基于“双一流”建设的高校档案工作优化若干思考
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作者:胡莹 刘大巧
摘 要：“双一流”建设的广泛推进促成了高校的发展自省与觉醒，“双一流”建设指导下的高校发展内驱力重塑离不开强有力的高校档案资源作支持。本文从高校档案主体定位入手，分析论证了高校档案工作优化的前提与内容，由此，结合实际提出了高校档案优化的若干思考。
关键词：“双一流”建设;高校档案;档案优化
Abstract： The self-evaluation and arousal which should be highlighted in the process of university advance could be aroused under the widely spread of the “Double First-rate” construction， thus， the rebuilt of the core incentive of university advance won’t be successful without the support from the university archival resources. The paper proceeds with orientation of university Archives， analyzing and describing the preface and content of university Archives optimization， from this， several reasonable advice for university archival resources optimization were proposed in accordance with the reality.
Keywords： “Double First-rate” construction; university Archives; archival optimization
1 優化背景
2015年10月24日，国务院印发《统筹推进世界一流大学和一流学科建设总体方案》，围绕“中国特色，世界一流”的核心要求，从建设、改革两方面共安排了10项重点任务[1]。
近年来，高校档案研究在信息化、数字资源服务、校园文化建设、大档案等方向逐步扩展[2]。倪丽娟在《信息化背景下高校档案服务策略研究》一文中提出，高校改革背景下，高校档案信息服务工作应当实现根本性转变，从选择适宜的信息策略出发，通过构建高校档案信息服务评价体系来推动高校档案信息服务发挥作用[3];刘晓明在《在高校档案整理工作中如何灵活运用来源原则》一文中认为，高校档案工作的发展亟待与时俱进，鉴于高校档案内容丰富，应当灵活运用“新来源观”思想指导工作[4];徐欣在《整合高校档案资源实行“大档案”管理研究》一文中强调，充分对高校档案资源进行整合，以“大档案”观对高校档案资源进行管理是一条适合工作发展的创新之路[5];曹勤民在《从“独享”走向“共享”——论高校档案信息资源社会价值的实现路径》一文中指出，高校档案信息资源中有大量能够引起社会共鸣并满足民众需求的内容，档案社会价值的实现应该从观念、手段等方面实现共享[6]。此外，围绕高校教学、科研、校园文化建设等方向的高校档案研究也一直是学界关注的热点。马玉杰在《本科教学评估与高校档案管理工作研究》一文中提出，鉴于高校档案在本科教学评估中起着重要的凭证依据作用，高校应当从制度、管理与意识等维度全方位地提高高校档案管理水平，使之在评估中发挥更好作用[7]。
高校“双一流”建设离不开强有力的信息服务作为支持，而围绕于此的最新研究也可视为前序研究积累基础之上的合理整合。如赵爱国、樊树娟在《一流大学建设视域下高校档案工作的定位与功能浅探》中强调，高校档案工作不仅是高校治理体系中的基础性业务，更是支持“双一流”建设不可或缺的组成部分。如何精准定位，创新工作思路，做好服务，是高校档案工作改革的重心[8]。
然而，实际工作中的高校档案参与高校建设步伐却未能同步。优化档案工作的固有模式，以此带动对馆藏档案信息资源的开发，更好地服务于高校“双一流”建设的各项具体工作目标，是高校档案工作持续良性发展的重要选择。
2 主体定位与优化目标
