信息化背景下的高校档案管理研究

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　　摘 要：本文将首先介绍当前信息化在管理档案的过程中遇到的几点问题，其次为了能够帮助有关的高校推动信息化的发展步伐，做好高校档案的管理工作，结合当前的实际情况提出了几点切实可行的建议。
　　关键词：信息化;高校档案;管理研究
　　引言：
　　信息化的時代背景之下，人们对于网络的普及利用率越来越高，同时高校的档案管理工作非常需要能够借助信息化的手段提高自身的管理效率，并且做好安全管理方面的工作，因此笔者将在下文对于信息化技术和高校档案管理两者之间的关系进行研究。
　　一、当前信息化在管理档案的过程中遇到的几点问题
　　（一）管理系统存在漏洞
　　虽然当前的信息化已经得到了比较全面的普及，但是很多高校当前很多的教师还是受到传统教育思想的影响，没有对于目前的信息化监督体制进行及时更新和改进，所以学校内部的信息管理工作不能够满足平常的工作发展，在信息化的建设程度和管理框架方面严重缺乏专业的管理思想，信息化的主要优势不能够直接体现出来，最为重要的一点在于很多学校的档案管理工作没有能够将信息化的作用运用到实际的工作中。还是沿用比较传统的管理机制去约束高校电子信息建设的发展速度，这也就导致了很多的信息化建设项目受到了严重的发展限制[1]。
　　（二）技术上出现落后的情况
　　虽然当前的信息化发展速度比较迅速，但是很多的学校因为没有足够的后勤技术支撑因此相关的技术框架也就没有办法搭建完善。在档案进行信息化管理的过程中很多的信息会出现失真的情况，部分的管理工作人员因为不能够跟上时代的发展速度对于很多的高新软件硬件部分缺乏一个比较科学的认知，系统在进行信息化建设的过程中很多的行动都会受到这个方面的限制，同时部分的高校在开展这项工作的时候往往技术经费的投入是有限制的，基本都将大部分的资金用于教育的投入方面，所以高校信息化的档案管理部分其实际的运行效果也就不能够负荷预期的标准，整体的效果可能不尽人意。
　　（三）安保工作不健全
　　网络安全性直接决定着系统运作的稳定程度，在这个高速发展的信息化社会，网络的安全性对于公司，企业，学校都具有非常重要的影响。网络的开放性确实能够给学校的学生带来一定的帮助，但是我们不能忽视网络开放对于学校的影响，尤其对于初期建造网络系统的过程中，如果不能够对于网络的信息资源进行合理管控和约束，后期黑客将会轻而易举地攻破学校的网络，在系统内部植入病毒攻破学校的教育系统，从而影响学校正常业务的进行，指得注意的一点在于对于国家重点建设的高校学院来说，很多的文件都是涉及到国家的隐私，文化，经济，政治等多个方面机密的，如果不能够及时建立一个监控的系统，将会造成不可预知的后果[2]。
　　二、研究高校档案管理的相关优化建议
　　在当前的环境背景下，如果不能够建立一个稳定的管理运行系统将会直接影响学校的正常工作，因此工作人员需要能够积极将系统化的监督管理机制落实到实际的工作中，同时根据实际的问题建立具有针对性的管理机制，提高工作人员的水平，为档案的管理工作打下坚实的基础。
　　（一） 强化工作人员的素质水平
　　如果想从根本上提高大学高校档案的实际管理水平，首先学校的管理和领导人员应该能够首先从地层工作人员的思想做起，对于细节的工作应该能够给与足够的重视，联合基层管理人员建立完善的工作流程体系，实施者应该能够按照规定推进日常的工作，避免错位运行而引起的各种工作问题，进一步来讲领导者应该能够在工作的群体中率先树立一种正确的档案管理观念，重视工作中的基本程序和管理的实际效果，在平常的工作中能够做好工作理念的宣传和普及工作，最后档案在进行归集和整理的过程中会遇到各种各样不同的问题，因此应该将这些出现的问题进行分类集中处理和管理，落实信息化的管理机制和维护的方案措施，确保本阶段的工作水平和管理模式能够符合时代的发展需求，保证信息化市场进展地井然有序[3]。
