行政事业单位内控管理信息系统建设研究

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　　摘要：实现内部控制是行政事业单位内部治理的基石，内控管理信息系统的建设是落实内控规范、实现内部控制的基础和关键。该文以安徽省科技厅内控系统建设为例，阐释了内控管理信息系统中预算、收支、采购、资产、项目和合同等六方面的关系及主要功能，为行政事业单位内控系统建设提供借鉴。
　　关键词：内部控制;规范;信息系统
　　中图分类号：TP311        文献标识码：A
　　文章编号：1009-3044（2019）15-0110-03
　　Abstract：The realization of internal control is the cornerstone of the internal governance of administrative institutions. The construction of internal control management information system is the basis and key to implement internal control norms and achieve internal control.This paper takes the construction of the internal control system of the Science and Technology Department of Anhui Province as an example， and explains the relationship and main functions of the budget， income and expenditure， procurement， assets， projects and contracts in the internal control information system， and provides reference for the construction of the internal control system of the administrative institutions.
　　Key words：internal control; specification; information system
　　1 概述
　　党的十八届四中全会通过的《中共中央关于全面推进依法治国若干重大问题的决定》明确提出：“对财政资金分配使用、國有资产监管、政府投资、政府采购、公共资源转让、公共工程建设等权力集中的部门和岗位实行分事行权、分岗设权、分级授权，定期轮岗，强化内部流程控制，防止权力滥用”，为行政事业单位加强内部控制建设指明了方向。
　　依据《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会[2015]24号）要求，以单位全面执行《单位内控规范》为抓手，以规范单位经济和业务活动有序运行为主线，以内部控制量化评价为导向，以信息系统为支撑，突出规范重点领域、关键岗位的经济和业务活动运行流程、制约措施，逐步将控制对象从经济活动层面拓展到全部业务活动和内部权力运行，建设与国家工商治理体系和治理能力现代化相适应的，权责一致、制衡有效、运行顺畅、执行有力、管理科学的内部控制体系势在必行[1]。
　　内部控制建设的关键是流程再造和信息系统建设，所有控制要在流程中解决，而不是事后解决。将内部控制体系嵌入信息系统之中，可以实现行政事业单位内控管理的程序化和常态化[2]，从而改变单位各项经济活动分块管理、信息分割、信息“孤岛”的局面，使单位管理方式由传统的日常管理向管理会计转变[3]，集中精力处理重大问题，进一步提高管理效率。本文以安徽省科技厅内控管理信息系统建设为例，探讨行政事业单位内控管理信息系统的建设。
　　2 系统设计
　　2.1 系统概述
　　安徽省科学技术厅内控管理信息系统是依托初步建成的厅内部控制体系实施的，将离散、缺乏关联的厅系统内部经济活动数据信息进行整合与贯通，实现厅机关与下属单位经济运行数据共享，形成一个完整的单位内控信息体系，囊括所有经济活动能够产生影响的相关“人、财、物”，“制度、流程、标准”等信息，站在内控管理的角度对这些信息予以整合和处理，实现预算管控一体化、业务财务一体化、内控管理全程化、财务监督全面化、决策分析智能化的管理目标。
