基于NC系统的集团财务管理需求分析
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作者: 黄丽君
【摘要】 企业集团财务管理信息化规划是集团企业信息化的指导纲领，是对集团企业利用信息系统提升集团竞争力的战略思考。ERP―NC系统是针对集团企业财务管理信息化的应用系统。集团企业的财务管理信息化量大、涉及面广、技术复杂，应认真分析财务管理信息化的应用需求，构建集团企业财务管理系统。
【关键词】 财务管理系统；需求分析；应用价值点
近年来我国集团企业数量增加、企业规模不断扩大，随着集团财务管理与控制要求不断提高，集团企业需要根据自身的管理需求选择集团财务管理信息系统来有效支撑其开展集团财务管控工作。目前，ERP―NC系统是国内应用较多的集团企业财务管理与控制系统，可实现全集团信息集中及实时监控，合理配置资源，实时控制资源的使用并进行有效评价，提升集团管理平台。
一、NC系统特点
一是集成性与优化性。信息集成平台提升大数据量的处理能力，如集团对账、凭证协同、设置复制的集团层集中应用；优化基本档案批量处理算法，如客商、存货、项目档案的批量操作。
二是公有协同性与共享性。门户Portal协同处理能力增强，例：信息交换平台从后台生成的总账凭证如果符合公有协同的条件，则自动从后台发起公有协同，不用再手动触发；改进对共享服务集中应用的支持。
三是稳定性与效率性。信息平台采用数据缓存技术和任务调度技术，针对应用服务器智能集群管理，提供数据库双引擎技术。
四是访问安全控制性。采用自动执行职责互斥稽核，重点授权的检查及监控确保访问安全。
二、集团财务管理应用系统需求分析
文章调研了某上市集团的财务信息化，分析集团企业的应用集成平台、资金管理、往来管理、报表管理、资产管理、计划预算、薪酬管理、供应链管理等NC应用系统，以期对我国集团企业财务管理系统构建做出有益研究。
（一）应用集成平台基础信息需求
集团企业采用集中式财务管理模式，统一集团财会政策和标准，统一设置集团各单位标准会计科目，实现会计信息可比性和财务集中管理。下属单位直接继承和使用集团总部的基础性设置，使建设的财务信息系统具有良好的可靠性、规范性、协调性和一致性。
1.会计科目设置需求
根据集团总部监督管理各单位财务运行状况的需要，建立集团统一的会计科目体系和辅助核算类型，集团建立的会计科目集团各分支机构可以使用，但不能删除修改，各分、子公司可根据业务需求在集团会计科目的基础上增加明细科目和辅助核算类型。
会计科目设置需求分析。集团会计科目设置中的功能可以根据集团管理的需要定义整个集团各模块的基础科目，在定义基础科目时可考虑集团统计分析、预算口径、报表管理的需求，规划完整的科目体系，然后根据需要分配给各分支机构，分支机构可在集团基础科目的基础上增加明细科目和辅助核算类型。
2.客商管理档案需求
集团各公司自行建立和维护客商档案，尚未实现客商编码和名称统一，如“苏州电力公司”是集团各单位客商，档案建立时在各单位可能存在这样的情况：集团总部为：“苏州电力公司”；分公司1为：“苏州电力”；分公司2为：“电力公司”。集团想统计出“苏州电力公司”在各单位的往来汇总数据，则只能在以上三个账套分别查询“苏州电力公司”、“苏州电力”、“电力公司”的往来款项。
客商管理档案需求分析。目前对于整个集团来说，需要在原客商档案的基础上整理出一套符合企业管理要求的客商分类及客商编码原则，便于集团统一管理。NC系统中集团可制定统一的编码规则和客商信息字段，各分子公司按照此标准提交客商信息到集团，由集团统一进行维护，下级单位可以对集团分配的客商档案补充业务信息，但不能删除档案和修改基础信息。
3.规范集团财务管理基础信息的价值点
（1）为集团管理层提供不同深度的决策信息。
（2）财务管理、统计分析、全面预算管理、报表管理的关联应用提供统一的口径。
（二）资金管理
加强集团资金的实时监督与控制，资金集中管理，集中调度，以确保集团总部动态的、及时的了解资金动向，强化信贷管理。
1.资金日报需求
分公司每日将账户资金余额和可用资金录入到资金上报系统中，工作量较大，及时性和准确性都得不到保证，希望能通过凭证直接进行传递。
资金日报需求分析。集团总部的各下属企业，每日都通过开发的资金上报系统向集团本部上报各自的当日资金余额和可用余额两个数据，这两个数据是利用总账系统有关货币资金的会计科目的余额汇总后录入到资金上报系统的，集团总部可以直接利用NC系统的资金日报表随时动态了解各单位的资金状况。
