基于人本管理视角的档案职业价值之理性分析
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作者: 王 燕
摘要:文章分析了档案职业价值研究引入“人本管理”的重要意义,以人本管理为视角,结合分析档案职业的现实状况,提出了一些提升档案职业价值的途径,有利于全面透视新时期档案职业价值的内在演进逻辑,对档案管理工作的进一步研究提供新的价值确认和思维模式。
关键词:档案职业价值人本管理
一、档案职业价值研究引入“人本管理”的重要意义
人本管理是现代管理理论在人事领域的一大进步和贡献。“人本管理”就是正确认识和处理人与工作诸因素的关系,重视人的智慧、创造力及主导、能动和决定性作用,其核心就是把对人、对物、对事的管理紧密结合起来,并做到以对人的管理为中心,关心人、尊重人,满足人的合理需求,以最大限度地调动人的工作积极性和创造性[1]。
(一)“人本管理”是现代档案管理系统功能实现的核心
现代档案管理系统是一个独立的工作系统,是由档案工作人员、档案管理设施、档案信息、档案管理任务和目标等要素组成的[2]。其中档案工作人员是现代档案管理系统诸要素中最重要、最积极也是最活跃的因素。因此现代档案管理系统必须打破以往工作模式,更新观念,转变思想,把管理视角由工作转向人,工作的设计、规章制度的制订、组织结构、管理方式等都要更多地考虑人的因素,尊重人、关心人、合理用人,实现以人为本,从而充分调动档案工作人员的积极性和创造性,促进现代档案管理系统功能的实现。
(二)档案工作本身并存的矛盾要求对档案工作人员实施“人本管理”
档案工作是维系人类过去,现在与未来的基础和桥梁,其社会意义极其深刻,但是工作中的许多具体内容又确实很单调、平淡、也很枯燥、乏味,因此很容易使档案工作人员产生厌烦心理。档案工作重要性与枯燥性并存的矛盾客观上要求对档案工作人员实施“人本管理”,在领导方法、工作安排、文化环境建设等诸多方面要更多地重视人的因素,为档案工作人员营造一个更加宽松、愉快的工作环境,激发档案工作人员对档案工作的兴趣。
(三)档案利用工作呼唤“以人为本”的管理思想
档案利用工作的最终目的是最大限度地满足社会利用档案的需要,因此如何在档案利用工作中开展“以人为本”的管理,消除档案用户对档案部门的陌生感,为用户提供优质的服务,将是档案利用工作走出低谷的重要举措。在这方面,西方国家档案界的成功的做法值得我们借鉴,如美国国家第二档案馆不仅考虑了档案馆建筑艺术上的美观,而且在馆内为用户提供了宽敞、舒适的阅览环境,其阅览室面积达5万多平方米,阅览桌前配备台灯、笔记本电脑的电源插座和投币式复印机,并免费为用户提供专用纸笔。馆内有数十部电梯和足够数量的电话机供用户使用,另设用户休息室和餐厅。这些服务设施的提供,为用户提供了极其广阔的人性空间,充分体现了“以人为本”的管理思想,也正是受这种管理思想的影响,美国档案馆的利用者络绎不绝。
二、以人本管理为视角提升档案职业价值的途径
(一)实行档案的民主管理,充分调动档案工作者的积极性, 建立健全完善的绩效评估体系
民主管理也是档案工作的一种有效管理方式。档案馆室要建立健全完备的民主管理制度,让档案工作人员参与档案的全程管理,积极采纳他们的合理化建议,并以此来引导档案工作人员立足本职、扎实工作,将大家的主人翁精神、爱岗敬业精神、奉献精神和创新精神等优良传统转化为自觉的工作行为,并创造出优异成绩。同时档案工作要采取绩效评估的标准,采用科学的方法,考核档案工作人员对其职责的履行程度,以确定其工作成绩。在进行绩效评估时,主要应考虑档案工作者个人的职业道德、能力素质、工作态度、工作实绩等几个方面。
(二)营造良好的档案职业文化氛围