　　2.2系统框架
　　安徽省科学技术厅内控管理信息系统实现厅机关和下属二级机构经济活动数据汇集，有机地整合经济信息资源，便于厅机关掌握本单位及下属二级机构经济运行情况。
　　3 系统主要功能
　　安徽省科学技术厅内控系统主要功能包括：预算管理、收支管理、采购管理、资产管理、项目管理、合同管理，以及综合分析。
　　3.1 预算管理
　　系统以批复后的预算指标为入口，负责将批复的预算指标按照机关各部门和二级机构的需要进行细化，形成细化的明细控制指标，并在日常工作中通过事前审核控制、事后会计核算控制等方式控制预算指标，从而达到加强预算管理的目的。当形成了预算控制方案并设定了相应的预算控制选项之后，在日常业务凭证制作过程中，系统就会自动根据当前发生额和已经发生额与预算控制数形成对比和分析，对于超过预算的费用支出，则给予预警。同时还可以在系统中设定预警的界限，当费用支出达到预算一定的比例时，系统就会自动预警。
　　同时，预算管理不是固定不变的。在年度预算执行中，由于发生不可抗力、上级部门政策调整、临时安排工作等不可预见因素造成的超原预算或新增加预算时，按照预算追加调整程序，经审核批准后也可以调整预算。
　　3.2 收支管理
　　收支管理是对厅机关和二级机构的收入和支出情况的信息化管理，分为收入管理和支出管理。 　　3.2.1 收入管理
　　收入管理用于支出预算资金到账情况，对每一笔资金到账信息（如国库指标）进行登记，并与财政预算批复指标进行匹配，提供预算资金到账情况的分析。
　　3.2.2 支出管理
　　支出管理主要由预算执行申请、借款报销、报销管理等功能组成。
　　预算执行申请是预算批复和资金支付之间的衔接环节，其上游承接预算批复、下游承接借款报销。任何预算必须通过预算执行申请审批程序后才能执行。在预算指标范围内提出申请，超出预算范围或者没有预算，不能进行预算执行申请。
　　借款报销上承预算执行申请环节，下接报销管理环节，是预算执行控制的最后环节。借款报销必须严格在预算执行申请的范围内开展工作，没有预算执行申请以及未履行相应审批程序的单据不允许办理借款手续。
　　报销管理是支出管理的最终环节。报销也须严格在预算执行申请的范围内开展工作，没有预算执行申请以及未履行相应审批程序的单据不允许办理报销手续。同时，借款报销过程中产生的各类凭证，是会计核算的基础和依据之一，必须予以妥善保管。
　　3.3 采购管理
　　采购业务功能主要包括采购需求管理、采购过程管理和中标结果登记等功能。
　　3.3.1 采购需求管理
　　厅机关处室和二级机构应以批复的预算指标为依据，登记采购项目名称和采购金额，同时需确定资金来源（部门预算、专项资金、其他资金）、需求登记日期、采购项目分类（货物类采购、服务类采购、工程类采购），同时上报需求文件;由单位采购管理岗对登记的采购需求进行复核，并确定采购方式等;厅机关和二级机构接到通过审核的采购计划，应在规定工作日完成工作。
　　3.3.2 采购过程管理
　　采购需求审核立项通过后，转入招投标管理环节。
　　采购管理员在收到政府采购中心的招标文件后，应将招标传递给厅机关或二级机构，供其进行招标文件的确认。厅机关或二级机构采购员在收到下达的招标文件后，对招标文件进行初步确认，并报单位负责人进行复核、确认，招标文件经复核确认后，提交给采购管理员。招标文件确认后，相应的招标需求原则上不能更改，如对采购中心招标文件存有异议，厅机关或二级机构可对招标文件進行修改调整，并将修改后的招标文件提交到采购管理员，由采购管理员办理与采购中心的协调工作。开评标结束后，依据采购中心的预中标结果通知，采购管理员及时公布每一个采购计划的预中标信息，包括预中标供应商名称、预中标金额、供应商联系人、联系方式等。当招标过程中出现废标的情况时，厅机关或二级机构应从采购需求环节重新履行相关手续。
　　招标文件的下达、确认等工作应该在规定时间内完成。
　　3.3.3 采购结果管理
　　接到中标通知书当日，采购管理员按采购计划登记中标结果，并对中标通知书、应标文件等进行备案管理，同时将中标通知书下达到厅机关或二级机构。
　　3.4 合同管理
　　合同管理是预算执行环节之一，合同管理的业务功能主要包括合同登记、合同审核、合同执行和合同年终结转等。
　　3.4.1 合同登记
　　厅机关或二级机构依据采购中标通知书，严格按照采购中标结果以及合同管理的相关要求同中标供应商办理合同签订手续，并将签订的采购合同，提交单位财务备案，只有备案后才能够启动后续采购资金支付工作。合同备案时，应指定相应匹配的预算指标及额度。
