电子文件特点质疑

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　　摘要：对《电子文件管理教程》中所谓的电子文件特点逐一进行分析，对这些提法进行质疑，提出自己的看法。
　　关键词：电子文件 特点 质疑
　　惠玲主编的《电子文件管理教程》(以下简称《教程》)第一章第二节“电子文件的特点”中写道：与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件的主要特点包括：一、信息的非人工识读性；二、系统依赖性；三、信息与特定载体之间的可分离性；四、信息的易变性；五、信息存储的高密度性；六、多种信息媒体的集成性；七、信息的可操作性。
　　据笔者所知，这些观点，如果追根溯源，可以追溯到冯惠玲的博士论文《拥有新记忆――电子文件管理研究》(以下简称《研究》)。这篇博士论文的摘要之一中写道：电子文件的特性主要有以下几方面：一、信息的非人工识读性；二、系统依赖性；三、信息与载体之间的可分离性；四、信息的可变性；五、信息存储的高密度性；六、多种信息媒体的集成性；七、信息的可操作性。
　　通过前后对比发现：前后观点大体一致，个别字句有些出入。
　　其一，先前的观点用“特性”，后来的观点用“特点”。特有属性，亦称“特性”，同“共有属性”相对，指仅为一(类)对象所有，而为其他(类)对象所无的属性。特点是人或事物所具有的独特的地方，再看什么是“独特”?独特是独有的、特别的意思。由此可知，在这里，“特性”与“特点”两者含义基本相同。“与以往各种形态的文件、档案相比，电子文件的主要特点包括……”――这一句指明了是在文件范围内谈电子文件的特点。
　　其二，第三、第四条有所不同。先前的观点第三条为：“信息与载体之间的可分离性”，后来的观点第三条为“信息与特定载体之间的可分离性”；先前的观点第四条为“信息的可变性”，后来的观点第四条为“信息的易变性”。从此对比我们可以清楚地看到作者后来观点对前面观点的继承和扬弃。对于作者关于同一问题的前后观点，我们应以作者后来的观点为准，但由于前后观点具有一定的继承关系，笔者对其先前的观点也有所论述。
　　笔者对以上所谓的电子文件的特点表示怀疑，它们果真是电子文件的特点吗?逐一分析如下：
　　
　　1　“信息的非人工识读性”
　　
　　《教程》中写道：“从远古的泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简，到近代的纸质记录，人类世世代代使用的都是人工可以识读的记录符号。人和文件信息关系的最大特征是直接性，不需要任何中介物。人可以在各种书写载体上直接写入信息，也可以直接读出这些信息，并理解它的意思，哪怕是已经失传的古老文字、是速记符号、是盲文，只要懂得了它的书写、语法或编码规则，人都可以凭借自身的器官――肉眼或手来解读它。
　　作者提到了泥板、石刻、羊皮纸、甲骨、竹简、纸质记录，对这些载体形式的文件确实可以被人们直接识读，但却没有提及以唱片、录音磁带、录像片作为载体的声像文件，对这些文件人们不可以直接识读，需要机器对信号进行转变后人才可以解读，它们也具有所谓的“信息的非人工识读性”。可见这一属性不是电子文件所独有的，既然不是独有的，就不可以作为电子文件的特点(特性)。
　　
　　2　“系统依赖性”
　　
　　《教程》中论述道：“电子文件的制作、处理，以至归档后的全部管理活动都必须借助于计算机系统才能实现，不兼容的计算机和应用软件生成的文件在交换使用时会遇到很大的困难。”笔者认为，论述是正确的，但最终观点的表述不够准确。
　　“系统”一词，相当于英文中的sys－tem,含义有多种：
　　A．一个复杂的整体，由许多通常是各不相同的部分组成，服从于一个统一的计划或为一个共同的目的服务。
　　B．一个山有规律的相互作用的或相互依赖的物体连接而成的整体或集合体；自然或人工：结合的若干单位组成的、完整的、有机的或有组织的整体；有秩序的工作整体；一个完整的统一体。
　　C. 相互作用来执行一种生命的基本功能的身体有关器官。
　　D. 一组工具或人造物，形成一个网络或用于共同的目的。
