机关行政管理效率提升的策略分析

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　　【摘  要】加强行政管理是机关高效运转的重要保障，机关行政管理工作效率对于落实各级单位重要工作任务具有十分重要的现实意义。论文主要分析了现代制度下机关行政管理的内容、要求及存在的不足，提出了提高管理效能的方法策略。
　　【Abstract】Strengthening administrative management is an important guarantee for the efficient operation of administrations. The efficiency of administrative management is of great practical significance for the implementation of the important tasks of all levels of units. This paper mainly analyzes the content， requirements and existing shortcomings of administrative managemen under the modern system， and puts forward the methods and strategies to improve the efficiency of management.
　　【关键词】机关行政;管理工作;效率;提升
　　【Keywords】administration; management work; efficiency; improvement
　　【中圖分类号】F272.9                                【文献标志码】A                                   【文章编号】1673-1069（2020）02-0056-03
　　1 引言
　　行政管理工作具有综合性、多样化的特点，机关行政管理效率的高低是体现管理者执政能力的重要内容。当前，我国机关行政管理模式单一，行政管理理论研究尚有不足，行政管理中存在诸多短板，管理效率具有较大提升空间。随着经济社会的发展，机关行政管理也应该与时俱进，创新管理方法，提升管理效率，以确保管理机构能够引导与对接经济社会发展。
　　2 机关行政管理概述
　　机关行政管理主要是针对机关工作人员日常行为的约束与规范，以达到利用机关权限管理相应的社会活动，管理方式科学性、合理性与人性化程度直接影响着工作人员的管理效率。机关行政管理的内容有：一是对机关行政人员工作内容的管理。对人员工作内容的管理主要是提高其的工作积极性和责任心，明确其自身职责，规范其工作行为，并按照机关工作流程高效完成工作。行政人员的工作内容主要包括日常后勤保障、文字处理、文件的上传下达、制度制定与汇编、文案的归档、会议的组织与安排等。二是机关行政工作制度和流程的管理。通过完善工作制度，畅通工作流程，确保机关的行政工作在框架范围之内正常开展，这是提升行政人员工作效率的基础。这里的制度包括考勤、绩效、行为规范、工作流程等。三是对工作过程的监督与调整。对各项工作及措施的执行进行分解、布置、监督与调整。内容包括建立计划与调整机制、监督与纠错机制及效能评估机制等，通过对工作全过程的监督、调整与评价，判断行政管理工作的有效性、合理性与可塑性，从而提高行政人员工作效率。
　　3 机关行政工作内容
　　机关行政工作的管理内容主要包括如下几项：一是会议管理。机关制度的制定与执行、上级重要指示的传达与宣传、重要工作活动的开展、人事任免等都需要通过会议来决定，举办会议是机关日常工作的重要内容之一，也是机关行政管理的主要环节。会议的组织与管理对机关人员来说是一项重要的工作内容，也是个人综合能力的体现。需要对会议的频率、内容、人员、时段等进行协调，以免会议次数频繁、内容交叉重叠、人员无效往返、文字材料浪费。会议组织不力不旦造成人员及时间虚耗，面广人多时，还会有更多的资金成本支出，关键是会影响参会人员的思想情绪，容易使其对下一次的会议产生抵触。二是文档管理。机关行政管理，绝大多数是通过文件来传达的，这是机关工作的主要特点。机关内部文件包括上级下发的、本级出台的以及下级单位上报的，另外还有会议记要、报刊杂志、文件审批手续、领导批示等，这些相关资料需要及时整理归档，重要资料根据相关管理制度要求有保存年限，所以文档管理也是一项非常重要的工作任务。三是后勤管理。后勤管理是机关能够正常运转的重要部分，会址安排、车辆调度、水电网络、生活服务、安全管理、公共卫生管理等，以及根据部门设置与职能定位，对办公区域进行合理划分等都是确保机关运转的重要内容。四是办公环境管理。办公环境分为硬环境与软环境。硬环境管理主要涉及办公场所的视觉效果，一方面显示机关的整体形象与精神面貌，另一方面也影响着机关及工作人员的情绪和工作效率。软环境主要是指同事间的协调性，对外来人员的服务效能与亲和力等。
