浅谈档案信息化建设
来源:用户上传
作者:
摘要：档案是人们学习和生产生活真实记录。档案是一种重要的信息源，越来越受到国家、社会和个人的重视。档案信息化建设是档案部门参与社会信息化的具体表现形式，也是档案管理部门进一步推动深化改革、提高服务效能的必然渠道，这就要求在新时代必须做好档案信息化建设。
关键词：档案信息化建设;档案管理
中图分类号：G27 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2020）04-00-01
随着现代信息化技术和网络技术的发展，加强对信息化技术的应用成为各个领域创新和发展的一种趋势，因此在信息化社会高速发展的过程中，档案管理工作要想顺应时代的发展，就必须做好档案信息化管理的建设，有效地提高档案管理工作的效率。
一、档案信息化建设的重要意义
传统的档案管理模式对于档案的查阅、归档、编纂等工作完全依靠人工完成，在很大程度上降低了档案管理工作的效率。而档案信息化则可以有效地避免这些问题，档案信息化可以把档案的收集、整理、保管、开发利用，经过信息的生产、加工形成一个合理的、完整的、科学的信息产业体系。
1.档案信息化是提高档案管理工作效率的必然要求
实施档案管理信息化建设，将档案管理实行规范化、网络化、自动化，档案一经录入就变成了长期有效的资源，可以多次利用、即时查阅，突破了传统档案的查阅方式，档案管理员不用像以前一本一本的从目录中查找档案，可以使档案管理人员的工作从繁重到简易，可以把更多时间和精力放到档案的收集、整理和保存等工作上，不仅可以达到档案管理内部数据共享的效果，还大大的提高了档案管理工作的效率。
2.档案信息化建设是档案工作改革的必然之路
档案信息工作是信息化建设的重要组成部分，传统的人工档案管理存在各种局限，只有实现档案的信息化才能打破，促使档案的各项工作从固步自封向灵活多样转变。实行档案管理信息化，档案查阅可以提供多种渠道，不仅可以电话直接查询，还可以网上查询，省去了“来回跑”的麻烦。实行档案信息化对于传统档案管理来说，操作简单、便捷、利用高效，达到了档案信息资源的科学配置、有效管理的效果。
3.档案信息化建设是提高服务效能的必然趋势
档案信息化建设不仅让档案的保管、收集、整理等工作变得实时化、网络化，使档案工作变得便捷化、高效化，还大大提高了档案管理员的工作效率，还在很大程度上减轻了管理员的工作负担，有效的从档案管理到档案服务的转变，更大大地提高了档案管理工作的服务效能，达到了便民服务的目的。
二、档案信息化建设的主要内容
档案信息化主要分为三个层次，一是档案的内在信息，指的是档案的内容。二是档案的形成信息，指的是档案的特征。三是档案编研之后的加工信息。
档案信息化建设是指运用信息技术和网络技术以此来提高档案工作的现代化水平，重新思考档案管理的新情况、新原则与新理论，确立网络环境中档案管理与档案服务的基本框架与基本方法，实现档案信息的社会化服务。简单说档案信息化建设就是应用信息技术生成、管理、开发利用档案的过程。
档案的信息化建设主要包括：
1.档案网络体系建设
主要指计算机操作和管理系统，包括：数据库技术、数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段以及数据库的管理系统和信息安全系统，核心是计算机网络，只有建立成熟和安全的网络系统，才能使档案信息化产生最佳效果。
2.档案的信息资源建设
档案信息采集是档案资源的重要主成部分。在现有的纸质档案前提下把这些“纸质”变成图片、影像，经过收集和整理后上传到网上，形成比较全面、完整的數据，确保电子文件归档、电子档案移交接收、电子档案的长期保存工作顺利、有序地开展。
3.档案管理员素质和能力建设
这是档案信息化建设的核心问题，档案管理人员不仅要
有较强的业务水平和专业能力，还要对计算机掌握熟练，不断使档案信息化管理规范、标准，使传统管理向信息化管理有序迈进。
三、档案信息化建设的几点建议
1.录著格式统一标准
各地的档案录入没有统一标准，录入内容、时间、格式
要求不一致，甚至很多地方此项工作开展缓慢，应参照国家档案局相关文件的要求进行档案录入，录入内容尽量完整、清晰，格式尽量统一，并保证检索途径多元化，方便查询。
2.加强信息安全保障工作
要按照国家涉密网路信息工作的法律法规，对个人档案
尤其是未公开的档案要保密，严格管理计算机设备，建立严格、健全的计算机防控体系，确保档案数据不外泄。开展档案数据备份工作，要按照国家档案局的重要档案要异地备份的要求，各级档案部门要对档案数据进行备份，确保电子档案安全不丢失。
3.加快对信息化人才的培训和引进
人才是发展的生产力，要想推动档案信息化快速发展，
就需要高素质、高能力的档案管理人员。档案部门应加大对在职的档案管理员的培训力度，对档案馆员进行专业的、系统的培训，合理的设置培训内容，使培训内容能与现实工作紧密连在一起;加大对档案管理员的计算机技能的培训，逐步促进档案现代化进程。
转载注明来源:https://www.xzbu.com/4/view-15193459.htm