　　（二） 保证资金链的平稳运行
　　高校档案在进行运行管理的过程中需要资金链的稳定性来支持运行。所以管理部门的工作人员应该能够对于系统的软件和硬件部分开销进行精准预算，整合设备的过程中不断对于基础的物质消耗进行优化处理，提高资金的关注度，从而建立一条比较稳定的资金链条，不断增强实际资金，信息，档案的管理效果。当然大笔的资金需要能够安排有关的管理人员利用现有的信息化手段进行管理和监督，管理人员应该能够保证资金的使用情况和高校档案的管理工作二者之间处于一个稳定的平衡情况。
　　另外，时代在飞速进步发展的过程中需要工作人员能够进行不断地自我提升，不仅应该定期学习专业的知识，同时还应该对于自身的道德素养做出更高的要求，学校应该能够定期给这些工作人员安排相应的培训工作。领导部门最好能够将培训的项目，实施的效果与年终的奖金综合在一起进行考虑，不仅可以提高工作人员的积极性，同时对于信息的管理效果质量具有较大的帮助。当然我们不能够忽视的一点在于还应该能够分别从信息意识，资源开发，道德素养多个方面进行综合性的分析工作，全面加强档案的信息管理工作和水平，保证档案的管理工作能够实现稳定的运行。
　　（三） 做好安全保证工作
　　安全工作是当前互联网信息时代的重点维护内容，要想确保学校档案管理的安全运行就应该做好有关的网络安全建设工作，对于有关资源和技术手段做好充分的整合利用工作，提高互联网环境下的监督管理水平。同时高校档案的管理工作部分内容涉及当国家的隐私和机密，建立比较安全的防护体系是当前的主要工作内容，因此可以从如下两个方面做起：
　　首先各个学校应该能够根据自身当前的文件机密程度，对于不同的差异文化进行划分处理，将学校内部的文件分为机密文件，普通文件，内部文件，绝密文件等不同的部分，根据文件等级的不同设置不同的访问权限，利用自身掌握的计算机技术对于各个不同的文件进行加密处理，相关工作人员只有经过系统的指定认证才能够在指定的页面搜索目标的资料，这也就在一定程度上提高了高校的文件安全性。
　　其次安全统一的管理流程对于系统的安全性能同样起到很大的影响和帮助，高校的档案管理工作在和信息化技术统一融合的过程中，需要对于管理的流程进行综合统一处理，整合标准化的管理流程，建立必要的信息隔离手段和信息监控机制避免内部的信息资源受到外部环境的干扰和影响。
　　（四） 构建全方位数字化系统
　　大数据技术和云计算的功能为很多的文档整理工作带来了极大的便捷，高校作为社会科技的前列应该能够主动抓住时代的发展脉搏，整合当前的现有科技手段，提高自身的科研水平，其中数字化的文档管理模式是当前能够衡量一个学校科研水平的主要手段，有关高校应该能够利用已有的水平打造出全方面的数字化文件管理系统[4]。
　　三、结束语
　　综上所述，当前的高校作为中国文化，科技，教育的最高代表，其内部的文件对于中国的进步具有较大的影响，做好这个方面的保护和管理工作是非常重要的，结合上文我们可以发现我们在未来的工作中还有很多的改进工作需要完成。
　　[参考文献]
　　[1]高小丽. 信息化背景下高校人事档案管理创新研究[J]. 中小企业管理与科技（上旬刊）， 2013（10）：64-65.
　　[2]李铁衡. 信息化背景下高校财务档案管理对策研究[J]. 中国管理信息化， 2013， 16（6）：25-26.
　　[3]何玉兰. 信息化背景下高校档案管理建设工作研究[J]. 信息记录材料， 2018， v.19（7）：211-212.
　　[4]马英. 信息化背景下的高校财务档案管理工作探析[J]. 统计与管理， 2014（10）：129-130.
　　（作者单位：淄博师范高等专科学校，山东 淄博 255130）
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