高校档案是高校发展的历史记录，是国家档案事业重要组成部分[9]。自20世纪80年代以来，教育部在关于高校档案管理办法的系列文件中，对高校档案馆定位均做出过必要的升级，但高校档案工作在现实中仍然无法破除来自自身资源建设、服务方式、思想观念以及外部不了解、不重视、资金投入不足等各种因素的制约与局限[10]。笔者认为，值此高校“双一流”建设发展的大好时机，作为拥有高校档案工作职能管理与永久保存及提供档案信息服务双重身份于一身的高校档案馆不应置身事外，而应积极优化定位高校档案工作角色并主动融入高校“双一流”发展战略体系中。高校档案在实施升级后，还需进行服务“双一流”建设目标的优化。
2.1 主体定位。高校档案蕴含着反映高校发展历程的过往点滴，具有原始性、真实性、客观性、多样性、生动性、记忆性、文化性等特点[11]，是高校建设“双一流”过程中“摸家底、树定位、思进取”最全面系统的信息资源。
高校档案工作常常处于普通民众认同感太弱和自身生存意识不足的双重尴尬境地。高校的“双一流”建设对于档案资源建设、档案馆发展、档案工作升级等是机遇更是挑战。在面对这样一个重要的历史时刻之际，笔者认为，优化高校档案工作的前提在于确定其合理的定位。
2.1.1 高校档案定位。来源原则产生之初基于微观视角以树立同一来源的档案不可分散，不同来源的档案不得混淆的理论共识，伴随着信息技术后保管时代下档案事业发展所属，升级后的“新来源观”倡导来源不应再囿于文档形成机关，还应包括形成目的、形成活动、过程、处理程序等更加宽泛的内容。 基于此，笔者认为，满足高校“双一流”建设信息需求且能够主动融入新时代高校改革战略的档案应当坚持“新来源观”思想作为优化定位的指导思路。一方面，以载有高校内部各业务部门的工作记录为内涵式凭证与依据;另一方面，以反映高校校园文化、当地高等教育事业发展历程以及社会名人生平等方面的文献史料为外延式见证与参考。
2.1.2 高校档案馆定位。高校档案馆以校长办公室下设的档案室发展起来的情况居多，早期的档案室更类似于文件保管的仓库，原则上不对外服务，仅提供档案备查业务以资学校内部工作。直到1989年，具备成立条件的高校档案馆才被《普通高等学校档案管理办法》定位为事业单位档案馆，并规定其中的档案应向高校及全社会开放[12]。2008年，《高等学校档案管理办法》规定，高校档案馆应当按照国家有关规定公布档案。[13]近年来，高校智力成果服务于地方各项事业发展的诉求也日益强烈。鉴于高校档案馆当前具备的高校内部机构与科学文化事业基地双重身份，所藏教研档案在提供高校内部使用借鉴以提速工作效率之余，应当重视高校档案馆作为我国档案事业组成部分，可与全国各地档案事业机构共同一道，尽可能实现高校档案资源面向更广阔的社会用户开放利用。
2.1.3 高校档案工作定位。随着信息化建设的加快，以传统著录检索为查找信息主要方式的高校档案馆也大多购置了自成一体的档案管理系统，检全率和检准率有了提高。然而，“双一流”建设背景下的高校档案服务不仅止于查找这一个环节，却需要贯穿于、主动融入于“双一流”建设各项信息服务工作的始终。因此，需要通过协调促进高校档案治理与服务于一体，确立高校档案工作服务于高校建设，并通过服务于高校建设造福于人民群众和服务于地方社会事业发展这种辩证统一的定位，切实实现高校档案第一价值与第二价值双统一。
2.2 优化目标
2.2.1 优化目标的前提。首先，转变工作模式是确保高校档案优化的基石。高校档案工作在遵循守护实体档案为重的工作方针之下，需要跨越初级层次的开发阶段，深入探究馆藏档案资源的潜在功能以及摸索馆藏档案信息与外界的联系与增值空间。
其次，提高服务意识是实现高校档案优化的条件。高校档案工作人员的工作从“走出去”到“请进来”转变的实现，服务意识在其中扮演着至关重要的角色。愿意破除封闭的氛围，主动与外界形成互动与交流，才能彻底改变所处的被动与孤立局面。
最后，重视用户文化需求是达成高校档案优化的关键。相比站在工作人员角度进行高校档案优化较为盲从，而面向受众研究高校建设与发展需求的开发模式更具有清晰的指向性与针对性。高校档案馆面向的受众不同于综合档案馆，更需要结合高校自身发展以及其与外界交织的社会关系等实际需求以研究最适合的“产品”，锁定最佳的开发模式以实现高校档案优化与高校建设需求的精准对接。
2.2.2 优化目标的内容。高校“双一流”建设是一项立体任务，注重内涵与外延的齐抓共赢。建设的过程是内涵与外延的辩证统一，而高校建设中的信息需求与高校档案优化后的信息供给正是这整个辩证统一体系中的一部分。高校“双一流”建设中的文化精神需要从高校档案优化中凝练而出，高校坚持特色办学精神也有赖于从高校档案优化中体现出来。一流高校与一流学科建设需要对存在交叉属性的各类高校档案信息进行优化整合，以突出重点，提炼精华，分层管理，特色扶持。
综上，高校档案优化能给予高校“双一流”发展源源不断的智力支持。
