刍议ERP系统环境下会计监督职能的变化

来源:用户上传      作者: 侯爱武

　　会计是以货币计量为主要单位，反映和监督一个单位经济活动的一种经济管理工作。会计工作具有两项基本职能，一个是会计核算，一个是会计监督。ERP系统作为信息技术和现代管理思想相结合的最新成就和工具，给会计工作带来了很大的变化，同时也给会计监督这一职能带来了巨大变化。
　　一、ERP系统概念简述
　　ERP系统通过对企业拥有的资源(如人、财、物等)进行综合平衡和优化，并协调企业生产经营各环节，以市场为导向开展企业的各项业务活动。ERP系统以业务流程管理为核心，将企业的业务划分成若干相对独立、又相互关联的业务流程。以流程为核心的管理思想，克服了传统企业被职能部门分割的现象，将企业的生产经营各个环节，如销售、生产、采购、财务等连结成一个有机整体，使企业的生产经营业务活动的运作更加流畅，实现了企业物流、资金流和信息流的“三流合一 ”。
　　二、ERP系统环境下会计监督面临的挑战
　　首先，大量的业务活动，例如生产、采购、销售等，其产生的会计凭证均直接由相应的ERP业务模块产生，财务人员不再进行相应业务的会计录入工作，集成过来的财务基础信息的准确性很大程度上依赖于业务部门内部的监督自律，因此，在采购、消耗和销售等环节出现了会计监督的缺位。
　　其次，ERP系统强调标准化管理，尤其是目前绝大多数企业采用的德国SAP开发的R3系统，其各模块设置极为明细化，例如物料管理方面，会有成千上万的物料号，会计科目方面亦是如此，这样产生的凭证就比传统会计核算情况下多出了很多倍，会计人员的稽核监督工作难度加大。
　　再次，ERP系统是以业务流程管理为核心的管理信息系统，ERP系统上线之后，出现了一系列全新的业务操作流程，财务、业务充分融合，原有的会计控制机制面临着重新优化的迫切需要。
　　三、ERP系统环境下会计监督职能的变化
　　ERP系统实施后，共享的数据平台，使得财务信息与业务信息充分融合，任何业务部门的集成数据一旦出错将直接影响到财务信息的真实性和准确性。为了适应这种转变，会计监督必须由过去财务部门内部的监督转变为走出财务部门，贯穿于企业生产经营活动的全过程；由事中、事后的活动转变为事前控制、事中监督、事后检查分析；由人工方式为主转变为以信息手段与传统手段相结合。经过充分调研了解，笔者认为应从以下几个方面实现转变，以发挥新形势下的会计监督职能。
　　(一)责任要明确，实现职能管理向流程管理的转换，拓宽监督责任链条
　　ERP环境下大量的会计信息由各业务部门集成而来，财务部门不可能对每一笔业务凭证形成的会计信息均进行稽核监督，必须重新明确会计信息责任。一是要建立完善业务流程信息管理责任体系。对分散在各业务流程上的会计信息相关岗位，要进一步明细各流程步骤具体业务处理、监督复核的职责。二是打破部门负责的管理体制，构建适应流程管理需要的运行机制。业务流程上的会计信息相关岗位，应纳入财务部门业务考核，并通过完善会计信息责任追究机制、部门沟通机制、日常协调机制，突出财务部门对会计信息质量管理与监督的总管职能。
　　(二)观念要更新，实现财务部门从事中、事后稽核到事前控制与监督的转换
　　在ERP环境下，会计工作应延伸到企业经营管理的各个角落，财务部门不能只是参与其中的某一环节或被动地在事情发生之后记一个账，而是应全面、全过程参与和引导企业各类决策，参与企业的各项经营管理策略的制定、执行、跟踪和评估。财务部门可以通过ERP系统的计划管理功能对企业各项资源进行整合，预测和控制企业的供应、生产、销售、成本和费用。并可根据业务部门提供的信息和自己收集的数据，运用ERP系统中管理会计功能，在事前做出准确合理的预测，提高财务部门对企业经营管理目标实现的控制能力。
　　(三)管理要创新，建立财务部门与业务部门之间的业务操作管理机制，实现业务监督
　　在ERP环境下，原始会计资料由业务部门进行审核、确认、计量，并进行系统操作。在操作完成的瞬间，这些信息就通过网络集成到财务，自动完成财务账簿登记。由于会计监督与会计核算密切相关，核算的内容就是监督的内容，核算的过程就是监督的过程，会计监督也应随核算工作的转移相应前移到业务部门，从源头上控制会计信息的质量。财务部门应对业务部门原始会计资料的真实性、合法性、合理性与完整性进行审核并进行检查评价，要建立财务部门与业务部门的信息交流管理制度，实现前端业务的实时监督。
　　(四)制度要创新，建立适应ERP系统要求的会计业务处理制度。
　　除执行传统会计中各项有效的账务处理制度外，还要制定适合ERP系统运行的制度，这些制度的适用范围包括财务模块和业务模块。比如月末结账规定、成本费用分摊规定、数据抽取和编制报表时间规定等。与传统会计工作一样，ERP环境下，企业同样要建立不兼容职务相互分离控制、会计系统控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制等，还要建立职务轮换制度。
　　(五)手段要更新，充分运用信息手段对系统运行过程进行监督。
　　首先要制定标准系统流程，监督经济业务的合法性。企业应以财务部门为主各业务部门配合，以会计法规和企业的内控制度为标准，分析各模块之间信息集成关系、各种业务流程的性质、特点和操作次序，将采购、生产、库存、销售、费用报销等经常性业务流程予以优化并制定标准业务流程，通过ERP系统的控制程序，对业务发生的合法和完整进行监督。
　　其次要在系统中设定预算指标，将企业的整体目标分解为具体的控制项目和标准，落实到相应的责任单位或责任人，并量化置入ERP系统。在经济业务发生时，系统自动将实际发生与预算指标进行比较，对经济业务发生额偏离预算指标的项目发出报警或提请有关机构进行决策，从而起到会计监督作用。
　　综上所述，ERP系统这一全新的管理平台，给企业会计监督职能带来了巨大变化，也给会计监督带来了全新的挑战。面临着新的挑战，企业必须顺应变化，与时俱进，从观念、管理、制度、手段等方面对会计监督进行创新，延伸会计信息质量的责任部门和人员，从而充分发挥ERP系统新环境下的会计监督职能。
　　

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