　　E．在共同管理下的货运或客运线或服务系统。
　　由以上可知，“系统”一词不单指计算机系统，有各种各样的系统，也有多种多样的人造系统――比如：计算机系统、计算机辅助设计系统、铁矿通风系统、地下设备层通风系统、节能空调系统、自动干油集中润滑系统等等。
　　“依赖”一词的含义为：A．依靠别的人或事物而不能自立或自给；B．指各个事物或现象互为条件而不可分离。
　　假如说“系统”一词是单指计算机系统的话，可以认为：电子文件具有系统依赖性；但实际上“系统”一词不单指计算机系统。因此我们也可以认为：以唱片、录音磁带、录像片作为载体的文件，对形成或播放它们的系统也有依赖性，没有唱片机系统、录音机系统、录像机系统，这些文件无法形成、使用。因此“系统依赖性”也不是电子文什的特点。这一观点的正确表述应该是：“电子文件对电子计算机系统具有依赖性”，简述为“计算机系统依赖性”。
　　
　　3　“信息与特定载体之间的可分离性”
　　
　　《研究》摘要之一中写道：“电子文件中信息和载体失去了往日的密切。各种电子文件载体如同容器一样，今天装进来的东西，明天可以拿出去，腾出来的空间又可以放别的东西。而信息则像那无定居的游牧人，没有固定的停留地，不时迁徙他处。电子文件中的信息不再具有固定的物理位置，也不再对原记录载体‘从一而终’，它可以根据需要随时扩展、缩小或改变其存储空间。可以改变在硬盘上的存址，可以从硬盘拷入软盘、磁带或光盘，可以从一张软盘、一盘磁带拷入其他软盘或磁带之中，还可以登上‘信息高速公路’流向异地”。结论是电子文件具有“信息与载体之间的可分离性”。
　　笔者认为：上述的描述是对的，但结论是错误的。所谓的“分离”只是信息从一载体到另一载体、从一形式到另一形式。文件信息并没有真正脱离所有载体，只是可以脱离某一特定载体。信息离不开载体，信息与载体不可以分离，但信息与特定载体可以分离。《教程》中对其已改为电子文件具有“信息与特定载体之间的可分离性”。我们应以作者后来的观点为准。但笔者认为：即使如此，“信息与特定载体之间的可分离性”也不可作为电子文件的特点。
　　信息一刻也离不开载体，档案信息从原载体(特定载体)转移(复制)到其他载体，与其他载体结为新的一体，相对于原载体(特定载体)而言，可以说是一种“分离”，分离是一种表面现象，其实质是复制，即所谓的电子文件信息与特定载体之间的可分离性。但这并不是电子文件的特点，任何文件都可以这样的。如果复制纸质文件，文件信息依附于新载体，复制作上的文件信息相 对于原载体来说是分离了。那也可以说纸质文件信息与特定载体可以分离。推而广之，所有文件都具有信息与特定载体之间的可分离性这一属性。再推而广之，文献(记录有知识的一切载体)也具有这一属性，所以笔者认为，信息与特定载体之间的可“分离”性并不是电子文件的特点(或特性)，而是所有文件(甚至文献)所具有的共性。因为信息可以被传递、复制、共事。同之处在于：其他类文件的复制件比较容易识别，电子文件的复制件不容易识别，“但不易辨认不等于不能辨认”。其他类文件的复制件比较容易识别，是因为一般情况下他们的复制件和原件之间从外观看有较大差异；电子文件的复制件不容易识别，是因为电子文件的复制是无损复制。
　　《信息管理学基础》中写道：“信息表征事物的存在和运动，但信息并不是事物本身。……离开这些物质载体，信息便无法存在。这说明，信息对物质具有依附性。但信息具体由那种物质载体来表达、记录和载荷都并不影响到信息的性质和含义，这说明信息对物质载体具有独立性。例如‘明天是否下雨’这则气象信息，我们可以用数字0和1来表示，也可以用电流正和负来表示，还可以用硬币的正面和反面来表示；可以记录在纸张上，也可以记录在磁盘上，还可以记录在黑板上；可以用光来传递，也可以用声音来传递，还可以用电波来传递等等，他们都毫不影响该信息的性质和内容。”笔者赞同“信息对物质具有依附性”这种说法，不同意“信息对物质载体具有独立性”这种观点，认为应该改为“信息对物质载体具有相对独立性”，因为“独立性”和“依附性”是矛盾的，加上“相对”两字就不会矛盾了。《教程》中说：电子文件信息中的信息具有相对独立性，而据以上论述可知，信息对物质载体具有相对独立性，非独电子文件信息使然。
　　