第一，高校档案优化旨在服务于高校师资队伍建设。现阶段，高校档案中与师资队伍建设基本要求相关的内容呈分散状收藏于诸如教师人事档案和教学教务档案中，粗浅未经加工提炼的信息无法满足实际工作需求。因此，高校档案优化后的成果可以为高校建设一流师资队伍服务平台提供大量信息参考。
第二，高校档案优化旨在服务于高校创新人才培养。围绕激发学生思考与营造创新学习环境的核心任务，对学生的学习情况记录以及历年有关教学改革与创新项目申报等内容的良好案例进行系统梳理与分析;对蕴藏着学习历程的学生档案、反映教学改革方式与成效以及展示近年来学生创新创业项目申报与开展的教学教务档案进行系统发掘，以促成共享信息的流动，有效助力于创新人才的孕育。
第三，高校档案优化旨在服务于高校科研水平提升。结合各高校实际情况，在不需要额外开支与尊重科研档案知识产权的前提下，充分深度优化高校科研档案，运用科研信息服务于科研工作，是提升一校科研整体水平最根本的路径。从高校科研档案中摘取分析得出且便于在校内进行分享的个人科研历程分析、科研团队历程分析、本校科研大事记或综述等信息，对于科研工作者认清研究方向、规划研究步骤与目标、整合与借鉴科研方式等有非常重要的扶持意义。
第四，高校档案优化旨在服务于高校文化传承。在“双一流”建设过程中，人才竞争更加激烈，通过校园文化培育人才、激发人才、吸引人才、留住人才，是高校在人才大战之后需要认真思考的议题。高校档案中为数不少的内容反映的正是一所学校的历史变迁，且这类档案的载体形式往往多种多样，文书档案、实物档案及声像档案都有待于进一步优化多元化的增值服务类型，以发挥高校档案传承学校传统精髓文化，兼容并蓄与时俱进创造新思潮的作用。
第五，高校檔案优化旨在服务于高校内部治理完善。高校机构设置和职能分工建制是否科学、合理，在实际工作中运行的效率如何，这些答案以记录方式深藏于高校政务档案中。看似流水账般记载着行政管理信息的高校档案被深度整理之后，将能全面地显现出指导行政效率提升的资政功能。
第六，高校档案优化旨在推进高校服务于地方事业发展。高校与其他单位合作的案例、线索和资源是更高质量合作的关键信息，是高校取得跨越式发展的重要抓手。在整合高校各部门相关档案资源的基础上，以此主题深度整编所得的档案信息，是推进高校“双一流”建设发展不可或缺的智力资源。 3 优化策略
3.1 优化治理策略。笔者认为，高校档案服务水平难以提升的原因主要是工作模式固有的封闭性和工作队伍活力不足两个方面。
3.1.1 高校档案工作模式需要更新。在技术性模式创新方面，高校档案工作应积极参与高校各项业务工作。首先，高校档案工作重心应从聚焦实体保管转移至注重信息开发;其次，高校档案工作步骤，尤其是收集范围、整理方法、分类标准以及编研手段等内容，应该从照搬传统管理模式转向尊重本校实际情况设置的特色项目之上;再次，高校档案工作在高校建设中的角色应从单线程服务逐渐过渡到多线程服务，信息储备终端固化的形象也应随之向高校信息交换中介演变;最后，高校档案工作应主动与高校主流中心工作相融合，在与外界合作交流中，通过宣传档案工作重要性、增进各界对高校档案的认识与认同，激发高校档案工作创新意识，获取并掌握各界利用需求，提升高校档案的整体水平。
高校档案工作应形成有效的信息流与数据链。高校档案从实体保管传统模式向信息服务新型模式转变的关键，在于打通各类型、内容档案信息以往的孤岛式分布壁障。在重视高校档案鉴定工作基础上，精确合理地区分可供利用的高校档案资源，通过借助语义关联等技术将本身具有某一主题联系按来源原则被分类于不同案卷的高校档案信息有效整合与串联起来，使分散禁锢于一处的信息充分流动起来，以便数据链能够穿插于高校档案信息资源中，发挥全面联动之功效。
结合高校档案馆藏资源建设的实际，在已有的档案实体分类基础上，将易于被检索与开发的档案提前制定好一套科学合理的逻辑分类方案，尽可能扩展高校档案的开发价值。
在非技术性模式创新方面，高校档案治理优化需要从传统工作中找出不足，破除高校档案边缘化处境的现状，增强认同感。关键在于依靠上下关联的档案信息流与数据链，串联高校档案凭证性与文化性以服务于高校整体持续发展。将现阶段尚未形成多向联系的高校档案重新进行关联，其所需工作量不小。优化治理的实现在依赖于先进技术支持的前提下，做好非技术性优化同样重要。在非技术性优化实施过程中，应统一优化意识，基于现有平台进行升级，而非单纯增加员工工作量的大拆大建、另起炉灶。高校档案工作需明确分工，在高校档案馆内部各处室以及高校校内各部门之间做好协调与培训，确保从事高校档案工作的人员能够各司其职。