2.资金集中管理需求
分公司内各单位资金共享，对资金的调拨进出有严格的控制，并要求财务总经理、销售经理进行监督管理，希望资金调拨的流程和审批的流程能在系统中管理。要求每月上报销售业绩、服务、利润、下个月资金计划、本月的资金执行情况，对各种资金的运作做可行的分析。
资金集中管理需求分析。（1）实施资金收支两条线和银行账户的集中管理：在集团实现整个集团的开户银行集中管理和资金的集中管理，可在集团建立资金管理结算中心，结算中心在各专业银行开设一个总账户，同时为每个单位设立一个分账户，实施收支两条线；（2）签订存管协议：规定下属单位的银行存款收入账户的资金达到一定数额时，由银行自动上划到结算中心，下属单位需要使用资金而自身的存款不够时，由结算中心下拨，从而使结算中心起到资金池的调节作用，大量节省资金的使用成本。
3.信贷管理需求
集团下属的公司有资金信贷业务，可用NC系统来反映该资金信贷业务从协议签订、生效、变更、质押、利息计算、直至到收回贷款的全过程，同时将相关数据传递到财务系统。
信贷管理需求分析。可利用NC系统资金管理模块下的信贷管理来处理资金信贷业务，企业与外部筹资单位的资金往来是通过“外部贷款合同”来管理的，放款、本金收回、利息的计算与收回都可通过系统来完成。在没有使用报账中心情况下，可采用“信贷管理――总账”结合的模式处理信贷管理业务，采用报账中心系统后，可采用“信贷管理――报账中心――总账”结合的模式处理信贷业务。
4.资金管理的应用价值点
（1）各单位及时将影响资金增减的业务录入到系统，保证集团总部动态的、及时的了解下属各成员单位的账户资金余额和可用资金余额。
（2）集团作为资金的结算中心，可将内部所有成员单位的资金集中管理，集中调度，减少外部资金的借款金额，减少集团的资金使用成本。
（3）采用信贷管理，可将企业的对外贷款以信贷合同的形式明确借贷双方的权利与义务，反映信贷业务的合同签订、质押办理、放款、利息计算、本金和利息的收回等详细情况。
（三）往来管理
集团往来管理包括外部往来管理和内部往来管理。针对外部往来，运用应收应付管理系统；针对内部往来，采用内部协同和集团内部对账模块。应收应付管理系统针对客户收款业务和供应商付款业务，为企业提供客户、供应商及各种内外部往来款项的处理、核销及查询、统计。
1.外部往来管理需求
集团公司更加关注集团外的客户往来情况，对外部的客商应该由集团统一管理。加强应收应付管理的明细和规范，进行账龄分析和自动往来款核销，债权转移支持订单客户的转移。
往来管理需求分析。（1）往来核销：集团根据管理需要统一规划往来核销的科目（一般可制定应收类科目），成员单位根据集团的规定设置核销对象，及时进行自动核销处理，以保证往来账龄的正确性。（2）账龄分析：为保证集团的各成员单位能够按照规定的账龄区间进行账龄分析，集团总部按年、月、日设置不同的账龄方案，供成员单位选择使用。各成员单位可以随时选择不同账龄方案，查询出往来科目对应的每个客户的应收余额及各账龄区间的分布情况。
2.内部往来管理
集团内部成员单位之间经常有因为内部交易、资金划拨等业务产生内部账项，由于业务关联双方处理在时间上可能有差异、科目各自选择使用以及其他原因的误差，造成内部单位的往来对账工作大，查找差错的原因困难。因此，使用内部协同和集团内部对账模块：
（1）内部协同：对于内部业务产生的往来凭证能够从发起方自动协同到接收方，接收方收到的协同凭证的金额是不允许修改的，协同凭证上生成的科目也不允许修改和删除，以此保证内部往来的数据，根据协同定义的规则保持一致，减少对账的工作量。
（2）集团内部对账：需要进行内部核对的会计科目在没有采用协同的情况下，可以采用对账的功能找出内部往来双方的差异，并进一步通过核对明细找出产生差异的原因。
3.往来管理的应用价值点
（1）多角度、多维度的为集团总部和各成员单位提供了与客商之间的往来业务数据；
（2）通过账龄的统计分析，可及时了解每个客户应收账款的账龄分布情况及应收余额，减少坏账风险；
（3）集团内部协同的利用，减少因一项业务在集团内各单位分别手工处理产生的人为差错；通过集团内部对账，可发现集团内部各单位之间因内部往来、内部交易等业务，在各自分别记录时产生的差异及其原因。
（四）报表管理
按照企业会计准则要求，以母公司和子公司单独编制的个别会计报表为基础，抵销企业集团内部交易对个别会计报表的影响，真实反映企业集团的经营成果、财务状况及其变动的会计报表。