　　4　“信息的易变性”
　　
　　《研究》一文中表述为“信息的可变性”
　　《教程》中写道：“造成电子文件信息发生变化的主要原因有：第一，计算机系统中信息的相对独立性使人们对信息的增删更改十分方便，动态文档中的数据不断被自动更新或修改……。第二，电子文件载体性能的不稳定性有可能造成文件中信息的改变……。第三，电子文件迁移到新的技术环境的过程中信息的损失、变异是不可避免的……”。
　　笔者认为：其一，其他载体形式的文件也可以被增删、修改，但一般情况下，增删修改后痕迹比较明显；电子文件信息被增删修改后，没有明显痕迹，而且增删修改特别方便。动态文档中的数据不断被自动更新或修改，也是由人设定的程序控制的结果。其二，纸质文件的载体比较稳定，但长时间后，也会发生变化――严重的载体的变化也会影响到其所承载的信息的变化，只不过电子文件的载体没有纸质载体稳定而已。电子文件载体性能不稳定，磁盘预计寿命15年、磁光盘预计寿命30年、4mm磁带预计寿命10年、光盘预计寿命5年，软盘预计寿命更短，大约只有两三年；同样地，某些声像文件的载体(如录音带、录像带)也相当不稳定，磁带保存信息的时间是有限的，必须定期转录。磁记录材料具有短期(10－20年)保存信息的足够稳定性，磁记录不能长期(10－20年以上)地保留住记录的信息。它们的不稳定，都有可能造成文件中信息的改变。其三，对于“电子文件迁移到新的技术环境的过程中信息的损失、变异是不可避免的”这种说法，笔者有一点异议。《教程》中说：“迁移要求软件平台具有良好的兼容性、能够读取多种格式、并保证迁移文件的内容真实和使用功能。同时也应该看到迁移技术可能造成部分文件格式的丢失……”请注意这里的措辞，是“可能”，也就是说，迁移可能造成信息丢失、也可能不造成信息丢失，而不是“不可避免的”。
　　综上所述，笔者认为，任何载体形式的文件的信息都可以变或被改变，“信息的可变性”不是电子文件的特点(或特性)，但总的来说，相对而言，电子文件的信息较其他类型载体的信息确实更容易改变或更容易被改变，所以“信息的易变性”可以作为电子文件的特点。
　　
　　5　“信息存储的高密度性”
　　
　　《教程》中说：“电子文件的存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着技术的进步，电子介质的存储密度还将继续加大。1983年IBM公司(国际商业机器公司)推出了内部装有10MB(兆字节)硬盘的个人计算机，1995年个人计算机的硬盘容量达到了1．2GB(千兆字节)，2000年达到20GB，2001年则猛升为40GB。与此同时，软盘、光盘的存储容量都在以很快的速度增长着，从理论上讲，一个8GB硬盘约可存储40亿个汉字，一张3．5英寸高密度软盘(1．44MB)大约可存储70万汉字，一张ZIP软盘(120MB－150MB)大约可存储6000万至7500万汉字，一张5英寸光盘(650MB－700MB)约可存储3亿个―――4亿个汉字或A4幅面的文稿图像数千贞，应用信息压缩技术，光盘存储文字、图像文件的能力可增加数倍甚至更多，真可谓‘海量存储’。”对于这种观点；笔者表示赞同。以上有些只是前些年的数据，目前台式机比较常见的硬盘容量是80GB，也有120GB，160GB的；现在已广泛使用的DVD光盘存储容量一般为4．7GB,也有8．5GB的。“信息存储的高密度性”可以被认为是电子文件的特点之一。
　　
　　6　“多种信息媒体的集成性”
　　
　　“纸质文件主要承载文字和图形信息，而电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以有机组合，这种文件称为‘多媒体文件’”。
　　“多媒体是从英文单词Multimedia翻译而来，该单词是由Multi(多)和me－dia(medium媒体、媒介的复数)两部分组成，含义是多种媒体。计算机多媒体技术，简称多媒体，是指用计算机对文字、数字、图形、静态图像、活动影像、声音等信息进行综合处理的一类技术。”“包含上述(文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件)两种以上信息形式的文件为‘多媒体文件’，这种文件使用多媒体技术制作，具有较复杂的结构，必须使用多媒体计算机复现。”