　　其他类型的合同根据合同类型要求需要提供相关材料并签订合同，并提交单位财务备案。
　　3.4.2 合同审核
　　合同审核主要是要确保登记的合同符合两方面要求，一方面是必填信息符合要求;另一方面是合同内容有相匹配的预算指标，符合预算项目支出方向。
　　3.4.3 合同执行
　　严格按照合同内容执行合同。在执行时严格记录每一步执行记录，为后续合同统计分析提供基础，同时通过记录的每个阶段付款时间、收付款金额，为合同预警报警分析提供时间要素信息。
　　合同的支付，通过“支出管理”中的“合同支付报销”，依据合同进行支出的申请和支付。
　　合同的收入，通过“收入管理”进行登记。
　　3.4.4 合同年终结转
　　由于合同法定占用指标的特性，因此合同在年底业务上需进行结转，以保障第二年结转指标法定占用不被误安排。
　　3.5 项目管理
　　根据“预算编审”的项目支出申报信息，建立预算项目库。通过预算项目库的管理，全面解决预算项目受年度限制的问题，进而帮助领导掌握各部门各类项目的执行周期和具体成因，为项目安排提供有力支撑。
　　根据单位内控制度要求，项目管理的业务功能主要包括项目管理设置、项目过程信息填报和项目监控，
　　3.5.1 项目管理设置
　　针对重点类型项目的执行过程，分类设置项目执行阶段及管理要素及要件。
　　3.5.2 项目过程信息填报
　　依据项目管理设置要求，各项目单位根据项目推进的实际情况填报执行过程要素信息。
　　3.5.3项目监控
　　单位财务及单位相关领导通过对这些项目执行过程要素的填报情况进行审核，达到项目执行监控的目的。
　　3.6资产管理
　　资产采购预算及采购过程，遵循预算编审和采购管理的程序，资产管理的业务功能主要包括资产处置申请、资产配置分析及管理、资产清查数据导入和资产报表分析等。
　　3.6.1 资产处置申请
　　当发生资产处置需求时，各预算单位资产管理部门提出资产处置申请，按照单位相应的内控管理制度要求进行审核审批，通过审批的才允许进行处置。
　　3.6.2 资产配置分析及管理
　　对各预算单位的资产配置进行日常管理，如记录资产所属责任部门、责任人和条形码等，以及资产配置信息进行统计分析。
　　3.6.3 资产清查数据导入
　　定期将实物资产管理系统的资产信息数据导入，建立相应的资产库。
　　3.6.4 资产报表分析
　　对资产配置、使用和处置情况做好统计、报告和分析工作。
　　3.7 综合分析
　　综合分析主要分为财务指标综合分析和预算绩效分析。
　　3.7.1 财务指标综合分析
　　对内控管理信息系统中的数据通过多种财务分析方式进行数据对比、解析，得出在一定时间段内的财务数据走向和相关财务分析参数，有助于相关领导了解本单位财务综合状况，辅助领导决策。财务分析的内容包括：资产负债表、收入类指标、支出类指标、结余类指标、预算类指标等。分析方式包括定基础结构、同比、结构分析等多种分析方式（如三公经费、基本支出、项目支出分析等）。
　　3.7.2 预算绩效分析（评价）
　　在内控管理系统中，对单位使用财政性资金、履行单位职能事项、行政办公效能等工作的效果的评价以项目的方式构建评价体系。通过分析测评基表的基础数据建立评价模型，从而得出最终的评价。
　　4 结论
　　通过内控管理信息系统的建设，实现内控规范有效落实，提高了行政事业单位对本单位及下属二级机构经济活动全过程动态监管，使本单位和下属二级机构经济业务运行顺畅、执行有力、经济业务风险降低、权责对等、制衡有效、管理科学，有利于管好用财政资金、国有资产，提高资金资产的使用效率，降低履职风险。
　　参考文献：
　　[1] 财政部《关于全面推进行政事业单位内部控制建设的指导意见》（财会[2015]24号）[E].
　　[2] 周卫华.行政事业单位内部控制信息化探究[J].财务与会计，2016（16）：55-56.
　　[3] 杨丹.会计内控管理系统的设计与实现[J].电子设计工程，2016（16）：40-43.
　　[4]丁玮峦.事业单位信息化资源与内控业务层面信息化建设[J].中国经贸，2018（4）：155-156.
　　[5] 陈世安.行政事业单位内部控制信息化管理浅探[J].新会计，2016（4）：51-52.
　　【通联编辑：唐一东】
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