机关档案管理工作信息化建设

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　　摘要：信息化技术在机关档案管理工作中的应用，为我国机关单位的档案管理工作带来了许多的新的机遇。为此，笔者在本文中对机关档案管理工作信息化建设的相关问题进行了分析，并就问题提出了解决方案。
　　关键词：机关档案 档案管理 信息化建设
　　由于机关档案资料的数量比较庞大，仅依靠人工对其进行管理，难免会出现资料遗漏或查阅困难的情况，而机关档案工作信息化建设则能够很好的解决这一问题。
　　一、机关档案管理工作信息化建设概述
　　机关档案管理工作信息化建设不仅是简单地的购置场地设备，而是管理模式、管理内容的全新转变，其是利用信息化技术将已有的纸质文档进行转化，使之成为便于储存与传播的电子信息档案资料，之后再用相应的信息化档案管理系统对已经转化的电子档案信息进行系统化的管理与整合，构建统一的信息化平台，最终为档案的管理与查询提供便利。
　　二、机关档案管理工作的现状
　　（一）档案资源建设管理模式单一
　　目前，大多数机关单位都设有单独的档案管理部门来对本单位的档案资源进行管理。但许多档案管理人员还在沿用过去“我指定，你存档”与“谁存档，谁提供”的传统管理模式，将档案以部门为单位进行存档，基本不允许其他的部门借阅，这就导致很多有价值的档案资源得不到有效的管理和利用。
　　（二）信息化管理制度有待于完善
　　我国大多数的机关单位对档案管理工作信息化建设都不够重视，没有健全的信息化档案管理制度来对其进行管理，甚至一些机关单位只是纯粹的为了应付上级的考核与评估，才赶鸭子上架的将信息化档案管理工作提到日程上来，但并未将其落实到实际的档案管理工作中，仍旧是沿用传统的纸质化办公模式。另外，有很多的机关单位虽然已经将本单位的档案资料录入到电脑中，但却没有在机关内部的局域网系统中设计单独的档案管理系统，也没有将录入好的档案资料导入到系统中，必须使用指定的电脑才能查阅电子档案，这种做法与传统的纸质化档案管理一般无二。
　　（三）档案管理软硬件设施的缺失
　　一些单位为应付检查而购买的相关软硬件配置，往往并不能很好的满足实际的信息化档案管理工作需求。大部分的硬件设施在经过相应的调整和更换后基本可以满足实际工作需求，而软件设施则不行，因为机关单位的档案具有严格的保密要求，购买的软件设施在安全性上就存在问题，容易遭到病毒或黑客的入侵。
　　（四）档案管理人员整体素质偏低
　　信息化技术在档案管理工作的普及，使得信息化档案管理工作难度加大，这就要求档案管理人员要具有较高的管理水平，且能够熟练的掌握相应的信息化管理技术。然而在实际的档案管理工作中，大部分的档案管理人员都是从其他部门调过来的，只有极少部分的档案管理工作人员受过专门的档案管理指导与培训，这就导致档案管理人员的整体素质偏低。加之机关单位工作人员的整体年龄偏大，相当一部分的档案管理人员不能在短时间内，快速吸收并掌握信息化档案管理工作要点，无法胜任当下的信息化管理工作，最终严重阻碍了档案管理工作信息化建设的发展。
　　三、加快档案信息化建设的发展策略
　　（一）实现多元化的档案资源建设管理
　　首先，机关单位的档案管理人员应积极主动的改变现有的档案管理模式，时刻关注与了解机关业务活动的动向，并通过多途径、多渠道来收集与机关单位相关的档案信息资源，丰富档案资源，将机关档案管理工作由被动的接受管理转变为主动的接纳与整合。
　　其次，利用信息档案管理系统，对已有档案和主动收集档案进行分类整理，将类似的档案资料整合到一起，并编制对应的检索目录，便于单位人员进行查阅，最大化的对有价值的档案资源进行二次或多次利用。
　　最后，对一些较为重要的档案进行权限设置，借阅者需要经过部门领导同意才能查阅。同时，还可以建立与档案资源管理相关的APP软件，让本单位的员工可以随时随地的上传与工作相关且有价值的文字或图片，这不仅可以用来作为记录机关单位发展历程的事实档案资料，还能够加深员工对机关单位的归属感以及责任感。
　　（二）健全信息化档案管理制度
　　機关单位应重视机关档案管理工作的信息化建设，健全信息化档案管理制度，并加大管理制度的落实力度。在机关单位的局域网系统中，设立专门的电子档案信息管系统，并将录入电脑的档案资料第一时间传到系统中。相关的领导在制定本单位的档案管理制度时，应当以国家颁布的《档案法》为依据，同时结合本单位的实际发展情况，制定合适的管理制度。例如：对某些不打招呼擅自越级查看重要档案资料的工作人员给与一定的惩罚。另外，由于信息化档案管理工作是基于互联网而建设的，有可能发生信息数据丢失的情况，因此档案管理人员在完成对档案资源的录入后，要及时进行备份，同时还应继续对原有的纸质档案进行妥善管理，做好双重准备，防止档案数据丢失。
　　（三）加强对档案管理软硬件设施的管理
　　加大对档案管理软硬件设施的资金投入，聘请专业的工程师来针对性的设计符合本单位实际情况的信息化档案管理系统，可以有效的保障局域网的网络安全，防止病毒或黑客入侵造成档案数据泄露。在硬件设施的选择上，要尽可能的选择配置较高且能够满足信息化档案系统流畅运行的硬件设备，在软硬件投入使用后，要定期对软硬件进行杀毒和维护管理。
　　（四）提高档案管理人员的职业素养
　　针对档案管理人员整体素质偏低与年龄偏大的情况，机关单位的领导可以适当的将年龄较大的档案管理人员进行岗位调整，招纳一些综合素质较强的专业人员来优化档案管理队伍，并在新招纳的专业人员指导原有的档案管理人员进行信息化档案管理操作的同时，让原有的档案管理人员对新招人员进行档案管理培训，帮助他们快速了解本单位的档案管理情况，从而加强员工间的沟通交流，便于本单位信息化档案管理工作的开展。此外，要定期对档案管理人员进行培训和指导，强化责任意识，调动档案管理人员的工作积极性，从而提高档案管理人员的职业素养。
　　综上所述，若想做好机关档案信息化建设，档案管理人员就要从制度、设施以及人才培养等方面入手，结合本单位档案信息管理的实际情况，来落实档案管理工作的信息化建设。
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