来说,由于母公司实施的控制是其控制主体和客体内部的,因此应属于集团公司内部控制。
二、集团公司内部控制体系的建设的必要性
综观集团公司的内部控制现状不容乐观,笔者认为,主要存在以下方面的问题。
1.部控制意识薄弱,认识滞后
目前,集团公司部分员工对内部控制制度建设缺乏全面正确的认识。一些管理者把内部控制制度理解为各种规章制度的汇总,认为抓内部控制制度建设就是颁发、制定规章制度,忽视了内部控制制度是一种业务运作过程中的环环相扣、监督制约的重要机制;部分员工认为加强内部控制是稽核部门或领导的事,与自己关联不大,没有认识到内部控制制度是各部门、各岗位、全体人员之间的一种自我约束、自我保护、相互监督和防范风险的内部控制机制。正是由于我国对内部控制制度的研究和起步较晚,加之人们对内部控制制度普遍缺乏系统性的认识,没能真正理解内部控制制度的涵义,内部控制文化没有深入人心,直接影响了内部控制制度的建立和完善。内部管理大多停留在传统做法上,管理工作依赖直觉和经验,靠惯性运转。面对迅速变化的业务环境和不断出现的新市场、新产品,有些相应的制度和监控手段没有建立起来,内部控制没有及时跟上,出现了新的控制空白,引发了新的风险和损失。
2.部控制制度建设滞后
内部控制先行的企业文化氛围尚未形成,集团公司内部对内部控制建设的重要性和迫切性没有完全达成共识。不少机构仍然存在重发展、轻管理的指导思想,注意力主要集中在追求业务指标、抢占市场份额、扩张业务规模。
首先,内部控制建设缺乏系统性,仅侧重于规章制度的制定。有些规章制度形式化倾向严重,成为停留在文件上和贴在墙上的东西。对于如何推动内部控制系统持续运转,如何在日常业务活动中维护内部控制有效性的课题研究不够深入,没有找到有效的解决方案。其次,规章制度、业务流程、信息系统条块分割和缺乏统筹的格局,派生出内部控制分散、重叠、脱节、矛盾、空白、低效等种种问题。
再次,内部控制是由相关、协调一致的要素构成的统一体,而现阶段尚未从这个角度对企业的整体结构进行分析、设计和改革,内部控制各项措施基本上还是处在各自为政的状态。
3.有的信息系统对内部控制管理支持不足
信息系统的主要任务是为决策系统提供正确决策所必需的信息,并及时验证决策的正确性,灵敏、准确、及时地把经营情况和出现的偏差进行反馈,以适时进行调整和修正,实现预定的目标。目前,集团公司数据信息比较分散,缺乏统一的计算机数据信息系统和集中的数据信息库,信息的共享程度较差,使得内部控制管理信息的获取、归集和分析比较分散而且手段落后,反馈渠道也不畅通。
此外,我国集团公司实行的是总、分体制,分支结构设置层次较多,传递链条过长,扁平化程度低。信息的传递通过金字塔式的组织来完成,使信息传递的准确性低、时效性差,造成信息传递效率低下。
目前,我国集团公司内部监控还处于对某一时点、某一时段的静态检查阶段,专项任务也大多表现为运动式的事后处置,系统的、动态的、事前的、前瞻性、预防性的检查明显不足,内部控制中存在的问题难以及时发现。在审计方法上,主要采用详细审计或依赖于审计者个人经验判断的抽样审计方法,而未采用现代审计通行的制度基础审计、风险导向审计和科学的随机抽样办法。同时,审计手段落后,计算机辅助审计软件的开发和应用刚刚起步。因起步较晚,我国集团公司计算机辅助审计系统仍处于实验和探索阶段,内部审计的作用大打折扣。
4.全措施不完备形成的系统风险