　　4 现代制度下机关行政管理的要求
　　从管理角度看，行政管理工作主要传达上级指示精神或制定新的制度来完成上级指定的工作内容。上传下达与推动落实是行政管理工作的核心，重点在于了解工作人员的需求与工作状态，及时向领导汇报并提出建设性的意见，协调不同部门之间的关系，增强机关人员的主人翁意识，有效推动机关运转效能。行政管理具有助手作用、参谋作用、协调作用与保障作用。现代制度下提高行政机关管理效能的要素，主要在如下几方面。 　　4.1 行政组织机构需要科学设置
　　机关的任何行政管理工作，都需要有实施主体来完成。因此，对组织机构的科学设计是实现机关管理高效运转的重要步骤。机构的设计，既要符合当前管理的现实需求，又要对未来变化留有适当的调节空间;既不能臃肿低效又要满足工作负荷承载;既要考虑现有人员的能力配备，又要考虑引进高层次人才的岗位对接。
　　4.2 完善岗位管理负责制
　　岗位负责制度是机关行政管理的基础，岗位负责制的核心内容是工作职责与明确权力边界。赋予行政管理人员一定的行政权力是完成工作职责的必要条件，而公开工作职责与权限更有利于群众监督与自我约束，把权利、义务、监督三者有效结合，避免行政工作的不作为与乱作为才是促进行政管理规范有序的良方。
　　4.3 行政管理工作需要讲究艺术性
　　机关工作人员不同于普通群众，相对而言，他们的素养普遍较高，这也是完成行政工作的必备要求。同时，他们对尊重的需求也要高于普通群众，所以，在日常工作中，他们对尊重的诉求具有天然的心理预期。行政命令的下发与部门之间的合作，都要注意语言上的艺术性，良好的语言沟通是实现高效管理的催化剂。一是现代与传统相结合。年轻人在思想观念、行为规范等方面与老同志存在天然的差别，不同年代的人因为思想上的代沟而引起行为上的不一致，应不必强调方法方式，注重结果会更好。二是刚性与柔性相结合。硬约束是完成工作的必须，同时也要讲究人性化，在不影响工作的情况下，要给予工作人员适当调节空间，让员工体验到工作的快乐性、生活性。三是内部工作与外部工作相结合。无论是外部人员造访还是下级单位前来汇报，都要遵循协调兼顾原则，原则上以外来人员的工作优先安排。
　　5 机关行政管理工作存在的不足
　　隨着社会需求的不断增长，社会竞争的加剧，新产业的不断派生，行政人员的工作内容也随之变化，机关行政管理工作也趋于复杂，现有的管理机制在不断变化的形势中存在诸多不足。
　　5.1 行政管理效率偏低
　　社会的发展多是传统产业的扩张与新产业的派生而推动的。机关人员的行政职能之一就是调节社会发展中的矛盾，解决社会发展中的突出问题，社会发展新的需求必然引起行政管理工作内容的变化，这也间接要求机关管理工作效率的提升。社会发展客观上要求管理提升，而长期形成的中规中矩一层不变的工作模式显然难以与现实需求相匹配，出现效率低下也就在所难免。尤其是在需要多部门参与、协同配合完成的事项中，更容易出现低效甚至无效作为。究其原因，一是存在各部门间或个人之间因新事项分工不明确，导致重视程度不够，大家都不愿意做实施主体的问题。二是在行政管理中，还存在职权权限与工作回报不对等的问题，导致参与人员工作积极性不高，信息传递或事项落实不及时的现象。三是激励机制比较死板，做与不做在奖励政策上没有明显的差异，能者不愿意多劳，多劳者更容易因出错而担责，激励政策不到位，客观上不能起到激发作用。
　　5.2 行政人员知识更新不足
　　随着信息化技术的发展，对提高行政工作的管理效率起到了助推作用。网络的发展，催生无纸化办公的实现，无论是在OA系统上走工作流程，还是通过钉钉系统进行视频会议，都需要行政人员知识的不断更新。这不仅仅是需要工作人员能够适应网络空间，还要求主动利用网络便利创新工作方法，这是行政机关人员现在和未来的必备能力。所有的指示精神与服务意识都需要通过更便捷的方式传递，才能达到高效的预期。在网络化、电子化办公逐渐普及的情况下，行政人员的知识更新不足成为提高效率的重要阻碍环节。
　　5.3 管理方式单一，缺少思维创新
　　高效务实是对行政管理工作人员的基本要求，也是满足社会发展的基本保障。单一的管理方式能够满足管理的基本需求，也能够起到“务实”的作用，但难以保证“高效”的要求。要达到高效又务实的效果，一定是有不同的管理方式根据不同的工作内容而灵活运用的结果。只有创新思维才能有创新管理模式，而创新管理模式又是最容易打破现有的平衡，会触动更多人的工作权限与切身利益，而维持长期形成的平衡，是行政机关普遍存在的问题。