3.1.2 高校档案工作队伍需要巩固。高校档案工作模式更新优化，需要依靠一支专业性强的工作队伍。高校档案馆的持续发展，已有员工是主力军。高校档案工作队伍的巩固不能忽视对于已有员工的激励与培训，为这个群体搭建工作平台，做好政策支持，充分调动工作积极性与主动性。
3.1.3 高校档案服务评价机制需要构建。高校档案服务将是一项长期持续的工作，其工作开展主力依赖于高校档案馆员工，从客观实际而言，服务热情无法仅凭情感上单纯的付出与奉献即可持续，而应该构建有效的评价机制，以此支撑这项工作长效化实施。
笔者认为，可以通过项目形式为抓手开展各类服务与评价工作。借鉴科学研究项目申报的方式作为参考，首先在高校档案馆内部征集服务工作选题，通过组建团队与多方论证形式确定培育项目，最终以具体的服务工作符合度与达成度等指标作为考核评价依据审核结项资质。借助此类途径实施高校档案服务与评价，比制定政策机械性考核员工更为人性化，也更易于接受，执行阻力相对较小。执行过程与结果不仅可确保服务多样性，提升高校档案在高校各项事务工作中的参与度与认同度，还能激发馆内员工工作积极性与主动性，整合智力资源以强化队伍的应变力与竞争力。
3.2 优化服务策略
3.2.1 高校档案开发方式需要完善。高校档案基于馆藏信息所编纂而出的成果大多以传统的编辑出版校史、党史资料为主，成果形式与当今主流文化产品相比显得过于单一。编史修志长期作为高校档案提供社会服务的主要形式，导致档案的受众群体过于集中，与之相关的服务模式也难有更新。
高校档案开发需以用户需求为导向。基于全校内构建而起的档案利用意识平台是高校档案开发方式转变的前提;高校档案信息资源的全面系统开发依赖于现代化技术作为保障;高校档案信息共享程度的高低还与另一项重要的开发方式有关，即运算。高校各部门对于档案信息需求各异，为了避免出现需求与供给存在巨大偏差的档案服务，则档案信息共享前，结合各部门需求的运算必不可少。
3.2.2 高校档案工作范畴需要拓展。现阶段，高校档案部门自身发展的必然出路也促使馆内工作人员拓展与档案工作相关的全校档案资源，以更多、更新、更全的档案资源服务全校建设与发展。
工作节点前移。档案信息收集应迁移至高校工作的上游位置，针对高校档案信息分散于高校各部门，依靠档案馆一己之力进行信息整合与开发的可操作性很低情况，可通过在高校各归档部门建设档案专员队伍的方式以疏通高校内部档案信息流通的环节，打开并盘活高校档案工作范畴的狭窄局面。
3.3 优化协调策略
3.3.1 高校档案工作目的需要明确。树立高校“双一流”建设与发展的档案价值意识。在高校档案开发过程中，高校上下需树立档案工作价值认同。这种价值认同表现在对档案入馆前的严格筛选、馆藏档案定期的鉴定、档案保管载体的选择、现有馆藏档案服务高校建设的开发评估、具有本校特色档案信息资源的收集等各个方面。
3.3.2 高校档案工作意识需要转变。高校档案工作的孤立存在与认同感较低的工作意识有密切关系，未能融入到高校建设整体战略阵列和参与高校建设的功效不够显著、影响不足的情况并存。高校上至领导、下至普通师生不认可、不熟悉、有误解的利用意识是导致高校档案得不到重视、关注、利用的重要原因。
高校档案意识的转变首先应在馆内工作人员中推进。首先，强化危机意识有利于调动工作人员积极性，紧抓业务培养学习意识以及主动与外界合作意识有利于提升工作人员创新性从而增进业务内部驱动力与凝聚力;其次，以工作人员意识的加强带动全校档案信息共享意识的增强，有利于扭转各部门信息资源孤岛现象;最后，总体档案意识的深化有助于全校范围内档案利用的同步与平衡，利于形成信息共享圈，整合高校各部门档案信息资源储备，实现全校工作的信息衔接和协同推进。
参考文献：
[1]10项任务是指，5项建设任务，即建设一流师资队伍、培养拔尖创新人才、提升科学研究水平、传承创新优秀文化、着力推进成果转化;5项改革任务，即加强和改进党对高校的领导、完善内部治理结构、实现关键环节突破、构建社会参与机制、推进国际交流合作.
[2]郭文平，迪昕.近十年我国高校档案研究的特征分布与热点分析[J].档案学研究，2019（02）：25-30.
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[8][10]赵爱国，樊树娟.一流大学建设视域下高校档案工作的定位与功能浅探[J].档案学通讯，2018（02）：96-100.
[11]陈晋珠.关于做好高校档案工作的思考[J].山西大学师范学院学报（哲学社会科学版），1998（03：）：93.
（作者单位：胡莹，云南大学历史与档案学院;刘大巧，云南大学档案馆 来稿日期：2019-12-26）
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