1.报表总体需求
根据账务的情况自动出具对外的税务报表；内部报表的报表指标与账务的口径不一致，希望能从账务中提取一部分数据再进行加工，这些数据能及时按照指标进行汇总显示，通过报表的分析从财务数据中发现业务中的问题，以便对业务的经营做出正确决策。现金流量表手工处理工作量大，可由系统自动实现。考虑内部交易的抵销、自动生成合并报表。
报表总体需求分析。将集团的核算单位根据隶属关系建立报表单位结构体系，根据这种单位结构体系，分层次实现报表数据的汇总、查询和采集处理。可根据报表对外和对内报送性质将所有的报表进行分类管理，分为“对外会计报表”和“内部管理报表”两大类。集团总部统一设置对外的会计报表；内部管理报表由各核算单位根据需要自行定义；设置报表审核公式，以保证上报的报表的表内和表间数据勾稽关系正确。
2.合并报表管理
编制合并会计报表的关键是抵销母子公司间的股权投资和内部交易数据，基础工作是在建立集团会计科目时就要考虑合并报表需要，建立合并需要的内部销售收入、内部销售成本、内部往来、股权投资科目等、为编制合并报表时制作抵销凭证和合并工作底稿打下坚实的基础。
3.报表管理的应用价值点
（1）实现对外会计报表和各单位内部管理报表数据的自动生成；
（2）根据股权投资关系和内部交易记录进行内部抵销，自动生成合并报表工作底稿和合并报表。
（五）资产管理
资产管理完成企业或企业集团的资产部门进行固定资产和其他资产（如无形资产、递延资产等）管理。
1.固定资产管理需求
固定资产由手工逐渐到系统中进行统一规范的管理，并直接生成凭证到总账；固定资产能由系统进行管理并自动生成凭证，减少工作量和数据的准确性。
固定资产管理需求分析。建立资产管理的基础信息工作：如规划好整个集团的资产分类，即资产划分类别，类别建多少个层次，每类资产的预计使用年限、使用的折旧方法、净残值率多少；是否将长期待摊、无形资产等资产项目也纳入到固定资产系统进行管理；固定资产是以卡片形式进行管理的，卡片上到底要那些单据项目才能满足管理的需求，需要进行规划；理顺固定资产增加、减少和调拨业务的处理流程。
2.固定资产管理的应用价值点
（1）将企业的资产纳入固定资产系统进行管理；
（2）将集团的固定资产管理政策、折旧政策等通过系统提供的技术手段在成员单位得到贯彻；
（3）资产的增减变动、折旧摊销、资产调拨、减值准备等业务数据可自动传递到总账系统生成相应的记账凭证，从而保证了总账系统与固定资产业务系统数据的一致性和正确性，同时也减少财务人员凭证录入工作量及由此产生的人为差错。
（六）计划预算
1.全面预算管理需求
集团应建立一个预算环境，对于需要进行预算控制的内容在预算管理系统中实现，并在该环境下进行预算的编制、确认、上报、批复、控制和分析。预算由上级部门下发，财务经理每月根据实际情况填写预算的执行统计表。预算的控制中不仅仅能自动根据财务凭证生成预算执行情况，希望能在单据录入时进行预警或控制；预算管理总部在做，进行预算下发的仅仅是经营成果上的预算和分析，由于每月要做4次预算的报表上报，希望预算的报表能自动生成，对于预算超支，可定义进行预算的审批流程；预算方式是滚动预算，每6个月滚动一次，希望预算能做事中的控制；预算上希望能进行弹性预算的管理，比如：希望能向上浮动20%，进行预算的控制，超出部分进行预算的报警。
全面预算管理需求分析。（1）整个全集团各模块的全部预算样表，做成统一的样表格式可使用预算调整和预算合并，根据预算编制体系下发给相应单位；（2）预算编制主体接收到集团下发的预算样表后，根据各单位的业务规模编制自身的预算数据并经本单位的预算主管领导进行确认；（3）根据确认的预算数据上报上级单位；上级单位进行批复处理；下级单位根据批复生效的预算数进行预算控制方案和预警方案的设置或上级单位统一设置预算控制方案和预警方案并下发给下级单位；（4）下属单位在批复的预算范围内进行业务活动，当实际业务的数据超过预算时，由系统进行预算的控制或提示，当确实因业务的需要，执行数据超过预算会影响业务的正常开展时，可以申请调整预算以适应业务的需要；（5）当设定了预算的预警方案时，预算系统会主动将达到预算预警条件的预算执行情况以设定的预警方式呈现给指定的预算管理人员。
2.费用管理需求
企业对费用按照部门核算，并能统计出各种费用明细及汇总报表。对费用的报销业务能够根据设定的流程进行审批操作。如：费用报销审批流程为：部门申请→经理审批→分管事业经理审批→财务批→总经理审批