　　母类具备的特点(特性)，其子类也必然具备；而子类的特点(特性)，母类并不具备。如果说电子文件具有多种信息媒体的集成性，那么所有的电子文件都应该具备这一属性。但实际情况是：并不是所有的电子文件都是多媒体文件，多媒体文件只是电子文件中的一类，电子文件有些是单媒体文件，比如纯文本文件、图像文件、声音文件等，它们并不具有多种媒体集成性。所以只能说多媒体文件具有多种信息媒体的集成性，而不能说电子文件具有多媒体集成性。这种观点的错误是在于把子类 (下位类)的特点当成了母类(上位类)的特点。
　　
　　7　“信息的可操作性”
　　
　　《教程》中说：“电子文件的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息。数字信息的可操作性主要表现在两个方面：第一，由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态。第二，可以利用已存在的文件信息做其他事情。电子文件中的信息不仅是自身含义的表达方式，还可以多方面地加以利用”。
　　“电子文件的信息不是静态、固态、消极的，而是动态、可变、积极的信息”，言下之意是否认为“纸质等载体文件的信息是静态、固态、消极的”?
　　笔者谈谈自己的看法：
　　其一，《档案信息论》中认为：“信息是可传递和可交流的。信息依附于物质载体而存在，随着物质载体的运动而运动，信息在这个过程中被传递和交流。”
　　“物质的运动是绝对的，静止是相对的，静止是物质运动的特殊形式。运动是物质的存在形式和固有属性，它包含宇宙中所发生的一切变化和过程，从简单的位置变动到复杂的思维活动。运动和物质不可分离。它既不能创造，也不能消灭，只能由一种形态转化为另外一种形态。”静止是“物质运动的特殊形态，指事物运动到―定阶段卜的质的相对稳定状态，即处于量变阶段。任何一种静止状态都是有条件的、暂时的、过渡的，因而是相对而言的。否认有相对静止，否认物质的稳定性，就会走向相对主义的诡辩。如果把静止绝对化，否认了运动是绝对的，那就是形而上学”。
　　信息随物质的运动而运动，随物质的相对静止而相对静止。电子文件的信息和其他类型文件的信息一样，是绝对运动的，但又可以是相对静止的．在相对静止的状态下，人去动它、移它、操作它、或通过程序控制它，它才是动态的、可变的、积极的。信息是不是静态、固态、消极的，取决于人。
　　其二，“由于信息的易变性，可以方便地改变其存在状态”，这一句话是对的，对其他类型文件信息的操作没有对电子文件信息操作那么方便。
　　其三，任何文件的信息都可以被用来做其他事情，任何文件的信息都可以被多方面地加以利用，所以才有二次文献、三次文献等等。
　　“信息是可转换和可保存的”“信息是可加工和可再生的”“信息是可共享和可扩散的”。任何文件的信息都可以被操作、被使用，“它(信息)可以被众多的观察者(包括人、生物以及人造的仪器设备等)共享使用，即被感知、检测、提取、识别、存贮、传递、显示和分析处理，并加以利用”，只不过对电子文件信息的操作更加方便、快捷而已，所以“信息的可操作性”不是电子文件的特点，“信息的易操作性”才是电子文件的特点。
　　“从逻辑上说，电子文件是‘数字信息’和‘文件’两个概念的交集，它是具有文件特征的数字信息，又是以数字信息为特征的文件。”对这个说法笔者是赞同的。如果不限定在文件范围内讨论电子文件的特点(或特性)，而直接把数字信息的特点作为电子文件的特点(或特性)，那么就存在一个问题，就是无法区分电子文件与非电子文件；如果限定在文件范围内谈电子文件的特点，这个问题就解决了。
　　综上所述，笔者认为：同其他类文件相比(即限定在文件范围内谈电子文件的特点，也就是设定论域为文件)，计算机系统依赖性、信息的易变性、信息的易操作性、信息存储的高密度性，再加上“无损复制性”，可以认为是电子文件的特点。当然，除此之外，电子文件可能还有其他特点，本文在此不再作论述。
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