安全防范措施不完备,手段落后,一些必要的监测、监控机制尚未建立,事前、事中的预警、预报机制差。主要表现在:有的机构对放款和资金交易等重要档案的管理没有设立专房、专柜保管;防火、防潮、防盗措施不够完备,没有建立有限接触和存取登记制度;对资产质量、资金交易业务经营效果缺乏定期分析,重大问题报告不及时,从而不能够有效地控制风险,当风险发生时也不能及时采取纠正措施。随着新技术在该行业的运用,企业的自动化水平日益提高。但是,部分企业在编制计算机应用程序时,内部控制的要点不能够有效地渗透到各个系统的关键环节,甚至系统本身就题难以及时发现,利用计算机作案的现象时有发生;同时缺乏备用系统网络和备用电源,当遇到系统发生故障或停电时,业务即告中断,从而形成了自动化处理和系统故障风险。
三、集团公司完善风险控制管理体系的措施
为了完善内部控制制度,规避“内部控制人”现象,需要从制度制定层面和集团公司实际操作层面采取措施。
1.建立全公司垂直独立的授信评审与审批体制
信用业务风险是当前我国集团公司的主要业务风险,为有利于全公司统一的产销政策的制定与执公司,促进全公司风险文化、风险偏好的贯彻,进一步防范风险,统一信用业务审查规范、审查标准,统一风险衡量尺度;同时,又有利于了解和贴近当地市场,提高审查、审批效率,增强分、支公司市场竞争力,由总公司按经济区域设立授信审批中心,或向各分公司垂直派驻授信审批部,负责所在区域或所在分公司的授信业务的专业审查与审批。同时,总公司向各区域中心或向各分公司委派信贷审批官,负责所在区域或所在分公司信用业务的审批,各区域中心或派驻分公司的审批部官对总公司负责,向总公司报告所在区域或分公司信贷风险管理工作,授信业务实公司专业化审查,专职化审批。改变当前总、分、支公司分级分权层层有权审查与审批的管理办法。
2.重塑集团公司内部审计制度
一套科学、合理、可公司的规章制度制定和颁布后,只是完成了内部控制制度建设的基本工作,关键的问题是如何有效、严格地执公司。执公司问题是集团公司全体员工、业务运作的全部程序、管理的全部过程,必须严肃对待的事情。任何人都必须清楚自己该干什么、不该干什么、如何去干,如果违反规定会有何后果。在银公司里,对规章制度的执公司、落实情况主要是靠审计部门来检查和督导的。内部审计制度是支撑集团公司内部控制有效发挥作用的前提和保证。针对我国集团公司内部审计独立性不强的现状,应借鉴西方集团公司内部审计部门的运作经验,重塑我国集团公司内部审计制度。西方集团公司的内部审计制度具有很强的独立性与权威性,对内部控制建立、健全发挥的作用重大,很值得我们借鉴。
3.完善会计系统控制,强化对财务管理和资金运动的过程控制
会计系统控制,要求企业根据《中华人民共和国会计法》、《企业会计准则》和国家统一的会计制度,制定适合本企业的会计制度,明确会计凭证、会计账簿和财务会计报告以及相关信息披露的处理程序,规范会计政策的选用标准和审批程序,建立、完善会计档案保管和会计工作交接办法,实行会计人员岗位责任制,充分发挥会计的监督职能,确保企业财务会计报告真实、准确、完整。
4.建立统一的信息管理系统,畅通沟通渠道
信息技术控制,要求企业结合实际情况和计算机信息技术应用程度,建立与本企业经营管理业务相适应的信息化控制流程,提高业务处理效率,减少和消除人为操纵因素,同时加强对计算机信息系统开发与维护、访问与变更、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制,保证信息系统安全、有效运行。■
参考文献:
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[2]李爱华,企业内部控制制度基本框架的构建[J];沈阳大学学报;2006年01期(12)
[3]吕联盟;现代公司治理结构下内部控制的建立与完善[J];黑龙江对外经贸;2006(06)
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