　　5.4 人际关系依然是行政管理的阻梗
　　潜在而又复杂的人际关系是影响行政管理效能的又一难关。机关人员或多或少地存在圈子问题与站队问题，这在中国社会普遍存在，回避这样的现实存在是不科学的。复杂的人际关系影响着每个人的职业前景与现实利益，处理人际关系是机关乃至全社会的重大难题，处理好了，路路顺畅，处理不好，重重受阻。
　　6 机关行政管理效率提升的策略分析
　　6.1 根据规范化要求对行政机构进行适时调整
　　所有行政机构的设置都具有时效性与局限性。以固定模式长期运转后容易形成管理上的短板和盲区。机构臃肿、职责不清、人浮于事等都因此而生。因此，行政机构的设置，应该根据实际情况阶段性地进行调整，调整需要根据工作需求而定，合并与分拆，精减与增加都要进行科学界定。机构调整应遵循几个原则：一是满足现有工作需求与未来发展需求相结合原则;二是新老员工相互搭配实现知识结构交接原则;三是机构布局满足工作流程最便捷原则。
　　6.2 完善行政管理的各项工作制度
　　机关工作个体之间存在差异化，但又具有共性特征。工作制度的完善是尽可能把差异化工作用统一规范来统一约束。制度的制定一定要兼顾约束与激励，既要有针对工作职责的硬约束，又要有针对个人发展前景着想的软构思。指标能用数字量化的尽可能地量化，不可量化的也应有具体标准为约束要素。所有单向需求的制度在执行过程中都或多或少地被打折，把个人前途与工作质量相挂钩才是最好的制度。
　　6.3 平衡分工，合理授权
　　行政管理要考虑到人员的不同分工。工作性质的不同、工作重要性的不同决定了行政管理也要区别对待。分工不应该只考虑上下级对接关系，还要考虑到任务的频率与责任的大小。不同人员间，很多时候看管理内容基本对等，但内容性质天差地别，很可能一个满负荷工作也难以应对，而另一个却省心悠闲。尤其是基层机关单位，上面千条线下面一根针，分工会存在较大差异，同时还要给工作人员适当地授权，不能教条主义，僵化思维。平衡分工与合理授权是机关高效运转的重要因素。 　　6.4 建立建全监督与评价体系
　　行权必有监督，工作必须评判。为保证机关工作的质量和效能，避免行政管理决策以个人意见或理解上的不同而发生偏离，对行权的监督是十分必要的，有助于行政人员的自我提高。同时，要建立科学合理的评价体系，利用技能考核和工作实绩相结合的方法，定期对行政管理人员打分评价，评价打分也要依照相关标准进行，尽量减少主观因素的干扰[1]。
　　6.5 加强专业知识的培训，实现人员的持续再教育
　　对行政工作人员进行持续再教育是提高工作效率的有效手段。专业知识水平的提高对工作人员的自信心与执行力都有重要助推作用。培训方式与内容应该针对不同对象区别进行，可事前对相关人员进行摸底，制定季度或年度培训计划并按期进行;鼓励他们自行参加不同形式的学历教育，提高他们的学历层次，优化工作人员队伍的文化结构;对学历提升或培训优秀的人员要有适当的奖励。
　　6.6 创新管理方法，加大信息化平台建设力度
　　利用信息化平台进行行政管理已经是现代社会的必然趋势。人工智能的运用是解决诸多社会顽疾的重要手段，也是提高工作效能的重要途徑。行政管理部门之间的关系具有相互依存的特点，常规工作方式容易夹带个人因素，很多时候起着反面作用。网络化、电子平台的使用，屏蔽了个人情绪，一切依流程而走，效率的提高是显而易见的。加大对信息化平台的建设，一是能使机关内部行政信息实现共享，减少信息传达的时间成本;二是促使行政管理方式向开放型转变，更加透明公开;三是通过网络平台能够收集不同意见，实现行政管理工作的群众监督;四是可实现执行结果的快速查询，实现网上评估与预警机制，及时解决问题症结。
　　6.7 遵循原则，讲究技巧
　　经济社会的人际关系不是一朝一夕能够消除的，机关行政管理绕不开人际关系的事实存在，大事讲原则，小事讲风格，在遵循原则的同时，也要适当讲究工作方法与技巧，好的管理者，一定不是一成不变的，抓大放小、机动灵活是行政管理者的必备能力。
　　7 结语
　　总之，行政管理工作效能直接影响着机关各项工作的顺利开展，而目前各级机关在内部行政管理上或多或少地存在短板，造成领导着急、干部困惑、群众不满的现象，不同程度上影响了机关单位的整体形象，降低了管理团队或公权力的可信度与执行效率。因此，针对不同机关特征与工作需求，实施不同对策，需要在实践中不断探索。
　　【参考文献】
　　【1】周汉清.浅谈加强机关行政管理[J].科技经济导刊，2016（06）：180.
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