费用管理需求分析。在定义会计科目时，对相应的费用类科目设置成部门辅助核算，日常业务发生时，使用到对应的费用科目，要求指定对应的业务费用发生的部门，同时自动登记费用的部门核算辅助账簿。
3.全面预算管理的应用价值点
（1）通过全面预算管理的应用，为集团建立了一个完整的全面预算管理体系。
（2）通过预算执行情况的分析比较，可鞭策各单位采取措施、想尽办法来增加收入、减少支出、节约资金，利用和配置好企业的各项资源。
（七）项目管理
1.项目管理需求
企业工程项目的统计要求按照项目收入、项目成本进行项目的统计和管理；实行项目管理，分类核算。项目工程核算的工作量大，希望系统能按合同编号，便于核算。
项目管理需求分析。各成员单位在集团建立的项目分类的基础上建立各自的工程项目档案，可建立项目管理档案时输入与该项目档案相关的其他必要信息，如开工日、预计竣工日期、项目负责人、施工单位、监理单位等。财务上对与项目管理档案有关的收入科目和成本、费用科目建立关联关系，当发生与项目有关的收入、成本费用时输入项目档案信息。
2.项目管理应用价值点
（1）将项目信息和会计科目进行关联，可对项目进行多角度的进行分析管理。
（2）可根据项目反映其生命周期内的收入、成本、费用支出及项目的盈亏情况。
（八）薪酬管理
1.薪酬管理需求分析
工资计算方法复杂，希望使用薪酬管理系统来管理人员信息和薪资的计算。利用薪酬管理系统人员信息管理功能，可将集团的人员信息管理规范（如：工号、人员教育程度、人员培训情况、联系方式、调动情况等等）。可方便地计算人员的应付工资和各项工资项目数据，了解员工的工资结构和薪资水平，同时将薪资数据自动传递到财务系统生成总账凭证。
2.薪酬管理应用价值点
（1）建立集团完善的人员信息库，从而为企业员工的规划、提升、培训、考核、定级打好基础；
（2）自动计算和分配各类人员的薪资福利数据，并自动向财务系统传递总账凭证，保证了薪酬管理系统与财务系统数据的一致性、完整性和准确性。
（九）供应链管理
1.采购管理需求
基于供应链的采购管理需考虑如何合理地应用企业内部的资源来提高效率，降低成本。
采购管理需求分析。采购到货进行检验后，由仓库管理人员进行入库的签字确认，采购发票未收到的情况下，财务按合同价进行暂估入库成本的处理，当收到供应商的采购发票后，将采购发票与采购入库单关联，进行采购的结算处理，同时将库存的暂估入库成本调整为采购发票的实际成本。
2.仓储管理需求
存货系统决定企业流动资金周转速度，也是减少存货损失、降低成本的一个重要环节。进行库存日常业务处理，系统能进行存货核算的管理，并能自动生成凭证到财务总账。采购 “整进分出”的模式以及库存管理，进行成本控制；能在库存部分实现数量和金额双重管理，自动进行出库成本（全月或移动平均的成本）库存分析、差异分析等。
仓储管理需求分析。库存管理系统主要根据业务类型管理存货的出入库业务，并随时向需求部门提供各仓库的现存量和可用数量，库存财务则根据管理需要随时计算存货出库的实际成本，并将出库成本数据自动传递至财务系统生成总账凭证；业务和财务人员随时通过存货系统提供的账簿了解存货的收、发、存数量金额数据、存货台账和出入库流水账；
3.销售管理需求
通过销售管理模块形成销售发票，系统自动编制会计凭证，并登录到财务系统的相关账簿，确保企业业务明细账、总账由计算机自动完成，从根本上杜绝了财务与业务部门账账不符、账证不符的问题。
销售管理需求分析。为减少财务人员的二次录入工作量，销售业务应通过销售和应收系统按销售业务的类型进行发货、开票和收款的处理工作，同时将发货出库、开票应收和收款结算的业务数据自动传递到财务系统生成总账凭证；销售系统可按照存货、客户、专营部门和销售员自动生成销售日报。
4.供应链管理的应用价值点
（1）采购、销售以及仓库存货的出入库业务数据均可和财务系统实现无缝的链接；
（2）规范、优化企业采购业务流程，提高采购效率；
（3）帮助企业全面掌握库存信息、压缩库存；
（4）及时准确地描述企业的销售业务，理顺企业的销售流程，减少重复环节。
【参考文献】
［1］ 杨周南.集团企业财务管理信息化的总体规划［J］.财务与会计，2008（3）.
［2］ 邓满娥.民营企业集团财务管理信息化思考［J］.财会通讯・综合，2009（3）.
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