档案工作是一项基础性、服务性工作,以功利价值标准来衡量,实惠少、权力小、待遇低,档案人员的流动性很大,而一个拥有丰富知识的档案人员离开档案部门将是档案部门的一大损失。因此,如何提高档案人员的忠诚度以及如何使他们在组织中自愿地将自己的知识转换为档案部门的知识,就成为档案部门需要急切解决的问题。档案部门应营造一种以人为本的知识主导型档案部门文化,形成一种能促进学习知识、交流知识、共享知识、创新知识的良好氛围,建立自觉合作、自觉交流、自觉共享的价值观。既要充分尊重每个档案人员个人的兴趣和创造性,又要强调基于档案部门目标的合作和团队精神,提高档案部门的向心力和凝聚力;在档案部门内部形成一种尊重知识、尊重人才的良好气氛,充分调动人的积极性,发挥人才资源的作用,创造性地开展工作。
(三)强化档案职业规范建设
知识管理的基本活动可以促使人们重新思考企业档案管理的基本活动:档案管理应该从关注对档案实体的管理转移到关注对档案所存储的信息、所蕴含的知识的管理。档案职业一是要为驾驭社会主义市场经济服务;二是要为发展社会主义政治服务;三是要为建设社会主义先进文化服务;四是要为构建社会主义和谐社会服务;五是要为应对国际局势和处理国际事务服务。面对信息化快速发展的形势,能否抓住这个历史机遇,使档案工作大有作为,使档案事业快速发展的重点就是人的能力问题。
(四)为档案用户提供广阔的人性空间
近年来,我国档案利用工作呈现出低迷状态,一些档案馆社会档案意识薄弱,档案利用呈现阶段性等等。但是笔者认为未能为档案用户提供足够的人性空间也是一个重要原因。目前一些大型的档案馆虽然设有专门的档案阅览室,能够为档案用户提供必要档案利用设施和条件,但其规模和档次仍不能与美国等国家档案界同行相比,有的甚至没有专门的档案阅览室,更不用说其他的配套设施。基层档案部门档案保管条件差、办公条件差这种状况使得许多用户对档案的利用敬而远之。此外,档案部门长期忽略了对档案用户的研究,特别是对档案用户类型及其利用需求和利用心理缺乏研究,因此无法开展主动服务,致使档案利用工作呈现“你来我借”的被动局面。鉴于这种情况,档案利用工作的开展应“以用户为本”,为用户营造优雅的馆舍环境,配备良好的利用设施,提供优良的服务态度,研究用户的档案利用需求状况,掌握用户的利用心理,以尊重用户、方便用户、满足用户为原则,想用户之所想,急用户之所急,为档案用户提供广阔的人性空间,并以人性化的管理吸引越来越多的用户来利用档案信息资源,从而最大限度地发挥档案的作用和价值,实现档案的终极目的。
三、结语
档案人才与档案事业发展的最关键的结合点在于,事业要有良好的用人战略,而档案工作者要有良好的道德品质,优良的品行和道德风貌是现代职业道德永远的金科玉律。同时“人本管理”又是不可或缺的,因为它是一种深入人心灵的管理,因此如何将“人本管理”的思想积极地、科学地运用于档案工作的实践中,通过人性化的管理,对档案工作人员的积极性、主动性、创造性加以科学的引导,并为广大档案用户营造一个良好的人性化空间,是档案部门在新时期亟待解决的问题。只有解决了这些问题,采取档案部门“人本管理”的科学方式,才能保证档案工作整体目标的实现,从而推动档案事业的不断进步与发展。
参考文献
[1]周三多.管理学--原理与方法[M].上海.复旦大学出版社,1999
[2]吴宝康.档案管理学[M].北京:中国人民大学出版社,1987
[3]赵屹,陈晓晖,朱久兰.美国的档案工作与信息服务社会化[J].档案学通讯,2001,(2):67-73.
[4]郭兢,张莹.试谈提高档案职业价值的主要途径[J].兰台纵横,2008,(1)
(王燕:贵州省煤田地质局)
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